Có những trường hợp đặc biệt vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào dù không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo cách chuyển khoản thông thường. Nhưng điều này chỉ đúng khi đáp ứng đúng tình huống, đủ điều kiện và có hồ sơ thay thế tương ứng. Một điểm dễ mắc sai sót là nhiều doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng hoặc thiếu biên bản đối chiếu, đến khi thanh tra thuế vào kiểm tra thường lập tức bị phát hiện.
Mốc cần chú ý: áp dụng từ 01/07/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
I. Bảng tra cứu nhanh các trường hợp đặc biệt
| Trường hợp | Có thể được chấp nhận | Hồ sơ nên có |
|---|---|---|
| Thanh toán bù trừ hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng | Có, nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng | Hợp đồng, biên bản đối chiếu, xác nhận hai bên; nếu qua bên thứ ba thì có xác nhận ba bên |
| Bù trừ công nợ, vay mượn tiền, cấn trừ qua bên thứ ba | Có, nếu hồ sơ thể hiện rõ phương thức thanh toán | Hợp đồng, hợp đồng vay mượn bằng văn bản lập trước đó, chứng từ chuyển tiền, biên bản bù trừ công nợ ba bên |
| Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba, kể cả người lao động | Có, nếu việc ủy quyền hợp lệ | Hợp đồng, văn bản ủy quyền, hồ sơ pháp lý của bên thứ ba; với người lao động cần thêm quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại không dùng tiền mặt |
| Mua vào hoặc nhập khẩu từng lần dưới 05 triệu đồng | Có thể không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Hóa đơn, chứng từ nhập khẩu tương ứng |
| Quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nhập khẩu không phải trả tiền | Có thể không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Hồ sơ nhập khẩu chứng minh không phát sinh nghĩa vụ thanh toán |
| Mua trả chậm, trả góp | Được kê khai khấu trừ trước thời điểm đến hạn thanh toán | Hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, chứng từ liên quan |
| Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước để thi hành cưỡng chế | Có thể được coi là hợp lệ | Quyết định cưỡng chế, chứng từ thanh toán liên quan |
| Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu | Có, nếu hợp đồng ghi rõ | Hợp đồng và hồ sơ chứng minh việc thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu |
Lưu ý thêm một điểm hay bỏ qua: nếu mua của cùng một người nộp thuế nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, việc khấu trừ thường chỉ được xem xét khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
II. Các trường hợp được chấp nhận và điều kiện đi kèm
1. Bù trừ giữa mua vào với bán ra hoặc vay mượn hàng
Nếu phương thức bù trừ đã được ghi rõ trong hợp đồng, giao dịch này được xem là trường hợp đặc thù. Hồ sơ không dừng ở hợp đồng mà thường cần thêm biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận của hai bên; nếu bù trừ qua bên thứ ba thì cần xác nhận của ba bên.
2. Bù trừ công nợ, vay mượn tiền hoặc cấn trừ qua bên thứ ba
Trường hợp thanh toán bằng bù trừ công nợ cũng được chấp nhận nếu cách thanh toán này được quy định cụ thể. Với khoản vay, mượn tiền, hai loại hồ sơ thường bị thiếu là hợp đồng vay hoặc mượn tiền bằng văn bản được lập trước đó và chứng từ chuyển tiền. Nếu cấn trừ qua bên thứ ba thì cần có biên bản bù trừ công nợ của ba bên.
3. Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba
Bên mua có thể ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt, hoặc thanh toán cho bên thứ ba do bên bán chỉ định, nếu nội dung này được ghi trong hợp đồng và bên thứ ba là tổ chức, cá nhân hoạt động hợp pháp. Riêng trường hợp ủy quyền cho người lao động, vướng mắc thường nằm ở hồ sơ nội bộ: cần có căn cứ từ quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.
4. Giao dịch từng lần dưới 05 triệu đồng và hàng nhập khẩu không phải trả tiền
Không thuộc nhóm phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo cách thông thường đối với các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới 05 triệu đồng.
- Hàng nhập khẩu là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền.
Có một điểm hay bị hiểu nhầm: tách nhỏ hóa đơn trong cùng ngày rồi cho rằng không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu mua nhiều lần trong ngày của cùng một người nộp thuế mà cộng lại từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ thanh toán vẫn là điểm cơ quan thuế xem xét kỹ.
5. Mua trả chậm, trả góp
Với giao dịch trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh có thể căn cứ vào hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT và chứng từ liên quan để kê khai, khấu trừ đầu vào ngay cả khi chưa đến hạn thanh toán. Tuy nhiên, cần lưu ý: đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng.
6. Thanh toán hỗn hợp, cưỡng chế qua Kho bạc và thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu
Nếu giao dịch vừa có phần thanh toán đặc thù, vừa còn phần giá trị còn lại từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán theo cách thông thường, thì chỉ phần nào có đủ điều kiện mới được xem xét khấu trừ. Dễ mắc sai lầm khi có một phần bù trừ nhưng lại tưởng toàn bộ giao dịch đều đạt điều kiện.
Ngoài ra, còn có các trường hợp:
- Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện quyết định cưỡng chế: cần có quyết định cưỡng chế hoặc chứng từ chứng minh việc thanh toán theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu: được công nhận là trường hợp đặc thù nếu hợp đồng ghi nhận cụ thể và có hồ sơ chứng minh việc thanh toán đúng thỏa thuận.
- Các trường hợp đặc thù khác do Chính phủ quy định.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mua hàng trả chậm, đã nhận hóa đơn GTGT và kê khai khấu trừ đầu vào. Đến hạn thanh toán, doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điều kiện áp dụng cho giao dịch đó. Khi đó, phần thuế GTGT đầu vào đã kê khai trước đây có thể phải điều chỉnh giảm tương ứng.
Lưu ý quan trọng
- Không nên chỉ nhìn vào tên gọi giao dịch mà bỏ qua hồ sơ chứng minh phương thức thanh toán.
- Không nên tự suy luận rằng mọi trường hợp không chuyển khoản đều được coi là ngoại lệ.
- Nếu hồ sơ có bên thứ ba tham gia, cần kiểm tra kỹ hợp đồng, biên bản xác nhận, ủy quyền và chứng từ chuyển tiền.
- Khi rà soát hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cách an toàn là đối chiếu từng giao dịch với đúng nhóm trường hợp nêu trên để tránh bị loại khi quyết toán.
