Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ và chứng từ yêu cầu kể từ ngày 01/07/2025. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các thành phần hồ sơ bắt buộc để chứng minh điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định mới.
I. Hồ sơ và chứng từ bắt buộc khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Hóa đơn/chứng từ hợp lệ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc giấy đáp ứng đủ các thông tin như tên, mã số thuế người bán/mua, giá trị giao dịch, thuế suất.
- Chứng từ nộp thuế nhập khẩu hoặc thuế thay nhà thầu nước ngoài đối với hàng nhập khẩu.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Áp dụng với mọi giá trị giao dịch từ 01/07/2025 (trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định).
- Các hình thức hợp lệ: Ủy nhiệm chi, chuyển khoản, thẻ ngân hàng, ví điện tử.
- Tài liệu chứng minh mục đích sử dụng:
- Hợp đồng, chứng từ kế toán chứng minh hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế.
- Bao gồm biên bản kiểm kê khi có hàng hóa bị tổn thất và xác nhận không được bồi thường.
II. Hồ sơ bổ sung cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
- Hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài.
- Tờ khai hải quan đã thông quan.
- Vận đơn, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm (nếu có).
- Chứng từ thanh toán quốc tế qua ngân hàng.
- Đối với hàng gia công hoặc xuất khẩu tại chỗ:
- Phiếu chuyển tiếp có xác nhận hải quan hoặc Giấy phép đầu tư đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
III. Trường hợp đặc biệt về thanh toán và bù trừ công nợ
- Bù trừ công nợ: Biên bản đối chiếu có xác nhận của tất cả các bên liên quan.
- Thanh toán qua bên thứ ba: Biên bản bù trừ công nợ xác nhận có đủ ba bên ký nhận.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp xuất khẩu hàng gia công cần các loại hồ sơ: Hợp đồng gia công, hóa đơn GTGT hợp lệ, tờ khai hải quan thông quan, phiếu chuyển tiếp (nếu có) và chứng từ thanh toán quốc tế qua ngân hàng.
Lưu ý quan trọng
- Từ ngày 01/07/2025, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc với mọi giá trị hóa đơn, không áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng như trước đây.
- Hồ sơ phải lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
- Nếu không cung cấp đủ chứng từ hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
