Doanh nghiệp tự sản xuất sản phẩm mang đi biếu tặng không phải lúc nào cũng hạch toán giống nhau. Nếu biếu tặng cho khách hàng, đối tác bên ngoài và khoản này phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo giá vốn sản xuất, không ghi nhận doanh thu kế toán/TNDN; nhưng khi xuất biếu tặng vẫn cần lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra theo giá bán của hàng cùng loại hoặc tương đương. Ngược lại, nếu biếu tặng cho người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi thì hạch toán theo cơ chế riêng, gồm doanh thu theo giá bán và giá vốn xuất kho tách riêng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Hạch toán chính | Giá tính thuế GTGT | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|---|
| Biếu tặng khách hàng/đối tác bên ngoài, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh | Hạch toán chi phí theo giá vốn, không ghi nhận doanh thu kế toán/TNDN | Giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng | Cần phân biệt: hạch toán giá vốn khác với kê khai GTGT đầu ra theo giá bán. |
| Biếu tặng người lao động/cán bộ công nhân viên từ quỹ khen thưởng, phúc lợi | Hạch toán theo cơ chế riêng: ghi nhận doanh thu theo giá bán và giá vốn xuất kho riêng | Theo giá bán của hàng cùng loại hoặc tương đương | Khoản chi được bù đắp từ quỹ khen thưởng, phúc lợi |
Lưu ý: giá dùng để hạch toán chi phí có thể là giá vốn, nhưng giá dùng để tính thuế GTGT đầu ra lại là giá bán của hàng cùng loại hoặc tương đương.
II. Cách hiểu đúng để tránh hạch toán sai
1. Biếu tặng cho khách hàng, đối tác bên ngoài
Với hàng do doanh nghiệp tự sản xuất mang đi biếu tặng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, bản chất kế toán cần nhìn ở chỗ này: đây là khoản chi phục vụ kinh doanh, nên phần xuất kho được hạch toán theo giá vốn sản xuất. Trường hợp này không ghi nhận doanh thu kế toán/TNDN chỉ vì có xuất hàng biếu tặng.
Khi giao hàng biếu tặng, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn; thời điểm lập là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Thuế GTGT đầu ra được kê khai ngay trong kỳ phát sinh theo giá bán của hàng cùng loại hoặc tương đương.
2. Biếu tặng cho người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi
Trường hợp này không nên áp dụng máy móc như biếu tặng khách hàng. Theo cơ chế kế toán áp dụng cho quỹ khen thưởng, phúc lợi, giao dịch được ghi nhận như giao dịch bán hàng nội bộ phúc lợi, gồm:
- Phần doanh thu theo giá bán;
- Phần giá vốn xuất kho ghi nhận riêng;
- Khoản chi được bù đắp từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Một sai sót thường gặp là áp dụng cùng một cách hạch toán cho mọi trường hợp biếu tặng, dẫn đến sai sổ kế toán lẫn hồ sơ thuế.
III. Thuế GTGT, thuế TNDN và hóa đơn cần xử lý thế nào
1. Giá tính thuế GTGT và thuế GTGT đầu vào
Giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu tặng không phải giá vốn mà là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh. Quy tắc này áp dụng cho cả hàng mua ngoài và hàng do doanh nghiệp tự sản xuất.
Với thuế GTGT đầu vào, nếu việc biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì phần thuế đầu vào liên quan được khấu trừ theo điều kiện áp dụng.
2. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Đối với hàng biếu tặng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí giá vốn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung về chi phí hợp lệ. Cần lưu ý: thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, tặng không thu tiền cũng được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Hồ sơ tối thiểu cần có:
- Chứng từ xuất kho, hóa đơn biếu tặng;
- Hồ sơ thể hiện khoản biếu tặng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Chứng từ hợp pháp liên quan;
- Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp cần đáp ứng.
IV. Các lỗi dễ bị phạt và ví dụ thực tế
Không lập hóa đơn đối với hàng dùng để cho, biếu, tặng có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng, chưa kể các mức phạt cao hơn nếu lập sai thời điểm, chậm kê khai hoặc phát sinh tiền chậm nộp thuế. Nhiều doanh nghiệp nhầm rằng hàng không thu tiền thì không cần hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Công ty sản xuất ấm chén, xuất 100 bộ để biếu tặng; giá vốn 100.000 đồng/bộ, giá bán 150.000 đồng/bộ. Nếu biếu tặng khách hàng/đối tác bên ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT theo giá bán, kê khai thuế GTGT đầu ra theo giá bán đó; còn phần hạch toán chi phí lại theo giá vốn vào chi phí bán hàng hoặc quản lý, đồng thời ghi nhận giá vốn xuất kho riêng. Trường hợp này không ghi nhận doanh thu tính TNDN chỉ vì xuất hàng biếu tặng.
Lưu ý quan trọng
- Không lập hóa đơn hoặc lập sai thời điểm là rủi ro dễ bị xử phạt và truy thu.
- Không kê khai GTGT đầu ra theo giá bán tương đương là điểm dễ bị truy thu.
- Ghi nhận sai chi phí TNDN, nhất là phần thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng không thu tiền.
- Không hạch toán riêng hoặc khấu trừ sai thuế GTGT đầu vào.
Vì vậy, cần tách rõ ngay từ đầu: biếu cho ai, lấy nguồn nào, mục đích gì, hóa đơn lập lúc nào, GTGT tính theo giá nào. Chỉ cần nhầm một mắt xích, sổ kế toán và tờ khai thuế rất dễ lệch nhau.
