Hướng dẫn chi tiết các điều kiện khấu trừ thuế GTGT khi doanh nghiệp mua hàng trên sàn TMĐT như Shopee, Alibaba. Cập nhật quy định mới nhất từ 01/07/2025.

Tóm tắt các ý chính

  • 3 điều kiện bắt buộc để khấu trừ thuế GTGT: Có hóa đơn GTGT hợp lệ (hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu), có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (cho hóa đơn từ 5 triệu đồng), và hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT.
  • Quy định mới từ 01/07/2025: Ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống còn 5 triệu đồng.
  • Đối với hàng trong nước (Shopee, Lazada): Cần có hóa đơn điện tử hợp lệ từ người bán.
  • Đối với hàng nhập khẩu (Alibaba, Amazon): Căn cứ khấu trừ là giấy nộp tiền thuế GTGT tại khâu nhập khẩu, không phải hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài.
  • Lưu ý quan trọng: Hóa đơn bán lẻ không được khấu trừ thuế. Mua nhiều lần trong ngày từ một nhà cung cấp có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên vẫn phải chuyển khoản.

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Alibaba để phục vụ hoạt động kinh doanh, việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào là yếu tố quan trọng giúp tối ưu chi phí. Tuy nhiên, không phải giao dịch nào cũng đủ điều kiện, đặc biệt khi các quy định pháp luật có nhiều thay đổi đáng kể từ ngày 01/07/2025.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cho bạn các điều kiện, thủ tục và lưu ý quan trọng để đảm bảo việc khấu trừ thuế GTGT khi mua hàng trên sàn TMĐT được thực hiện đúng luật và hiệu quả.

Cơ sở pháp lý

I. Phân loại mua hàng trên sàn TMĐT và ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT

Để áp dụng đúng quy định, trước hết bạn cần phân biệt rõ hai hình thức mua hàng chính trên các nền tảng TMĐT:

1. Mua hàng từ sàn TMĐT trong nước (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop)

Khi doanh nghiệp mua hàng từ các nhà bán trên sàn TMĐT nội địa, giao dịch này tuân thủ các quy định thông thường về hóa đơn và chứng từ trong nước. Điều kiện tiên quyết là người bán phải xuất hóa đơn GTGT hợp lệ để doanh nghiệp mua có thể thực hiện khấu trừ thuế đầu vào.

2. Mua hàng từ sàn TMĐT nước ngoài (Alibaba, Amazon, eBay)

Giao dịch mua hàng từ các sàn quốc tế được xem là hoạt động nhập khẩu. Do đó, ngoài các chứng từ từ người bán, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hải quan và nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu. Chứng từ nộp thuế tại hải quan chính là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, thay vì hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài.

II. 3 Điều kiện cốt lõi để được khấu trừ thuế GTGT (Cập nhật từ 01/07/2025)

Theo quy định mới nhất tại Luật Thuế GTGT 2024 và các văn bản hướng dẫn, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời cả ba điều kiện sau:

1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu

  • Đối với hàng mua từ sàn trong nước: Bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ (thường là hóa đơn điện tử) do người bán cung cấp. Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin theo quy định (tên, địa chỉ, mã số thuế hai bên; tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất, tiền thuế…) và được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
  • Đối với hàng mua từ sàn nước ngoài (nhập khẩu): Căn cứ để khấu trừ là chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, cụ thể là giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc biên lai thu tiền của cơ quan hải quan, kèm theo tờ khai hải quan đã thông quan. Hóa đơn (Invoice) từ nhà cung cấp nước ngoài chỉ là chứng từ về giá mua.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên

Đây là một thay đổi lớn và quan trọng từ ngày 01/07/2025. Ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt được hạ từ 20 triệu xuống còn 5 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT). Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm:

  • Chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
  • Thanh toán bằng thẻ ngân hàng (ATM, thẻ tín dụng).
  • Thanh toán qua ví điện tử được cấp phép (Momo, ZaloPay, ShopeePay…).
  • Ủy nhiệm chi, lệnh chi, ủy nhiệm thu qua ngân hàng.
  • Bù trừ công nợ giữa giá trị hàng hóa mua vào và bán ra (phải có hợp đồng và biên bản đối chiếu).
  • Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba (phải có hợp đồng bằng văn bản).
  • Các hình thức khác theo quy định như thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu, mua trả góp…

Lưu ý quan trọng: Nếu mua nhiều lần từ cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bạn vẫn phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giá trị này mới được khấu trừ thuế.

3. Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT

Nguyên tắc cơ bản là chi phí đầu vào phải liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu chịu thuế GTGT. Nếu hàng hóa, dịch vụ mua về không phục vụ mục đích này, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế.

  • Trường hợp được khấu trừ: Công ty sản xuất quần áo mua vải từ Alibaba để may sản phẩm bán ra; công ty công nghệ mua máy tính trên Tiki để lập trình viên phát triển phần mềm thương mại.
  • Trường hợp không được khấu trừ: Doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng cho đối tác (không phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh), mua thực phẩm cho nhân viên, hoặc mua tài sản cho các hoạt động phúc lợi, an sinh xã hội.
Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT
Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT

III. Hướng dẫn quy trình khấu trừ thuế GTGT theo từng loại sàn TMĐT

1. Mua hàng từ sàn TMĐT trong nước (Shopee, Lazada, Tiki)

Quy trình khấu trừ thuế khi mua hàng trên các sàn nội địa khá đơn giản, bạn chỉ cần tuân thủ các bước sau:

  1. Yêu cầu hóa đơn GTGT: Liên hệ và yêu cầu người bán xuất hóa đơn điện tử hợp lệ cho đơn hàng.
  2. Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các đơn hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử hoặc thẻ.
  3. Lưu giữ chứng từ: Lưu lại hóa đơn điện tử, chứng từ chuyển khoản và các giấy tờ liên quan (phiếu giao hàng, đơn đặt hàng) để phục vụ cho việc hạch toán và kiểm tra sau này.
  4. Kê khai khấu trừ: Kế toán thực hiện kê khai số thuế GTGT đầu vào trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT hàng tháng hoặc hàng quý.

2. Mua hàng từ sàn TMĐT nước ngoài (Alibaba, Amazon)

Quy trình này phức tạp hơn do liên quan đến thủ tục hải quan và nhập khẩu:

  1. Chuẩn bị chứng từ mua bán: Lưu giữ các chứng từ như Hóa đơn (Invoice), Đơn đặt hàng (Purchase Order) từ nhà cung cấp nước ngoài.
  2. Thực hiện thủ tục hải quan: Khi hàng về đến Việt Nam, doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ logistics phải mở tờ khai hải quan, khai báo chi tiết về hàng hóa.
  3. Nộp các loại thuế tại khâu nhập khẩu: Doanh nghiệp phải nộp các loại thuế sau cho cơ quan hải quan:
    • Thuế nhập khẩu (tùy theo mã HS của hàng hóa).
    • Thuế GTGT hàng nhập khẩu (thường là 10% hoặc 8% theo chính sách giảm thuế).
    • Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
  4. Lấy chứng từ nộp thuế: Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Đây là chứng từ quan trọng nhất để khấu trừ thuế GTGT.
  5. Lưu giữ bộ hồ sơ đầy đủ: Bao gồm tờ khai hải quan, giấy nộp tiền thuế, hóa đơn thương mại, vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), và chứng từ thanh toán quốc tế cho nhà cung cấp.
  6. Kê khai khấu trừ: Kê khai số thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào trên tờ khai 01/GTGT.

IV. Các trường hợp đặc biệt và sai lầm phổ biến cần tránh

1. Các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT

  • Hóa đơn bán lẻ: Hóa đơn bán lẻ (không phải hóa đơn GTGT) từ các cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ không phải là căn cứ để khấu trừ thuế.
  • Hàng hóa nhập khẩu trị giá thấp: Từ ngày 18/02/2025, hàng nhập khẩu dưới 1 triệu đồng không còn được miễn thuế GTGT theo Quyết định 01/2025/QĐ-TTg. Doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và có thể khấu trừ thuế đầu vào với chứng từ nộp thuế hợp lệ.
  • Hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động không chịu thuế: Nếu doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực không chịu thuế GTGT (ví dụ: dịch vụ tài chính, bảo hiểm, giáo dục), toàn bộ thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ mà được tính vào chi phí.
  • Hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường: Thuế GTGT của hàng hóa bị tổn thất (do thiên tai, hỏa hoạn…) và không được cơ quan bảo hiểm bồi thường thì được khấu trừ, với điều kiện có đủ hồ sơ chứng minh.

2. Những sai lầm phổ biến cần tránh

  • Chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt: Cố tình chia nhỏ các giao dịch trong ngày để lách ngưỡng 5 triệu đồng là hành vi có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và truy thu.
  • Không lưu giữ đầy đủ chứng từ: Thiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán hoặc tờ khai hải quan sẽ dẫn đến việc bị loại bỏ chi phí và không được khấu trừ thuế khi thanh tra.
  • Không xác minh thông tin người bán: Mua hàng từ các đơn vị kinh doanh không hợp pháp, không có mã số thuế sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và không được khấu trừ.
  • Khai báo giá trị hải quan thấp hơn thực tế: Đây là hành vi gian lận thuế, nếu bị phát hiện sẽ bị xử phạt nặng và truy thu thuế.

V. Tóm tắt Hướng dẫn khấu trừ thuế GTGT khi mua hàng trên sàn TMĐT cho doanh nghiệp

Việc khấu trừ thuế GTGT khi mua hàng trên sàn TMĐT đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp cần nắm vững 3 điều kiện cốt lõi: hóa đơn hợp lệ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đặc biệt lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng từ 01/07/2025), và hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT.

Đồng thời, cần phân biệt rõ quy trình xử lý giữa hàng mua trong nước và hàng nhập khẩu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó tối ưu hóa chi phí thuế cho doanh nghiệp của mình.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Hóa đơn (Invoice) từ sàn TMĐT nước ngoài chỉ là chứng từ chứng minh giá trị giao dịch. Để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước) do cơ quan hải quan Việt Nam cấp.

Có, nếu bạn muốn khấu trừ thuế GTGT. Theo quy định mới, để được khấu trừ thuế GTGT, mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ (trừ một số trường hợp đặc biệt) đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, dù hóa đơn dưới 5 triệu, bạn vẫn cần thanh toán qua ngân hàng, thẻ hoặc ví điện tử để đủ điều kiện khấu trừ.

Có, nếu đủ điều kiện. Các khoản phí này được xem là dịch vụ mua vào. Nếu chúng phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp và sàn TMĐT xuất hóa đơn GTGT hợp lệ cho các khoản phí này, doanh nghiệp hoàn toàn được khấu trừ thuế GTGT tương ứng.

Không. Theo nguyên tắc, thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi nó phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ kinh doanh các dịch vụ không chịu thuế (như tài chính, bảo hiểm, giáo dục), toàn bộ thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ mà được hạch toán vào chi phí.

Không được khấu trừ. Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng và phải có đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc, bao gồm mã số thuế của bên mua. Nếu thông tin này bị sai, hóa đơn sẽ không được coi là hợp lệ và doanh nghiệp không được khấu trừ thuế. Bạn cần yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.