Thuận Thiên sẽ giúp bạn nắm trọn những điểm mới về thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ ngày 1/7/2026: khoản nào được miễn, khoản nào bị tính thuế, mức giảm trừ gia cảnh mới, ngưỡng người phụ thuộc, biểu thuế 5 bậc và các khoản giảm trừ liên quan đến y tế, giáo dục, quỹ hưu trí tự nguyện. Điều đáng nói là nhiều thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến người lao động nhận lương mà còn tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp tính lương, khấu trừ và quyết toán.
Không ít người lầm tưởng mọi khoản phụ cấp hoặc làm thêm đều được miễn thuế như trước. Nhưng từ mốc 1/7/2026, một số khoản được quy định rất cụ thể về trần miễn, một số khoản miễn theo tính chất công việc, còn các khoản mới như thu nhập khác hay khấu trừ cho y tế, giáo dục lại cần xem kỹ hồ sơ kèm theo. Nếu bạn đang chuẩn bị bảng lương, hợp đồng lao động hoặc quyết toán thuế, phần dưới đây sẽ là bản tra cứu thực dụng nhất để xử lý đúng ngay từ đầu.
Cơ sở pháp lý
- Luật số 109/2025/QH15 – Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, Quốc hội thông qua ngày 10/12/2025, hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Luật số 04/2007/QH12.
- Thông tư 87/2026/TT-BTC – Thông tư của Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, hiệu lực từ 01/7/2026, hướng dẫn chi tiết Luật Thuế TNCN và Nghị định 253/2026/NĐ-CP; thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP – Nghị định hướng dẫn một số nội dung về thuế TNCN, trong đó có khoản ăn giữa ca, ăn trưa và nhiều nội dung chi tiết khác, có hiệu lực từ 01/7/2026; riêng quy định về thu nhập từ kinh doanh và thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng cho toàn bộ kỳ tính thuế năm 2026.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 (Luật 108/2025/QH15), ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 – Nghị quyết ngày 17/10/2025 về mức giảm trừ gia cảnh áp dụng từ 01/01/2026.
I. Thông tin quan trọng nhất về thay đổi thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 1/7/2026
Từ 1/7/2026, hệ thống thuế thu nhập cá nhân bước vào giai đoạn áp dụng mới: có luật mới thay thế luật cũ, có thông tư hướng dẫn thực thi, đồng thời một số khoản thu nhập và mức giảm trừ đã được cập nhật rõ ràng. Điều cần nhớ là không phải toàn bộ thay đổi đều “đợi đến cuối năm mới áp dụng”, mà có nhóm hiệu lực ngay từ 1/7/2026, có nhóm đã áp dụng từ 1/1/2026, và có nhóm cần xem riêng theo điều khoản chuyển tiếp.
Mốc cần ghi nhớ: 01/01/2026 áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới; 01/7/2026 bắt đầu áp dụng Luật Thuế TNCN 2025, Thông tư 87/2026/TT-BTC, Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025.
Với người lao động, điều này thường tác động vào 4 chỗ: tiền lương hàng tháng, khoản phụ cấp ăn uống, tiền làm thêm/đêm, và hồ sơ giảm trừ cuối năm. Với doanh nghiệp, tác động nằm ở thiết kế quy chế chi trả, file tính lương, danh sách người phụ thuộc và cách đối chiếu khi quyết toán.
Lưu ý thực hành: nếu bảng lương của bạn vẫn dùng công thức cũ, rủi ro phổ biến nhất là khấu trừ thiếu hoặc dư, kéo theo chỉnh lại quyết toán cả năm. Thuận Thiên khuyên bạn kiểm tra ngay công thức tính thu nhập tính thuế trước khi chốt kỳ lương từ tháng 7/2026 trở đi.
II. Đối tượng bị tác động trực tiếp và gián tiếp
Không phải ai cũng nằm trong phạm vi áp dụng của cùng một thay đổi. Bảng dưới đây giúp bạn xác định nhanh nhóm nào phù hợp với mình, để tiết kiệm thời gian đọc các mục sau:
| Nhóm đối tượng | Thay đổi chính áp dụng | Mốc áp dụng |
|---|---|---|
| Cá nhân cư trú có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên | Biểu thuế 5 bậc (5-10-20-30-35%); giảm trừ gia cảnh mới; miễn thuế làm thêm/đêm/ngày không nghỉ phép; phụ cấp ăn uống miễn tối đa mức trần | 01/01/2026 (giảm trừ) – 01/7/2026 (các nội dung còn lại) |
| Cá nhân cư trú có thu nhập vãng lai (không HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng) | Ngưỡng khấu trừ 10% được nâng lên 5 triệu đồng/lần chi trả | 01/7/2026 |
| Cá nhân kinh doanh (hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thương mại điện tử/nền tảng số) | Bổ sung nhóm thu nhập từ thương mại điện tử, nền tảng số vào diện chịu thuế; áp dụng biểu thuế suất theo nhóm ngành nghề | Kỳ tính thuế năm 2026 |
| Cá nhân không cư trú (người nước ngoài làm việc tại VN dưới 183 ngày/năm và không có nơi ở thường xuyên) | Thuế suất toàn phần 20% áp dụng đối với thu nhập phát sinh tại Việt Nam; không áp dụng giảm trừ gia cảnh | 01/7/2026 |
| Người tham gia quỹ hưu trí tự nguyện / bảo hiểm nhân thọ | Đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện được trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng; thu nhập do quỹ chi trả là thu nhập miễn thuế | Kỳ tính thuế năm 2026 |
| Người có phát sinh thu nhập từ 5 nhóm tài sản mới (tên miền .vn, tín chỉ carbon, biển số trúng đấu giá, tài sản số, vàng miếng) | Bổ sung vào diện thu nhập khác chịu thuế; thuế suất 5% trên phần vượt 20 triệu hoặc 0,1% trên giá chuyển nhượng tùy nhóm | Kỳ tính thuế năm 2026 |
Tiêu chí xác định nhanh: nếu bạn có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong nước và nước ngoài, có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bạn thuộc diện cá nhân cư trú; ngược lại là cá nhân không cư trú.
III. Bảng tra cứu nhanh các điểm mới theo từng nhóm thu nhập
Phần này đi thẳng vào thứ người đọc cần nhất: khoản nào đổi, đổi bao nhiêu, và cần xử lý thế nào trong thực tế.
| Nhóm nội dung | Quy định mới | Ghi chú thực tế |
|---|---|---|
| Phụ cấp ăn uống/lương thực | Miễn thuế đến 1.200.000 đồng/người/tháng; phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế | Cần có chính sách chi trả nội bộ, hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế doanh nghiệp |
| Làm thêm giờ | Miễn thuế theo tính chất công việc (khoản 8 Điều 4 Luật 109/2025/QH15) | Cần bảng kê tách riêng, đối chiếu bảng chấm công, hợp đồng lao động |
| Làm ban đêm | Miễn thuế theo tính chất công việc | Cần bảng kê tách riêng ca đêm, đối chiếu phân ca và bảng lương |
| Tiền lương trả cho ngày không nghỉ phép | Miễn thuế nếu phù hợp khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động | Phần vượt mức quy định vẫn tính vào thu nhập chịu thuế |
| Thu nhập vãng lai | Khấu trừ 10% khi chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên (Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP) | Dưới 5 triệu/lần không bắt buộc khấu trừ, trừ khi cá nhân có yêu cầu; cá nhân có thể làm cam kết để tạm thời chưa khấu trừ |
| Thu nhập khác mới | Bổ sung 5 nhóm: tên miền .vn, tín chỉ carbon, biển số xe trúng đấu giá, tài sản số, vàng miếng | Thuế suất khác nhau theo từng nhóm (5% hoặc 0,1%) |
| Người phụ thuộc | Thu nhập bình quân tháng không vượt quá 3 triệu đồng | Phải rà lại hồ sơ người phụ thuộc đang đăng ký |
| Quỹ hưu trí tự nguyện | Được trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng/người; thu nhập do quỹ chi trả là thu nhập miễn thuế | Có chứng từ đóng góp từ tổ chức quản lý quỹ; mức đóng thấp hơn trừ theo thực đóng |
Khoảng thời gian áp dụng rất dễ bị nhầm: mức giảm trừ gia cảnh mới áp dụng từ 01/01/2026, còn nhiều nội dung chi tiết khác gắn với Luật 109/2025/QH15 và Thông tư 87/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/7/2026.
IV. Phụ cấp ăn uống, lương thực: mức miễn thuế và cách xử lý phần vượt trần
Bản chất của thay đổi này là đặt một mức trần rõ ràng cho khoản ăn giữa ca, ăn trưa. Từ 01/7/2026, khoản này được miễn thuế TNCN đến 1.200.000 đồng/người/tháng. Nếu doanh nghiệp chi cao hơn, phần vượt sẽ đi vào thu nhập chịu thuế.
1. Khoản nào được tính là miễn thuế
- Tiền ăn giữa ca, tiền ăn trưa chi theo chính sách doanh nghiệp.
- Khoản chi gắn với người lao động đang làm việc và được thể hiện trong hồ sơ tiền lương.
- Khoản chi có căn cứ từ hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế chi trả nội bộ.
2. Điểm dễ sai khi tính lương
- Nhiều đơn vị cộng chung tiền ăn và phụ cấp khác vào cùng một dòng, dẫn đến không bóc tách được phần miễn và phần chịu thuế.
- Không lưu quy chế chi trả, khiến bộ hồ sơ lương thiếu căn cứ khi giải trình.
- Áp dụng trần 1.200.000 đồng cho cả tháng nhưng quên kiểm tra cách chi trả thực tế theo ngày công, ca làm hoặc thời gian làm việc.
Ví dụ nhanh: một nhân viên được chi tiền ăn 1.500.000 đồng/tháng. Khi tính thuế, 1.200.000 đồng được xử lý theo diện miễn, còn 300.000 đồng đi vào thu nhập tính thuế, nếu doanh nghiệp không có cơ chế tách riêng thì rất dễ khấu trừ sai ngay từ bảng lương đầu tiên.
V. Miễn thuế cho làm thêm giờ, làm đêm và ngày không nghỉ phép
Nhóm này là một điểm mới rất đáng chú ý vì trực tiếp chạm vào bảng lương sản xuất, kho vận, bán lẻ, dịch vụ và các ngành có ca kíp. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, và tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định pháp luật thuộc nhóm thu nhập được miễn thuế TNCN. Tuy nhiên, quyền miễn chỉ có hiệu lực khi đáp ứng đồng thời các điều kiện hồ sơ sau (Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP):
1. Điều kiện để được miễn thuế
- Có bảng kê riêng phản ánh rõ thời gian làm thêm, làm đêm, ngày không nghỉ phép và khoản tiền đã trả cho từng người lao động, lưu tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Khoản chi cho ngày không nghỉ phép phải phù hợp quy định tại khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động và các luật cán bộ, công chức, viên chức.
- Trường hợp không lập bảng kê riêng, đơn vị chi trả phải chứng minh bằng bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động hoặc tài liệu hợp pháp khác.
- Phần tiền lương vượt mức quy định của pháp luật về lao động vẫn tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
2. Người lao động cần nhìn đúng bản chất khoản chi
- Đây không phải là toàn bộ tiền lương tháng được miễn, mà là phần trả thêm do tính chất thời gian làm việc.
- Khoản này cần được tách riêng trên bảng lương hoặc chứng từ chi trả.
- Doanh nghiệp nên có quy trình xác nhận số giờ làm thêm, ca đêm, ngày nghỉ bù hay không nghỉ phép.
3. Lỗi thường gặp trong thực tế
- Gộp phụ cấp ca đêm vào lương cơ bản rồi tính thuế trên tổng số.
- Chi thưởng thêm cho ca đêm nhưng đặt tên không rõ, khiến cơ quan thuế có thể xem là khoản khác chưa đủ căn cứ miễn.
- Không đồng bộ giữa chấm công, bảng lương và quyết định phân ca.
Điểm cần lưu ý: điều luật không nêu một mức trần riêng cho từng khoản ở nội dung này, vì vậy khi chi trả thực tế, hồ sơ và cách phân loại chứng từ là yếu tố quyết định để tránh nhầm sang thu nhập chịu thuế.
VI. Ngưỡng khấu trừ và cách tính với thu nhập vãng lai
Đối với thu nhập vãng lai, điểm đáng chú ý nhất từ 1/7/2026 là ngưỡng khấu trừ 10% được nâng từ 2 triệu đồng lên 5 triệu đồng/lần chi trả. Quy định cụ thể tại Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP như sau: tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao hoặc các khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng có mức chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% thuế trước khi trả. Với khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần, đơn vị chi trả không bắt buộc phải khấu trừ, chỉ thực hiện khi cá nhân có yêu cầu.
1. Nhóm thu nhập vãng lai phổ biến cần áp dụng
- Hoa hồng cho đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, đại lý bán hàng đa cấp.
- Tiền dịch vụ cho freelancer, cộng tác viên thiết kế, content, lập trình theo từng dự án.
- Thù lao cho người tham gia hội thảo, đào tạo, khảo sát thị trường theo lần.
- Tiền công trả cho người ký hợp đồng dưới 3 tháng (kể cả trường hợp đã chấm dứt hợp đồng nhưng vẫn được trả thu nhập).
2. Yếu tố cần kiểm tra để quyết định mức khấu trừ
- Tính chất khoản chi: nếu là chi trả một lần cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký dưới 3 tháng → áp cơ chế 10%.
- Tần suất chi trả: nếu cá nhân ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên dù chỉ tại một nơi, đơn vị vẫn phải khấu trừ theo biểu lũy tiến 5 bậc.
- Có cam kết hay không: cá nhân đủ điều kiện có thể làm cam kết theo mẫu của cơ quan thuế gửi đơn vị chi trả để tạm thời chưa bị khấu trừ 10% (áp dụng khi ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế).
3. Hồ sơ nên chuẩn bị
- Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác nếu có.
- Bảng kê chi trả theo từng lần phát sinh, có chữ ký của người nhận.
- Chứng từ khấu trừ thuế (theo mẫu của Thông tư 80/2021/TT-BTC và các thông tư sửa đổi) kèm mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập.
- Cam kết 01/CK-TNCN của cá nhân nếu thuộc trường hợp được tạm thời chưa khấu trừ.
Lưu ý kiểm tra: nếu bạn là đơn vị chi trả nhiều khoản thời vụ, nên rà lại cách đặt tên dòng chi trả trên phần mềm lương, vì sai tên khoản chi thường kéo theo sai bản chất thuế.
VII. Bổ sung nhóm thu nhập khác: thêm 5 loại thu nhập mới vào diện tính thuế
Đây là thay đổi rất đáng chú ý vì Luật 109/2025/QH15 đã mở rộng thu nhập khác của cá nhân cư trú thêm 5 nhóm mới:
- Chuyển nhượng tên miền internet quốc gia Việt Nam .vn.
- Chuyển nhượng kết quả giảm phát thải khí nhà kính, tín chỉ các bon.
- Chuyển nhượng biển số xe trúng đấu giá.
- Chuyển nhượng tài sản số.
- Chuyển nhượng vàng miếng.
Thuế suất cũng được tách rõ: ba nhóm đầu tính 5% trên phần thu nhập vượt trên 20 triệu đồng/lần phát sinh; hai nhóm còn lại tính 0,1% trên giá chuyển nhượng.
| Nhóm thu nhập khác | Cách tính thuế | Ghi nhớ thực tế |
|---|---|---|
| Tên miền .vn, tín chỉ carbon, biển số xe trúng đấu giá | 5% trên phần vượt 20 triệu đồng/lần phát sinh | Cần xác định đúng “lần phát sinh”, tránh cộng dồn sai kỳ |
| Tài sản số, vàng miếng | 0,1% trên giá chuyển nhượng | Cần chứng từ giao dịch và xác định giá chuyển nhượng rõ ràng |
Ví dụ minh họa: nếu bạn bán tên miền .vn với giá 80 triệu đồng cho một lần phát sinh, phần tính thuế là 60 triệu đồng, thuế suất 5%, số thuế tương ứng là 3 triệu đồng. Với tài sản số hoặc vàng miếng, cách tính chuyển sang 0,1% trên giá chuyển nhượng, nên cách ghi nhận giá giao dịch là điểm then chốt.
VIII. Giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và các khoản trừ liên quan đến y tế, giáo dục
Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập tính thuế của người lao động có gia đình hoặc đang nuôi người phụ thuộc. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh đã được cập nhật như sau:
| Khoản giảm trừ | Mức mới | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bản thân người nộp thuế | 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) | Áp dụng từ 01/01/2026 |
| Mỗi người phụ thuộc | 6,2 triệu đồng/tháng | Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế |
| Thu nhập bình quân của người phụ thuộc | Không vượt quá 3 triệu đồng/tháng | Rà lại hồ sơ người phụ thuộc đang đăng ký |
1. Cách xác định người phụ thuộc
- Người phụ thuộc phải có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả nguồn thu nhập không vượt quá 3 triệu đồng.
- Hồ sơ đăng ký cần thể hiện đầy đủ quan hệ phụ thuộc và điều kiện thực tế.
- Nếu một người phụ thuộc đang được khai cho hai người nộp thuế cùng lúc, hồ sơ sẽ rất dễ bị vướng khi quyết toán.
2. Khoản chi y tế, giáo dục được giảm trừ
- Khoản chi y tế và giáo dục – đào tạo của người nộp thuế, người phụ thuộc có thể được giảm trừ trước khi tính thuế theo mức do Chính phủ quy định.
- Điều kiện quan trọng là phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Khoản chi này không được chi trả từ nguồn khác.
Lỗi thường gặp: nhiều người giữ hóa đơn nhưng thiếu bằng chứng nguồn tiền thanh toán, hoặc khoản học phí đã được đơn vị khác hỗ trợ một phần. Khi đó, hồ sơ giảm trừ dễ bị yêu cầu giải trình lại.
IX. Đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện: được trừ nhưng phải nằm trong giới hạn
Luật mới tiếp tục ghi nhận khoản đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện là khoản được trừ khỏi thu nhập tính thuế tiền lương, tiền công, nhưng chỉ trong giới hạn do Chính phủ quy định. Hiện hành, mức trừ tối đa là 1 triệu đồng/tháng/người (tương đương 12 triệu đồng/năm) cho cả phần người lao động tự đóng và phần doanh nghiệp đóng hộ – hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 87/2026/TT-BTC và các văn bản kế thừa của Thông tư 111/2013/TT-BTC. Đồng thời, thu nhập do quỹ này chi trả là thu nhập được miễn thuế.
1. Nguyên tắc tính và điều kiện được trừ
- Nếu mức đóng thực tế thấp hơn 1 triệu đồng/tháng → được trừ theo số thực đóng.
- Nếu mức đóng thực tế cao hơn 1 triệu đồng/tháng → chỉ được trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng.
- Quỹ hưu trí tự nguyện phải là quỹ được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoại hoạt động tại Việt Nam.
- Chứng từ để được trừ là bản chụp chứng từ thu tiền của tổ chức bảo hiểm/quỹ hoặc xác nhận của đơn vị trả thu nhập về số tiền đã khấu trừ, đã nộp (trường hợp doanh nghiệp đóng thay).
- Khoản đóng của năm nào được trừ vào thu nhập chịu thuế của năm đó.
2. Ý nghĩa thực tế của quy định này
- Nếu doanh nghiệp có chương trình phúc lợi liên quan đến quỹ hưu trí tự nguyện, cần tách rõ phần đóng góp của người lao động và phần hỗ trợ của doanh nghiệp để tính đúng trần 1 triệu đồng/tháng.
- Khoản trừ này không nằm chung với giảm trừ gia cảnh, nên không nên cộng gộp trong một dòng tính toán.
- Hồ sơ bảo hiểm, chứng từ đóng góp và chính sách nội bộ nên khớp nhau.
3. Điểm dễ nhầm và cách phân biệt
- Quỹ hưu trí tự nguyện khác với bảo hiểm nhân thọ thông thường: chỉ những sản phẩm hưu trí tự nguyện được Bộ Tài chính phê chuẩn triển khai và có chứng từ đóng góp đúng quy định mới được giảm trừ tại mục này.
- Không tính phần đóng vào quỹ hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội (đã được trừ ở khâu bắt buộc) cộng dồn vào mức trần 1 triệu đồng.
- Không theo dõi phần thu nhập phát sinh từ quỹ khi quỹ chi trả cho người lao động, dẫn đến bỏ sót diện miễn thuế.
Gợi ý kiểm tra nhanh: nếu khoản chi có tính chất phúc lợi dài hạn, hãy đối chiếu ngay từ hợp đồng tham gia, mức trích nộp và mục đích chi trả để tránh đưa nhầm vào thu nhập chịu thuế hoặc trừ sai mức.
X. Quy trình khai thuế, thời hạn và hồ sơ cần chuẩn bị
Đây là phần nhiều kế toán và cá nhân lo ngại nhất vì sai thời hạn sẽ phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày và có thể bị phạt vi phạm hành chính. Theo Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 và Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời hạn được tổ chức thành 4 mốc chính:
| Mốc thời hạn | Đối tượng áp dụng | Thời điểm |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh | Cá nhân có thu nhập vãng lai phát sinh một lần | Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ thuế |
| Nộp tờ khai thuế khai theo tháng/quý | Đơn vị chi trả thu nhập khấu trừ thuế hàng tháng/quý | Theo hạn khai thuế tháng/quý của Luật Quản lý thuế |
| Quyết toán thuế năm – Doanh nghiệp/tổ chức trả thu nhập | Tổ chức chi trả quyết toán thay cho cá nhân | Chậm nhất ngày cuối tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch |
| Quyết toán thuế năm – Cá nhân tự quyết toán | Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp kê khai | Chậm nhất ngày cuối tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch |
1. Hồ sơ cần chuẩn bị cho từng nhóm thay đổi
- Phụ cấp ăn uống: hợp đồng lao động/quy chế chi trả/thỏa ước tập thể; bảng lương tách riêng phần miễn và phần vượt trần 1.200.000 đồng/người/tháng.
- Làm thêm/làm đêm/ngày không nghỉ phép: bảng kê riêng từng khoản, bảng chấm công, quyết định phân ca, hợp đồng lao động.
- Thu nhập vãng lai: hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác, bảng kê chi trả theo lần, chứng từ khấu trừ kèm MST cá nhân.
- Người phụ thuộc: hồ sơ theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC gồm bản chụp Giấy khai sinh/Căn cước với con đẻ, sổ hộ khẩu/giấy xác nhận quan hệ gia đình với các trường hợp khác, và các giấy tờ chứng minh điều kiện thu nhập dưới 3 triệu đồng/tháng.
- Y tế/giáo dục: hóa đơn hợp lệ, chứng từ thanh toán và bằng chứng nguồn tiền, kèm chứng từ chứng minh khoản chi không được trợ cấp từ nguồn khác.
- Quỹ hưu trí tự nguyện: chứng từ đóng góp từ tổ chức quản lý quỹ có ghi MST cá nhân, hoặc xác nhận của đơn vị chi trả thu nhập.
2. Mẫu tờ khai cần sử dụng
- Cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế → Mẫu 02/QTT-TNCN (kèm các phụ lục 02-1/BK-QTT, 02-2/BK-QTT).
- Tổ chức/doanh nghiệp chi trả quyết toán thay → Mẫu 05/QTT-TNCN (kèm các phụ lục 05-1/BK-QTT, 05-2/BK-QTT, 05-3/BK-QTT).
- Cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ → Mẫu 01/CK-TNCN ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.
3. Điều khoản chuyển tiếp quan trọng
Theo Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP: đối với các khoản thuế tiền lương, tiền công đã kê khai và nộp theo quy định cũ trong giai đoạn từ 01/01/2026 đến trước 01/7/2026, doanh nghiệp không phải nộp lại tờ khai tháng hoặc quý mà chỉ cần điều chỉnh khi quyết toán thuế TNCN năm 2026. Riêng khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa (mức 1.200.000 đồng/người/tháng) chỉ áp dụng từ 01/7/2026.
Lưu ý đối với doanh nghiệp: mã tờ khai cụ thể và hệ thống biểu mẫu có thể được cập nhật theo từng thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Bạn nên tra cứu tại Cổng thuế điện tử canhan.gdt.gov.vn hoặc liên hệ Chi cục Thuế quản lý để xác nhận mẫu tờ khai hiện hành trước khi nộp.
XI. Rủi ro pháp lý và mức phạt khi áp dụng sai
Phần rủi ro là thứ nhiều người thường bỏ qua, nhưng đây lại là chỗ dễ phát sinh truy thu nhất. Khi áp dụng sai mức miễn, sai biểu thuế hoặc sai hồ sơ người phụ thuộc, hệ quả thường đi theo 3 hướng: truy thu thuế, tiền chậm nộp và xử phạt khai sai. Với đơn vị chi trả, rủi ro còn nằm ở việc bảng lương của cả tháng hoặc cả năm bị kéo sai theo một dòng chi phí.
- Khấu trừ thiếu: người lao động có thể phát sinh nợ thuế khi quyết toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh chứng từ.
- Khấu trừ thừa: làm giảm thu nhập thực nhận, gây khiếu nại nội bộ và tốn thời gian hoàn chỉnh hồ sơ.
- Không tách khoản miễn thuế khỏi khoản chịu thuế: đây là lỗi rất hay gặp ở phụ cấp ăn uống và làm thêm giờ.
- Hồ sơ người phụ thuộc thiếu minh chứng thu nhập dưới 3 triệu đồng/tháng: dễ bị loại khi rà soát.
Cách xử lý an toàn: trước khi chốt kỳ lương đầu tiên áp dụng mốc 1/7/2026, nên chạy thử một kỳ giả lập với 3 nhóm nhân sự: lao động phổ thông, lao động có làm thêm, và lao động có người phụ thuộc. Cách này thường giúp lộ ra sai lệch nhanh hơn nhiều so với chờ đến cuối năm mới đối chiếu.
XII. Checklist hành động trước và sau 1/7/2026
1. Với người lao động
- Rà lại người phụ thuộc đang đăng ký, nhất là trường hợp có thêm thu nhập vãng lai.
- Kiểm tra bảng lương có tách riêng tiền ăn, tiền làm thêm, tiền làm đêm hay không.
- Lưu hóa đơn, chứng từ y tế và giáo dục nếu có khoản muốn xét giảm trừ.
2. Với doanh nghiệp/kế toán
- Cập nhật công thức tính lương theo biểu thuế 5 bậc.
- Rà quy chế tiền ăn giữa ca, tiền ăn trưa để không vượt mức trần miễn thuế theo quy định nếu muốn hưởng miễn thuế cho phần trong ngưỡng.
- Chuẩn hóa tên khoản chi trong phần mềm lương và hồ sơ thanh toán.
- Kiểm tra lại danh mục thu nhập khác mới phát sinh từ tài sản số, vàng miếng, biển số đấu giá, tín chỉ carbon, tên miền .vn.
3. Mẫu tự kiểm nhanh
- Khoản chi này là lương, phụ cấp hay thu nhập miễn thuế?
- Có giới hạn trần hoặc điều kiện chứng từ nào không?
- Đã tách đúng trên bảng lương và quyết toán chưa?
- Người phụ thuộc, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ chuyển tiền đã đủ chưa?
XIII. Tóm tắt Điểm mới về thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 1/7/2026
Từ 1/7/2026, thuế thu nhập cá nhân có nhiều thay đổi quan trọng, nhưng nếu nhìn theo góc thực hành thì có thể nhớ 6 ý lớn: mức giảm trừ gia cảnh mới đã được nâng lên từ 01/01/2026; biểu thuế lũy tiến của thu nhập từ tiền lương, tiền công và kinh doanh chuyển sang 5 bậc; tiền ăn giữa ca, tiền ăn trưa được miễn đến 1.200.000 đồng/người/tháng; tiền làm thêm, làm đêm và ngày không nghỉ phép thuộc nhóm thu nhập miễn thuế; bổ sung 5 nhóm thu nhập khác mới; và hồ sơ người phụ thuộc, y tế, giáo dục, quỹ hưu trí tự nguyện cần được rà kỹ để tránh khấu trừ sai.
Nếu bạn đang làm bảng lương hoặc quyết toán thuế, thời điểm tốt nhất để sửa công thức là trước khi áp dụng kỳ lương đầu tiên sau mốc 1/7/2026. Chỉ cần lệch một dòng chi trả, phần điều chỉnh cuối năm thường sẽ tốn công hơn rất nhiều so với việc chuẩn hóa ngay từ đầu.
Thuận Thiên khuyên bạn: hãy đối chiếu lại chính sách chi trả, hồ sơ người phụ thuộc và cách tách khoản miễn thuế ngay trong tháng đầu áp dụng để giảm tối đa rủi ro truy thu, chậm nộp hoặc phải sửa hồ sơ sau này.
