Không bắt buộc phải lưu giữ bản giấy khi nộp hoặc kê khai thuế GTGT nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử và lưu trữ bằng phương tiện điện tử đúng quy định. Điểm dễ nhầm: nghĩa vụ kê khai thuế GTGT không tự làm phát sinh việc phải in hóa đơn điện tử ra giấy. Trên thực tế, cơ quan thuế sẽ kiểm tra khả năng tra cứu, in ấn và tính toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách lưu giữ phù hợp | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Sử dụng hóa đơn điện tử | Lưu trữ điện tử | Phải bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch; sẵn sàng in ra hoặc tra cứu khi được yêu cầu |
| Vẫn sử dụng hóa đơn giấy/hóa đơn đặt in/tự in | Lưu bản gốc giấy | Doanh nghiệp dễ nhầm rằng đã kê khai xong thì không cần giữ bản gốc |
| Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang bản giấy | Bản giấy dùng để lưu, ghi sổ, theo dõi | Không mặc nhiên dùng thay hóa đơn điện tử cho giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng |
Mốc cần nhớ: hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Dữ liệu lưu trữ còn cần được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
II. Khi nào không cần giữ hóa đơn giấy?
Nếu bạn đang dùng hóa đơn điện tử và đã bảo quản, lưu trữ đúng chuẩn bằng phương tiện điện tử thì không cần in ra để lưu riêng chỉ vì đi nộp hoặc kê khai thuế GTGT. Nhiều doanh nghiệp in toàn bộ hóa đơn điện tử để kẹp hồ sơ thuế, nhưng việc này chủ yếu để tiện kiểm tra nội bộ, không phải điều kiện riêng của hồ sơ khai thuế GTGT.
- Phải giữ được file điện tử đầy đủ, không thiếu kỳ, thiếu số.
- Phải tra cứu được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Phải in ra được khi cần, nhưng khả năng in ra khác với nghĩa vụ phải lưu bản giấy thường xuyên.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp kê khai thuế GTGT bằng hóa đơn điện tử đầy đủ trên hệ thống. Khi kiểm tra, hồ sơ thường được yêu cầu xuất trình dữ liệu hóa đơn nguyên vẹn, chứ không phải bản in giấy.
III. Trường hợp vẫn cần lưu bản giấy và thời hạn lưu trữ
1. Trường hợp vẫn lưu bản giấy
Nếu doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in hoặc tự in thì cần lưu bản gốc theo chế độ bảo quản, lưu trữ áp dụng cho chứng từ kế toán hoặc chứng từ có giá. Đây là lỗi phổ biến ở những doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không đồng bộ, dẫn đến hồ sơ cũ lưu thiếu.
2. Thời hạn và cách thức lưu trữ
Hóa đơn cần được bảo quản bảo đảm an toàn, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch và đúng thời hạn theo pháp luật kế toán. Với hóa đơn điện tử, việc lưu trữ thực hiện bằng phương tiện điện tử.
| Nội dung | Mốc lưu ý |
|---|---|
| Đưa tài liệu vào lưu trữ | Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm |
| Thời hạn lưu trữ tối thiểu | 10 năm nếu là chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính |
Cần lưu ý: mốc 12 tháng và mốc 10 năm là hai yêu cầu riêng biệt, không nên gộp làm một. Đây là điểm dễ nhầm khi xây dựng quy trình lưu hồ sơ.
IV. Giá trị bản chuyển đổi và rủi ro bị xử phạt
1. Bản giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị đến đâu?
Nếu hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang bản giấy thì bản giấy đó chủ yếu có giá trị để lưu giữ, ghi sổ, theo dõi theo quy định về kế toán và giao dịch điện tử. Thực tế, nhiều đơn vị nhầm lẫn khi dùng bản in để thay thế chứng từ điện tử trong giao dịch, thanh toán.
2. Không lưu trữ đúng quy định có thể bị xử phạt thế nào?
Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy nếu không được bảo quản, lưu trữ đúng quy định, hoặc bị làm mất, cháy, hỏng trong quá trình sử dụng hay trong thời gian lưu trữ, có thể bị xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, trừ trường hợp thuộc nhóm ngoại lệ theo điều khoản xử phạt tương ứng.
Mức phạt đáng lưu ý: từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.
Lưu ý quan trọng
- Nếu đang dùng hóa đơn điện tử, hãy ưu tiên kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu thay vì chỉ in giấy để lưu.
- Nếu còn hóa đơn giấy của giai đoạn trước, cần tách riêng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử để tránh thất lạc.
- Nên rà soát dữ liệu lưu trữ định kỳ vì khi thanh tra, vấn đề đầu tiên thường là tính đầy đủ và khả năng xuất trình hồ sơ.
