Khi nào người bán phải tự nộp thuế thay vì sàn TMĐT nộp thay?

Từ thời điểm áp dụng cơ chế mới, nếu giao dịch phát sinh trên sàn có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán thì sàn sẽ khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN cho phần doanh thu đó. Ngược lại, người bán tự kê khai, nộp thuế khi doanh thu nằm ngoài phạm vi sàn nộp thay, hoặc thuộc trường hợp sàn không khấu trừ theo quy định.

Mốc đáng chú ý: từ ngày 01/07/2025, tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN cho hộ/cá nhân kinh doanh theo từng giao dịch phát sinh trên nền tảng.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Khi nào người bán tự nộp thuế?

1. Bán hàng trên kênh không có chức năng đặt hàng và thanh toán

Nếu bạn kinh doanh trên nền tảng số, nền tảng thương mại điện tử hoặc kênh bán hàng không có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán, bạn phải trực tiếp đăng ký, kê khai và nộp thuế.

Các kênh thường gặp là Facebook, Zalo, website riêng hoặc nền tảng chỉ quảng bá mà không thu tiền. Chỉ cần nhầm nền tảng có hay không có chức năng thanh toán, nghĩa vụ thuế đã khác nhau.

2. Có doanh thu ngoài phần sàn đã khấu trừ

Nếu bạn vừa bán trên sàn có chức năng thanh toán, vừa có doanh thu từ cửa hàng truyền thống, website riêng, mạng xã hội hoặc kênh khác, thì phần doanh thu ngoài phạm vi sàn nộp thay vẫn do bạn tự kê khai, nộp thuế.

Đây là điểm dễ bị truy thu. Nhiều hộ kinh doanh chỉ nhìn báo cáo khấu trừ của sàn rồi hiểu nhầm là toàn bộ doanh thu đã xong nghĩa vụ thuế. Thuận Thiên lưu ý bạn cần tách riêng từng nguồn doanh thu ngay từ đầu để tránh lệch số khi làm hồ sơ.

3. Sàn không khấu trừ, nộp thay theo phạm vi áp dụng

Người bán tự kê khai, nộp thuế khi thuộc trường hợp không được sàn khấu trừ, nộp thay hoặc sàn không thực hiện khấu trừ theo quy định. Chỉ phần doanh thu đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thay thì mới không phải tự khai lại phần GTGT và TNCN đó.

4. Phát sinh nghĩa vụ khác ngoài GTGT và TNCN

Sàn nộp thay chỉ áp dụng với thuế GTGT và thuế TNCN. Nếu phát sinh các nghĩa vụ khác như các sắc thuế khác, hóa đơn/chứng từ, lưu trữ hồ sơ và nghĩa vụ quản lý thuế khác, người bán vẫn tự thực hiện.

Lưu ý quan trọng

• Không nên hiểu rằng sàn nộp thay là đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế.
• Phần doanh thu đã bị sàn khấu trừ không khai lại để tránh chồng doanh thu.
• Phần doanh thu ngoài sàn cần theo dõi riêng, đối chiếu riêng.

III. Những việc người bán vẫn tự làm trong một số trường hợp

1. Tự quyết toán thuế TNCN theo năm

Dù sàn đã khấu trừ theo từng giao dịch, bạn vẫn có thể tự tổng hợp doanh thu để khai quyết toán thuế TNCN theo năm nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu. Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này vì nhầm giữa khấu trừ theo giao dịch và quyết toán năm.

2. Tự dùng hồ sơ, biểu mẫu khi phải kê khai

Khi tự kê khai thuế, có thể sử dụng các mẫu như Mẫu số 01/CNKD và Mẫu số 01/TKN-CNKD. Khi thanh tra, hồ sơ doanh thu và chứng từ đối chiếu theo từng kênh bán thường được hỏi đầu tiên. Bạn cần giữ số liệu đồng nhất giữa sàn, tài khoản nhận tiền và tờ khai.

Ví dụ thực tế

Một cá nhân bán hàng trên sàn có thanh toán, đồng thời chốt đơn qua Facebook và giao tại cửa hàng. Phần doanh thu trên sàn đã được khấu trừ, nộp thay thì không khai lại GTGT và TNCN cho phần đó. Nhưng doanh thu từ Facebook và cửa hàng vẫn cần tự kê khai riêng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều người vẫn vi phạm khi nghĩ toàn bộ doanh thu online đã được sàn xử lý.

IV. Thời hạn và rủi ro khi tự kê khai chậm

Điểm cần nhớ: nộp thuế chậm không chỉ phát sinh phạt hồ sơ mà còn có 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp.