Khi công ty dùng hàng hóa để thanh toán theo hình thức hàng đổi hàng, giao dịch này vẫn được xem là bán hàng hóa. Do đó, mỗi bên phải lập hóa đơn riêng cho hàng hóa mình giao – không gộp bù trừ thành một hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn, nhưng quy định yêu cầu phải xuất hóa đơn ngay khi giao hàng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách xử lý |
|---|---|
| Bản chất giao dịch | Hàng hóa dùng để thanh toán bằng hình thức hàng đổi hàng/trao đổi hàng hóa vẫn là trường hợp bán hàng hóa |
| Hóa đơn | Mỗi bên lập hóa đơn riêng cho phần hàng hóa mình giao |
| Thời điểm lập hóa đơn | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên nhận |
| Có phụ thuộc đã thu tiền hay chưa không | Không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa |
| Giá ghi trên hóa đơn | Giá bán tại thời điểm trao đổi |
| Giá tính thuế GTGT | Giá tính thuế GTGT của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động trao đổi |
Điểm cần nhớ: Hàng đổi hàng không có nghĩa là không có doanh thu, không có hóa đơn hay không phát sinh thuế GTGT đầu ra.
II. Cách xuất hóa đơn VAT khi hàng đổi hàng
1. Lập hóa đơn như thế nào
Cả hai bên tham gia giao dịch đều lập hóa đơn cho hàng hóa mình xuất giao. Nội dung hóa đơn thực hiện như hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thông thường và ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.
Cần lưu ý: không được bù trừ chung thành một hóa đơn. Mỗi bên có một hóa đơn đầu ra riêng, sau đó hạch toán và kê khai tương ứng.
2. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên nhận. Việc đã thu tiền hay chưa không làm thay đổi thời điểm này.
3. Giá ghi trên hóa đơn và giá tính thuế
Giá ghi trên hóa đơn là giá bán tại thời điểm trao đổi. Với thuế GTGT, giá tính thuế đối với hàng hóa dùng để trao đổi là giá tính thuế GTGT của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Ví dụ thực tế
Công ty A giao hàng hóa cho công ty B để thanh toán bằng hàng hóa của B. Khi giao hàng, A xuất hóa đơn GTGT cho hàng A; đồng thời khi B giao hàng cho A, B cũng xuất hóa đơn GTGT cho hàng B. Cả hai hóa đơn đều ghi giá bán tại thời điểm trao đổi.
III. Kê khai thuế và các trường hợp dễ nhầm
1. Kê khai thuế GTGT
- Mỗi bên ghi nhận doanh thu đối với hàng hóa mình xuất giao.
- Mỗi bên kê khai thuế GTGT đầu ra theo hóa đơn đã lập cho hàng hóa mình cung cấp.
- Mỗi bên được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn do bên kia xuất nếu đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ.
Một điểm thường gặp: doanh nghiệp xuất hàng để đổi nhưng chỉ theo dõi công nợ nội bộ, không kê khai đầu ra đầy đủ.
2. Trường hợp không thuộc diện lập hóa đơn
Nếu hàng hóa chỉ luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì thuộc ngoại lệ không phải lập hóa đơn. Còn nếu hàng hóa dùng để trao đổi với đơn vị khác thì vẫn lập hóa đơn.
3. Khi đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch
Nếu việc đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua bán thì xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Người bán là bên lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa.
Phần này dễ bị bỏ qua khi hai bên đổi thêm hàng, đổi khác quy cách hoặc chốt lại giá trị giao dịch sau đó. Do đó, cần kiểm tra lại thỏa thuận và chứng từ giao nhận để tránh điều chỉnh thiếu căn cứ.
IV. Rủi ro xử phạt và lưu ý thực hành
Hành vi không lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để trao đổi bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức phạt được nêu trong dữ kiện là từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi theo nguyên tắc xử phạt đối với tổ chức.
Mức phạt theo dữ kiện: 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng với cá nhân; tổ chức áp dụng mức phạt gấp đôi.
Lưu ý quan trọng
- Xuất hóa đơn riêng cho từng bên, không gộp một hóa đơn chung.
- Lập đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
- Ghi đúng giá bán tại thời điểm trao đổi và xác định đúng giá tính thuế GTGT.
- Kiểm tra điều kiện khấu trừ đầu vào từ hóa đơn do bên kia xuất.
- Nếu giá trị giao dịch thay đổi sau khi đổi hàng, rà soát để lập hóa đơn điều chỉnh kịp thời.
Nếu bạn đang xử lý hồ sơ hàng đổi hàng, cách an toàn nhất là đối chiếu đủ 3 nhóm chứng từ: hợp đồng hoặc thỏa thuận trao đổi, chứng từ giao nhận hàng và hóa đơn của từng bên. Khi thanh tra, sự khớp nhau giữa ba nhóm chứng từ này thường được kiểm tra kỹ.
