Hướng dẫn chi tiết cách phân loại tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung để xác định đóng BHXH bắt buộc từ 01/07/2025 theo Luật BHXH 2024 mới nhất.

Tóm tắt các ý chính

  • Tiền lương đóng BHXH gồm 3 thành phần chính: Mức lương theo công việc/chức danh, các khoản phụ cấp lương cố định, và các khoản bổ sung khác ổn định.
  • Tiêu chí cốt lõi để phân biệt là bản chất cố định, thường xuyên và ổn định của khoản thu nhập, không phụ thuộc vào tên gọi.
  • Có 14 nhóm khoản phúc lợi và hỗ trợ (tiền ăn ca, xăng xe, thưởng,…) không tính đóng BHXH nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.
  • Mức đóng BHXH có mức sàn (không thấp hơn lương tối thiểu vùng) và mức trần (bằng 20 lần mức tham chiếu).
  • Doanh nghiệp và người lao động cần cập nhật hợp đồng lao động và quy chế lương để tuân thủ quy định mới của Luật BHXH 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025.

Từ ngày 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chính thức có hiệu lực, mang đến những thay đổi quan trọng trong cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mức đóng của cả người lao động và doanh nghiệp, cũng như quyền lợi hưởng các chế độ an sinh xã hội sau này.

Hiểu rõ khoản thu nhập nào phải đóng và không phải đóng BHXH là kiến thức thiết yếu. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách phân loại tiền lương, phụ cấp đóng BHXH, phụ cấp và các khoản bổ sung để xác định chính xác mức đóng theo quy định mới nhất.

Cơ sở pháp lý:

I. Cấu trúc tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc

Theo quy định tại Điều 31 Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm ba thành phần chính. Việc xác định dựa vào bản chất thực tế của khoản tiền, không phụ thuộc vào tên gọi mà doanh nghiệp đặt ra.

1. Mức lương theo công việc hoặc chức danh

Đây là khoản tiền lương cơ bản được xác định dựa trên thời gian làm việc (tính theo tháng) của một công việc hoặc vị trí chức danh cụ thể. Mức lương này được xây dựng theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động thiết lập theo Điều 93 của Bộ luật Lao động 2019 và phải được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động.

  • Đối với người hưởng lương theo thời gian: Là mức lương cố định hàng tháng.
  • Đối với người hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán: Mức lương này sẽ được quy đổi thành lương tháng theo thời gian để làm cơ sở xác định mức đóng BHXH. Cách xác định sẽ dựa trên các điều khoản trong hợp đồng lao động.

2. Các khoản phụ cấp lương cố định phải đóng BHXH

Phụ cấp lương là những khoản tiền nhằm bù đắp cho các yếu tố như điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, hoặc để thu hút lao động. Điều kiện tiên quyết để tính đóng BHXH là các khoản phụ cấp này phải có tính chất cố định, thường xuyên, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả đều đặn hàng tháng.

Các khoản phụ cấp lương cố định phổ biến phải đóng BHXH bao gồm:

  • Phụ cấp chức vụ, chức danh: Bù đắp cho vị trí quản lý hoặc chức danh đặc biệt.
  • Phụ cấp trách nhiệm: Bù đắp cho trách nhiệm vật chất hoặc tinh thần cao hơn.
  • Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Dành cho người làm việc trong môi trường khó khăn.
  • Phụ cấp thâm niên công tác hoặc thâm niên nghề: Tăng dần theo số năm gắn bó.
  • Phụ cấp khu vực: Dành cho người làm việc ở vùng có điều kiện khó khăn.
  • Phụ cấp lưu động: Cho người phải di chuyển liên tục.
  • Phụ cấp thu hút: Để thu hút lao động có trình độ cao hoặc làm việc tại các khu kinh tế mới.

3. Các khoản bổ sung khác ổn định phải đóng BHXH

Đây là những khoản tiền ngoài mức lương chính và phụ cấp, nhưng được xác định với mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được chi trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Tương tự phụ cấp, các khoản này cũng không được phụ thuộc vào hiệu suất hay kết quả làm việc.

Việc xác định dựa vào bản chất thực tế của khoản tiền, không phụ thuộc vào tên gọi mà doanh nghiệp đặt ra.
Việc xác định dựa vào bản chất thực tế của khoản tiền, không phụ thuộc vào tên gọi mà doanh nghiệp đặt ra.

II. Tiêu chí phân biệt khoản thu nhập đóng và không đóng BHXH

Tiêu chí quan trọng nhất để phân loại tiền lương đóng BHXH là bản chất của khoản tiền đó – cố định hay biến động. Quy tắc này áp dụng cho tất cả các khoản phụ cấp và bổ sung, không phụ thuộc vào tên gọi.

1. Khoản thu nhập ĐƯỢC tính đóng BHXH (Bản chất cố định, ổn định)

  • Được xác định mức tiền cụ thể, cố định trong hợp đồng lao động.
  • Được trả thường xuyên, đều đặn trong mỗi kỳ trả lương hàng tháng.
  • Không bị ảnh hưởng hoặc phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc hay số ngày công thực tế.
  • Gắn với công việc, chức danh hoặc điều kiện lao động đã thỏa thuận.

2. Khoản thu nhập KHÔNG tính đóng BHXH (Bản chất biến động, không thường xuyên)

  • Các khoản thưởng hiệu suất, thưởng KPI, thưởng sáng kiến – biến động theo kết quả công việc.
  • Phụ cấp chuyên cần bị cắt giảm theo số ngày công (ví dụ: nghỉ 1 ngày bị trừ tiền chuyên cần).
  • Các khoản hỗ trợ không thường xuyên (thưởng cuối năm, sinh nhật, cưới hỏi).
  • Các khoản hỗ trợ chi phí thực tế (ăn ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở) nếu được ghi riêng trong hợp đồng.
  • Các khoản có tính chất bất thường, không được chi trả đều đặn mỗi tháng.

III. Danh sách 14 khoản phụ cấp và bổ sung không tính đóng BHXH

Theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và các công văn liên quan, có 14 khoản phụ cấp và bổ sung không phải đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Đây được xem là các chế độ và phúc lợi khác.

  1. Tiền thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động (thưởng theo kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc).
  2. Tiền thưởng sáng kiến.
  3. Tiền ăn giữa ca: Hỗ trợ bữa ăn cho người lao động.
  4. Hỗ trợ xăng xe: Hỗ trợ chi phí đi lại, di chuyển phục vụ công việc.
  5. Hỗ trợ điện thoại: Hỗ trợ chi phí liên lạc cho công việc.
  6. Hỗ trợ đi lại: Các khoản hỗ trợ chi phí di chuyển khác.
  7. Hỗ trợ nhà ở: Hỗ trợ chi phí thuê nhà, nhà ở cho người lao động.
  8. Hỗ trợ giữ trẻ: Hỗ trợ chi phí chăm sóc con nhỏ cho người lao động.
  9. Hỗ trợ nuôi con nhỏ.
  10. Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết.
  11. Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn.
  12. Tiền thưởng sinh nhật của người lao động.
  13. Trợ cấp cho người lao động gặp khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
  14. Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác được ghi thành mục riêng, không có tính chất thường xuyên, không cố định.

Lưu ý quan trọng: Nếu các khoản này không được ghi riêng mà cộng chung vào mức lương chính, chúng vẫn sẽ phải tính đóng BHXH. Đây là quy tắc doanh nghiệp cần tuyệt đối tuân thủ.

IV. Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH năm 2025

Luật BHXH 2024 quy định rõ ràng mức sàn và mức trần cho tiền lương đóng BHXH bắt buộc.

1. Mức tham chiếu (thay thế mức lương cơ sở)

Mức tham chiếu là mức tiền được Chính phủ quy định để tính mức đóng và hưởng một số chế độ BHXH. Hiện nay, khi chưa bãi bỏ mức lương cơ sở, mức tham chiếu được áp dụng bằng mức lương cơ sở. Theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP, mức lương cơ sở từ 01/07/2024 là 2.340.000 đồng/tháng.

2. Mức sàn (Mức đóng BHXH thấp nhất)

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng, áp dụng cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường. Mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/07/2024 là:

  • Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng
  • Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng
  • Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng
  • Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng

3. Mức trần (Mức đóng BHXH cao nhất)

  • Đối với BHXH và BHYT: Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu. Hiện tại là: 20 x 2.340.000 = 46.800.000 đồng/tháng.
  • Đối với BHTN: Mức trần đóng BHTN cao nhất bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng. Ví dụ tại Vùng I là: 20 x 4.960.000 = 99.200.000 đồng/tháng.

V. Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc năm 2025

Tổng tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc là 32% trên tiền lương tháng đóng BHXH, trong đó:

  • Người lao động đóng (10,5%):
    • Quỹ hưu trí và tử tuất (BHXH): 8%
    • Bảo hiểm y tế (BHYT): 1,5%
    • Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 1%
  • Người sử dụng lao động đóng (21,5%):
    • Quỹ hưu trí và tử tuất (BHXH): 14%
    • Quỹ ốm đau và thai sản (BHXH): 3%
    • Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHXH): 0,5%
    • Bảo hiểm y tế (BHYT): 3%
    • Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 1%

VI. Những thay đổi chính của Luật BHXH 2024 so với Luật BHXH 2014

Luật BHXH 2024 mang đến những cải tiến đáng kể trong cách xác định tiền lương đóng BHXH:

  • Làm rõ bản chất thay vì tên gọi: Tập trung vào bản chất cố định, thường xuyên của khoản thu nhập để ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp “chia nhỏ” lương nhằm trốn đóng BHXH.
  • Mở rộng đối tượng tham gia: Bổ sung các đối tượng bắt buộc tham gia BHXH như chủ hộ kinh doanh, người lao động làm việc không trọn thời gian…
  • Thay mức lương cơ sở bằng mức tham chiếu: Sử dụng khái niệm “mức tham chiếu” để linh hoạt hơn trong điều chỉnh chính sách.

VII. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và người lao động

Để tuân thủ đúng quy định và đảm bảo quyền lợi, bạn cần chú ý các điểm sau:

  • Tránh tình trạng “chia nhỏ” lương: Pháp luật hiện nay tập trung vào bản chất của khoản tiền, không phải tên gọi. Mọi khoản tiền có tính chất cố định, thường xuyên và ổn định đều phải tính vào tiền lương đóng BHXH.
  • Thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động: Tất cả các khoản thu nhập, dù tính hay không tính đóng BHXH, đều phải được ghi rõ ràng, tách bạch thành các mục riêng trong hợp đồng lao động để tránh tranh chấp và làm cơ sở pháp lý vững chắc.
  • Cập nhật hợp đồng và quy chế lương thưởng: Từ 01/07/2025, các doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật lại mẫu hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng để phù hợp với Luật BHXH 2024, đảm bảo các khoản thu nhập được phân loại đúng.
  • Theo dõi các điều chỉnh chính sách: Mức tham chiếu và mức lương tối thiểu vùng có thể được Chính phủ điều chỉnh định kỳ. Doanh nghiệp và người lao động cần thường xuyên cập nhật các văn bản quy định mới để áp dụng kịp thời.

VIII. Tóm tắt Phân loại tiền lương, phụ cấp đóng BHXH 2025: Hướng dẫn chi tiết theo luật mới

Việc hiểu rõ cách phân loại tiền lương đóng BHXH, phụ cấp và các khoản bổ sung là rất quan trọng để tuân thủ đúng quy định của Luật BHXH 2024. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật hợp đồng lao động, xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch và theo dõi các hướng dẫn từ cơ quan nhà nước. Về phía người lao động, việc nắm rõ quy định sẽ giúp bạn tự bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội dài hạn của mình, đặc biệt là các chế độ hưu trí, ốm đau, thai sản được tính trên nền tảng tiền lương đóng BHXH.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không, nếu phụ cấp chuyên cần được chi trả dựa trên số ngày làm việc thực tế hoặc bị cắt giảm khi người lao động nghỉ việc. Khi đó, nó mang tính chất biến động, phụ thuộc vào quá trình làm việc nên không tính vào tiền lương đóng BHXH. Ngược lại, nếu nó là một khoản tiền cố định hàng tháng, không phụ thuộc vào ngày công thì sẽ phải tính đóng BHXH.

Không, các khoản tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại… được xem là chế độ phúc lợi. Nếu chúng được ghi thành một mục riêng trong hợp đồng lao động thì sẽ không phải tính vào tiền lương đóng BHXH bắt buộc.

Có, phụ cấp trách nhiệm là một khoản phụ cấp lương gắn với công việc. Do nó có tính chất cố định, thường xuyên và được trả đều đặn hàng tháng nên phải tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Không, tiền thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động, chẳng hạn như thưởng dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm (lương tháng 13), không phải là khoản thu nhập thường xuyên hàng tháng. Do đó, khoản thưởng này không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH được xác định bằng cách quy đổi về mức lương tính theo thời gian (tháng) dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng lao động.