Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử thuế suất 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/07/2025. Bao gồm đối tượng, quy trình và cách xử lý sai sót.

Tóm tắt các ý chính

  • Xác định đúng đối tượng: Hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế phải đang chịu thuế 10% và không thuộc danh mục loại trừ tại Phụ lục I, II của Nghị định 174/2025/NĐ-CP.
  • Chuẩn bị hệ thống: Cần chủ động cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán để hỗ trợ thuế suất 8% và đào tạo nhân viên về quy định mới.
  • Lập hóa đơn chính xác: Ghi rõ thuế suất 8% và các thông tin bắt buộc theo từng phương pháp tính thuế (khấu trừ hoặc tỷ lệ % trên doanh thu).
  • Xử lý sai sót: Nếu xuất nhầm thuế suất 10%, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không thực hiện hủy hóa đơn.
  • Kê khai đầy đủ: Doanh nghiệp có phát sinh bán ra với thuế suất 8% bắt buộc phải nộp Tờ khai thuế GTGT kèm Phụ lục kê khai giảm thuế theo quy định trên phần mềm HTKK.

Từ ngày 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, Chính phủ tiếp tục thực hiện chính sách giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) từ 10% xuống còn 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Đây là một chính sách quan trọng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và kích thích tiêu dùng. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử thuế suất 8% là vô cùng cần thiết.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn từng bước thực hiện, từ việc xác định đối tượng, chuẩn bị hệ thống, đến quy trình lập hóa đơn và xử lý các sai sót thường gặp một cách chính xác và hiệu quả.

Căn cứ pháp lý

I. Xác định đối tượng được áp dụng thuế suất 8%

Việc xác định đúng đối tượng áp dụng thuế suất 8% là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp bạn tuân thủ quy định pháp luật và tránh sai sót.

1. Nguyên tắc xác định

Để xác định chính xác hàng hóa, dịch vụ nào được áp dụng thuế suất 8%, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc sau:

  • Điều kiện cần: Hàng hóa/dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất 10% theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024.
  • Điều kiện đủ: Hàng hóa/dịch vụ đó không thuộc danh mục loại trừ tại Phụ lục I, Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

2. Các nhóm hàng hóa, dịch vụ ĐƯỢC giảm thuế

Tất cả các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang chịu mức thuế suất 10% mà không thuộc danh mục loại trừ sẽ được áp dụng thuế suất 8%. Một số ví dụ điển hình bao gồm:

  • Hàng tiêu dùng: thực phẩm chế biến, hàng may mặc, đồ dùng gia đình, thiết bị điện tử dân dụng.
  • Dịch vụ ăn uống, khách sạn, du lịch: dịch vụ nhà hàng, dịch vụ lưu trú, tour du lịch.
  • Dịch vụ vận tải: dịch vụ vận tải hành khách, vận chuyển hàng hóa, logistics, kho bãi.
  • Ngành xây dựng: các dịch vụ xây dựng, lắp đặt, sửa chữa.
  • Công nghệ thông tin: dịch vụ cung cấp phần mềm, dịch vụ IT (không phải dịch vụ viễn thông).
  • Dịch vụ khác: dịch vụ giáo dục tư thục, dịch vụ y tế tư nhân,…

3. Các nhóm hàng hóa, dịch vụ KHÔNG được giảm thuế

Theo Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, các nhóm hàng hóa, dịch vụ sau đây KHÔNG được giảm thuế và vẫn phải áp dụng thuế suất 10%:

  • Nhóm 1 – Dịch vụ đặc thù (Phụ lục I):
    • Viễn thông (dịch vụ điện thoại, internet, truyền hình cáp).
    • Hoạt động tài chính, ngân hàng (cho vay, chiết khấu), chứng khoán, bảo hiểm.
    • Kinh doanh bất động sản.
    • Sản phẩm kim loại và sản phẩm từ kim loại đúc sẵn.
    • Sản phẩm khai khoáng (trừ than).
  • Nhóm 2 – Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (Phụ lục II):
    • Rượu, bia các loại.
    • Thuốc lá điếu, xì gà.
    • Xe ô tô dưới 24 chỗ (trừ xe chuyên dụng).
    • Xe mô tô có dung tích xi-lanh trên 125cm³.
    • Tàu bay, du thuyền.
    • Xăng các loại (được giảm thuế từ năm 2025).
    • Điều hòa không khí có công suất từ 90.000 BTU trở xuống.

Lưu ý: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc Phụ lục I và II mà theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 là đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế suất 0%, 5%, thì thực hiện theo quy định của Luật và không được giảm thuế.

II. Chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn thuế suất 8%

Để quá trình xuất hóa đơn điện tử với thuế suất 8% diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

1. Nâng cấp phần mềm hóa đơn điện tử

  • Kiểm tra và cập nhật: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (MISA, BKAV, VNPT, Viettel,…) để đảm bảo phần mềm đã được cập nhật, bổ sung trường thuế suất 8%.
  • Đối với mô hình POS/máy tính tiền: Cần đảm bảo hệ thống đồng bộ mã ký hiệu mới theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, đặc biệt là các mô hình bán lẻ, nhà hàng.

2. Cập nhật danh mục hàng hóa, dịch vụ

  • Phân loại: Rà soát và phân loại lại toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, xác định rõ mặt hàng nào được giảm thuế và mặt hàng nào không.
  • Gán nhãn: Có thể thiết lập mã hoặc nhãn riêng (ví dụ: “VAT_8”) cho các sản phẩm áp dụng thuế suất 8% để nhân viên bán hàng, kế toán lựa chọn nhanh chóng và chính xác, tránh nhầm lẫn.

3. Đào tạo nhân viên kế toán và bán hàng

  • Tổ chức tập huấn: Phổ biến các quy định mới về thuế suất 8%, hướng dẫn cách xác định đối tượng, cách lập hóa đơn và xử lý sai sót cho các bộ phận liên quan.
  • Cập nhật quy trình: Xây dựng lại quy trình kiểm soát, đối chiếu hóa đơn để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót về thuế suất.
Việc nắm vững các quy định về cơ sở pháp lý, đối tượng áp dụng, quy trình xuất hóa đơn, kê khai thuế và xử lý các tình huống đặc biệt sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Việc nắm vững các quy định về cơ sở pháp lý, đối tượng áp dụng, quy trình xuất hóa đơn, kê khai thuế và xử lý các tình huống đặc biệt sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

III. Quy trình chi tiết xuất hóa đơn điện tử với thuế suất 8%

Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, bạn có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử thuế suất 8% theo quy trình sau:

1. Đăng ký sử dụng và chuẩn bị mẫu hóa đơn

  • Trường hợp chưa đăng ký: Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử, cần lập Tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
  • Trường hợp đã sử dụng: Nếu đang dùng mẫu hóa đơn có sẵn nhiều mức thuế suất (bao gồm cả 8% từ các đợt giảm trước), bạn có thể tiếp tục sử dụng. Nếu mẫu cũ chỉ có thuế suất 10%, cần sửa mẫu hiện tại hoặc tạo mẫu mới để bổ sung trường thuế suất 8% trên phần mềm.

2. Lập hóa đơn theo phương pháp khấu trừ

Đây là phương pháp áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp. Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, cần ghi đúng các thông tin sau:

  • Tại dòng “Thuế suất thuế GTGT”: Ghi rõ “8%”.
  • Ghi đầy đủ tiền thuế GTGT tương ứng: Tiền thuế GTGT = Thành tiền chưa có thuế x 8%.
  • Ghi tổng số tiền người mua phải thanh toán: Tổng thanh toán = Thành tiền chưa có thuế + Tiền thuế GTGT.

Ví dụ minh họa: Công ty A bán 10 sản phẩm đồ gia dụng, đơn giá chưa thuế là 1.000.000 đồng/sản phẩm.

  • Thành tiền chưa có thuế: 10 x 1.000.000 = 10.000.000 đồng
  • Thuế suất GTGT: 8%
  • Tiền thuế GTGT: 10.000.000 x 8% = 800.000 đồng
  • Tổng cộng tiền thanh toán: 10.000.000 + 800.000 = 10.800.000 đồng

3. Lập hóa đơn theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu

Phương pháp này áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh. Theo quy định, cơ sở kinh doanh được giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Khi lập hóa đơn bán hàng, cần lưu ý:

  • Tại cột “Thành tiền”: Ghi đầy đủ tiền hàng hóa, dịch vụ (đã bao gồm thuế).
  • Tại dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ”: Ghi theo số đã giảm 20% mức tỷ lệ % trên doanh thu.
  • Ghi chú bắt buộc trên hóa đơn: “Đã giảm… (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15”.

Ví dụ minh họa: Hộ kinh doanh A bán hàng có doanh thu 10.000.000 đồng, thuộc đối tượng áp dụng tỷ lệ 1% để tính thuế GTGT. Khi giảm thuế, tỷ lệ tính thuế mới là 0.8% (1% x (1-20%)).

  • Tổng doanh thu thanh toán: 10.000.000 đồng.
  • Số tiền được giảm: 10.000.000 x (1% – 0.8%) = 20.000 đồng.
  • Ghi chú trên hóa đơn: “Đã giảm 20.000 đồng tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15”.

4. Ký số, gửi cơ quan thuế và gửi cho người mua

  • Bước 1 – Ký số: Sau khi lập xong hóa đơn, người bán sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký điện tử lên hóa đơn.
  • Bước 2 – Gửi cơ quan thuế cấp mã: Đối với hóa đơn có mã, doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã tự động.
  • Bước 3 – Gửi hóa đơn cho người mua: Sau khi hóa đơn hợp lệ (đã ký số hoặc đã được cấp mã), người bán gửi hóa đơn cho người mua qua các phương thức điện tử đã thỏa thuận (email, SMS, portal,…).

IV. Kê khai thuế GTGT với thuế suất 8%

Sau khi xuất hóa đơn, việc kê khai thuế GTGT đúng quy định là bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện.

1. Hướng dẫn kê khai trên phần mềm HTKK

Tổng cục Thuế đã cập nhật phần mềm HTKK (phiên bản 5.3.9 trở lên) để hỗ trợ kê khai. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập HTKK, chọn Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT).
  • Bước 2: Tại cửa sổ “Chọn kỳ tính thuế”, tích chọn vào ô “Phụ lục kê khai giảm thuế GTGT theo NQ 204/2025/QH15”.
  • Bước 3: Kê khai thông tin doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra và mua vào được giảm thuế tại các mục tương ứng trên phụ lục. Hệ thống sẽ tự động tính toán và tổng hợp số liệu.

2. Nguyên tắc kê khai cho bên bán và bên mua

  • Đối với bên bán: Căn cứ vào các hóa đơn đã xuất, thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra theo mức thuế suất đã giảm là 8%. Bắt buộc phải kê khai Phụ lục giảm thuế GTGT nếu có phát sinh doanh thu bán ra chịu thuế 8%.
  • Đối với bên mua: Căn cứ hóa đơn đầu vào hợp lệ, thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo đúng số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn (8%).

V. Xử lý các tình huống đặc biệt và sai sót

Trong quá trình triển khai, khó tránh khỏi các sai sót. Nắm rõ cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

1. Xử lý khi xuất nhầm hóa đơn thuế suất 10%

Trường hợp đã xuất hóa đơn thuế suất 10% cho hàng hóa được giảm xuống 8%, cách xử lý như sau:

  • Bước 1: Người bán và người mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
  • Bước 2: Người bán lựa chọn một trong hai phương án:
    • Lập hóa đơn điều chỉnh: Xuất hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”. Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung sai sót và điều chỉnh giảm phần tiền thuế chênh lệch (ghi số âm).
    • Lập hóa đơn thay thế: Xuất hóa đơn mới với thuế suất đúng là 8% và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”.
  • Bước 3: Cả hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát hiện sai sót.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn sai sót mà chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

2. Hóa đơn có nhiều mức thuế suất khác nhau

Trường hợp doanh nghiệp bán nhiều loại hàng hóa, dịch vụ có các mức thuế suất khác nhau (ví dụ: 8%, 10%, 5%) trên cùng một hóa đơn, cần phải:

  • Ghi rõ thuế suất: Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ thuế suất của từng loại hàng hóa, dịch vụ tại mỗi dòng tương ứng.
  • Tính riêng tiền thuế: Phần mềm sẽ tính riêng tiền thuế cho từng nhóm hàng hóa theo mức thuế suất tương ứng và cộng tổng tiền thuế GTGT. Nếu không tách được, toàn bộ hóa đơn có thể bị áp mức thuế suất cao nhất.

3. Thời điểm xác định áp dụng thuế suất 8%

Thuế suất được áp dụng căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn, không phụ thuộc vào thời điểm ký hợp đồng, giao hàng hay thanh toán.

  • Hóa đơn lập từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026 đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc diện giảm thuế sẽ áp dụng thuế suất 8%.
  • Hóa đơn lập trước ngày 01/7/2025 thì vẫn áp dụng mức thuế suất tại thời điểm đó, dù dịch vụ được hoàn thành hay hàng hóa được giao sau ngày 01/7/2025.

4. Các trường hợp đặc biệt khác

  • Hàng hóa trả lại: Trường hợp hàng hóa mua trong giai đoạn áp dụng thuế 8% nhưng sau đó bị trả lại (sau ngày 31/12/2026), hóa đơn trả lại hàng vẫn được lập với thuế suất 8% theo thuế suất trên hóa đơn gốc.
  • Hàng hóa xuất khẩu: Hàng hóa xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% nên không thuộc đối tượng được giảm thuế từ 10% xuống 8%.
  • Khâu nhập khẩu: Khi khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, doanh nghiệp cần chọn mã giảm thuế theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan để được áp dụng thuế suất 8% ngay từ khâu nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện được giảm.

VI. Tóm tắt Hướng dẫn A-Z cách xuất hóa đơn điện tử thuế suất 8% từ 01/07/2025

Chính sách giảm thuế GTGT xuống 8% là một sự hỗ trợ thiết thực từ Chính phủ. Để tận dụng tối đa lợi ích và đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định từ khâu xác định đối tượng, chuẩn bị hệ thống, quy trình xuất hóa đơn, kê khai thuế cho đến xử lý các tình huống phát sinh.

Việc xuất hóa đơn điện tử thuế suất 8% một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh. Hãy luôn cập nhật các thông tin mới nhất từ cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm để hoạt động kinh doanh của bạn luôn thuận lợi.

Câu Hỏi Thường Gặp

Bạn cần kiểm tra theo 2 tiêu chí đồng thời: (1) Hàng hóa/dịch vụ đó hiện đang chịu thuế suất 10% theo Luật Thuế GTGT 2024; và (2) Hàng hóa/dịch vụ đó không có tên trong danh mục loại trừ tại Phụ lục I và Phụ lục II của Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Cách tốt nhất là tra cứu mã ngành sản phẩm và đối chiếu với các phụ lục này.

Bạn cần lập biên bản thỏa thuận với khách hàng về sai sót. Sau đó, bạn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (ghi giảm phần thuế chênh lệch) hoặc lập hóa đơn thay thế với thuế suất đúng là 8%. Tuyệt đối không hủy hóa đơn. Cả bạn và người mua đều phải kê khai điều chỉnh thuế trong kỳ phát hiện sai sót.

Chắc chắn là có. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ tự động cập nhật phần mềm. Tuy nhiên, bạn nên chủ động liên hệ với nhà cung cấp để đảm bảo phiên bản bạn đang dùng là mới nhất và đã hỗ trợ đầy đủ tính năng cho thuế suất 8%. Đối với phần mềm kê khai HTKK, bạn cần cập nhật lên phiên bản 5.3.9 trở lên.

Trên cùng một hóa đơn, bạn phải ghi rõ mức thuế suất tương ứng cho từng dòng hàng hóa, dịch vụ. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ bạn tính toán riêng tiền thuế cho mỗi mức thuế suất và cộng lại thành tổng số thuế GTGT phải nộp. Nếu không thể hiện rõ từng mức thuế suất, hóa đơn có thể bị áp mức thuế cao nhất cho tất cả các mặt hàng.

Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn là yếu tố duy nhất quyết định thuế suất áp dụng. Cụ thể, hóa đơn được lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026 sẽ được áp dụng thuế suất 8% (nếu thuộc đối tượng), bất kể thời điểm ký hợp đồng, giao hàng hay thanh toán diễn ra khi nào.