Việc lập hóa đơn điện tử không tránh khỏi những lúc xảy ra sai sót. Nếu không xử lý kịp thời và đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý. Hiểu được điều này, trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Căn cứ pháp lý:
- Luật số 38/2019/QH14 của Quốc hội: Luật Quản lý thuếLuật Quán lý thuế 2019
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP
I. Nguyên tắc chung khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn chưa cấp mã nhưng đã gửi cho người mua có sai sót, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy thuộc vào tính chất và thời điểm phát hiện sai sót, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức xử lý phù hợp như điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Một điểm quan trọng cần lưu ý là quy định hiện hành không còn khái niệm “hủy” hóa đơn khi đã gửi cho người mua, thay vào đó là áp dụng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính liên tục và minh bạch của dữ liệu.
II. Phân loại và hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót
Để xử lý đúng quy định, trước hết bạn cần xác định chính xác trường hợp sai sót mà mình đang gặp phải.
1. Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua
Đây là trường hợp sai sót không trọng yếu, cách xử lý tương đối đơn giản:
Nội dung sai sót: Sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác (số tiền, thuế suất, hàng hóa…).
Cách xử lý:
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót mà không cần phải lập lại hóa đơn.
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Thời hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT là chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh.
2. Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa
Đây là các sai sót trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Khi gặp phải các lỗi này, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án sau:
a. Lập hóa đơn điều chỉnh
- Thỏa thuận: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi thực hiện.
- Lập hóa đơn: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.
- Nội dung điều chỉnh:
- Điều chỉnh tăng: Ghi dấu dương (+).
- Điều chỉnh giảm: Ghi dấu âm (-), tức là ghi số tiền bằng số âm.
- Ký số và gửi: Người bán ký số lên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).
b. Lập hóa đơn thay thế
- Thỏa thuận: Tương tự như lập hóa đơn điều chỉnh, hai bên cũng cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Lập hóa đơn: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn thay thế sẽ có nội dung đúng và đầy đủ của nghiệp vụ bán hàng.
- Ký số và gửi: Người bán ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu có) và gửi cho người mua. Hóa đơn đã bị thay thế sẽ không còn giá trị sử dụng.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để rà soát lại hóa đơn.
Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin và thực hiện thông báo lại với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc xử lý hóa đơn đã lập (điều chỉnh hoặc thay thế) theo thời hạn được ghi trên thông báo.
4. Xử lý nhiều hóa đơn sai cùng nội dung
Trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai trong cùng một tháng với các thông tin giống nhau (ví dụ: cùng sai tên hàng, đơn giá), có thể xử lý như sau:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho tất cả các hóa đơn sai đó.
- Đính kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh/thay thế theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
III. Một số lưu ý quan trọng khác
Để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có, bạn cần chú ý:
- Thời hạn xử lý: Nên thực hiện việc điều chỉnh/thay thế ngay sau khi phát hiện sai sót để không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả hai bên.
- Lưu trữ hồ sơ: Tất cả các văn bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và các tài liệu liên quan phải được lưu trữ đầy đủ tại đơn vị để phục vụ cho việc giải trình, thanh tra, kiểm tra sau này.
- Ký số: Cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
- Chuyển dữ liệu: Tuân thủ quy định về việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo đúng phương thức và thời hạn được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
IV. Tóm tắt hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót mới nhất
Tóm lại, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần phân loại chính xác lỗi sai để áp dụng phương án xử lý phù hợp, lập đầy đủ các văn bản thỏa thuận khi cần thiết và lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán.
