Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số trong nhiều trường hợp, tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ theo quy định pháp luật Việt Nam. Dưới đây là chi tiết các trường hợp cụ thể kèm ví dụ minh họa và lưu ý quan trọng:
1. Trường hợp không bắt buộc chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử thông thường: Không yêu cầu chữ ký số của người mua, kể cả khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng nước ngoài.
- Hóa đơn dạng tem, vé, thẻ: Trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã, các loại này không cần chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế: Từ 01/6/2025, hóa đơn tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế không cần chữ ký số của người bán hoặc người mua.
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không Chứng từ xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh được xem là hóa đơn điện tử hợp lệ không cần chữ ký số.
Ví dụ thực tế
- Siêu thị xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng qua máy tính tiền.
- Vé điện tử mà khách hàng mua trên website của hãng hàng không cho mục đích cá nhân.
2. Trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán phải ký số khi lập hóa đơn điện tử có mã cấp bởi cơ quan thuế.
- Người mua là đơn vị kế toán: Nếu người mua và người bán có thỏa thuận về điều kiện kỹ thuật để ký số, hóa đơn phải có chữ ký số của cả hai bên.
- Giao dịch với cơ quan nhà nước: Chữ ký số phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn và đáp ứng quy định về chữ ký điện tử an toàn.
Lưu ý quan trọng
- Chữ ký số vẫn là yếu tố xác thực quan trọng trong các giao dịch thương mại, đặc biệt với hóa đơn có giá trị lớn hoặc liên quan đến doanh nghiệp.
- Chữ ký điện tử an toàn phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai.
