Chỉ một số khoản từ thiện, tài trợ đúng nhóm pháp luật cho phép mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Cơ quan thuế sẽ đặc biệt xem xét đúng đối tượng nhận tài trợ và đủ hồ sơ chứng từ. Bộ hồ sơ cốt lõi hiện hành gồm Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN, kèm hóa đơn/chứng từ hợp pháp và với khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các khoản ủng hộ tự phát, hỗ trợ chung chung hoặc không thuộc đúng nhóm được chấp nhận thì có rủi ro không được tính vào chi phí được trừ.
Khi thanh tra, cơ quan thuế thường tập trung vào: đúng loại tài trợ, đúng mẫu hồ sơ 01/TNDN, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên.
I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ cần có
| Loại tài trợ | Có thể được trừ nếu đúng điều kiện | Hồ sơ cần lưu |
|---|---|---|
| Giáo dục, y tế, văn hóa | Có | Biên bản xác nhận khoản tài trợ Mẫu số 01/TNDN; hóa đơn/chứng từ hợp pháp. Nếu tài trợ cho người bệnh: thêm xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân người bệnh. |
| Phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Có | Biên bản xác nhận khoản tài trợ Mẫu số 01/TNDN; hóa đơn/chứng từ hợp pháp. Nếu tài trợ cho cá nhân: thêm xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người nhận tài trợ. |
| Làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách | Có | Biên bản xác nhận khoản tài trợ; hóa đơn/chứng từ liên quan; văn bản xác nhận đối tượng được hưởng chính sách của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. |
| Theo chương trình của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho địa phương có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn | Có | Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo đúng mẫu và chứng từ liên quan. |
| Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Có | Hồ sơ, thủ tục theo pháp luật chuyên ngành tương ứng và chứng từ tài chính hợp pháp. |
| Ủng hộ, từ thiện, hỗ trợ tự phát hoặc không đúng nhóm nêu trên | Không được tính vào chi phí được trừ | Dù có chi thực tế vẫn dễ bị loại khi quyết toán. |
II. Điều kiện để khoản tài trợ được tính vào chi phí được trừ
1. Đúng nhóm được chấp nhận
Nhiều doanh nghiệp gặp vướng ở điểm này: chi tiền với mục đích tốt nhưng không rơi đúng nhóm tài trợ được chấp nhận thì khi quyết toán vẫn có thể bị loại. Các nhóm đang được chấp nhận gồm:
- Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa.
- Tài trợ để phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh.
- Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách.
- Tài trợ theo chương trình của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho địa phương có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
- Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
2. Đủ chứng từ tài chính
Ngoài biên bản xác nhận, doanh nghiệp cần lưu hóa đơn, chứng từ hợp pháp tương ứng với cách tài trợ:
- Nếu tài trợ bằng tiền: lưu chứng từ chi tiền.
- Nếu tài trợ bằng hiện vật: lưu hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa.
- Nếu khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên: nhiều trường hợp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp pháp luật có ngoại lệ.
Mốc cần nhớ: từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp chuyển tiền ủng hộ trực tiếp cho cá nhân bị bệnh nhưng không có xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và không có chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi này, dẫn đến khoản chi thường bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ.
III. Hồ sơ theo từng trường hợp và thời điểm lưu
1. Hồ sơ chung
- Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN.
- Biên bản có chữ ký của đại diện doanh nghiệp là nhà tài trợ và đại diện bên nhận tài trợ hoặc đại diện cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo quy định.
- Kèm hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa nếu tài trợ bằng hiện vật hoặc chứng từ chi tiền nếu tài trợ bằng tiền.
2. Hồ sơ riêng theo từng loại tài trợ
- Giáo dục, y tế, văn hóa: dùng biên bản xác nhận nêu trên; nếu tài trợ cho người bệnh thì cần thêm xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân người bệnh.
- Thiên tai, dịch bệnh: dùng biên bản xác nhận nêu trên; nếu tài trợ cho cá nhân thì cần thêm xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người nhận tài trợ.
- Làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách: ngoài biên bản xác nhận khoản tài trợ còn cần văn bản xác nhận đối tượng được hưởng chính sách của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Chương trình của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cho vùng đặc biệt khó khăn: cần biên bản xác nhận khoản tài trợ theo đúng mẫu và chứng từ liên quan.
- Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số: thực hiện theo hồ sơ, thủ tục của pháp luật chuyên ngành tương ứng, đồng thời vẫn cần chứng từ tài chính hợp pháp.
3. Lập hồ sơ khi nào?
Hồ sơ cần được lập đầy đủ tại thời điểm thực hiện tài trợ. Doanh nghiệp lưu để kê khai trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN; không có quy định nộp riêng bộ hồ sơ tài trợ trước thời hạn quyết toán. Khi cơ quan thuế yêu cầu hoặc khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp xuất trình hồ sơ đã lưu.
Lưu ý quan trọng
Mẫu đang dùng là Mẫu số 01/TNDN. Mẫu cũ theo quy định trước đây không còn là căn cứ ưu tiên áp dụng trong chế độ hiện hành. Do đó, cần kiểm tra lại mẫu biên bản ngay từ khi lập hồ sơ để tránh sai sót.
IV. Rủi ro thường gặp khi hồ sơ không đạt
- Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc khoản chi không đúng đối tượng, khoản tài trợ có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.
- Khi đó doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN thiếu, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về khai sai.
- Không có mức phạt riêng cho việc nộp chậm hồ sơ tài trợ, vì hồ sơ này được lưu để phục vụ quyết toán, thanh tra hoặc kiểm tra.
- Phần thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ dùng để tài trợ trong trường hợp được pháp luật cho phép được tính vào chi phí được trừ theo quy định.
Khi chuẩn bị quyết toán, có thể kiểm tra nhanh theo chuỗi: đúng nhóm tài trợ → đúng mẫu 01/TNDN → đủ hóa đơn/chứng từ → rà soát ngưỡng 05 triệu đồng/lần trở lên → lưu hồ sơ tại thời điểm tài trợ. Cách kiểm tra này giúp giảm rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế rà soát. Nhiều hồ sơ sai không phải do số tiền, mà do giấy tờ xác nhận và chủ thể nhận tài trợ.
