Trong bối cảnh chuyển đổi số và hiện đại hóa thủ tục hành chính, việc kê khai thuế online đã trở thành xu thế tất yếu. Đặc biệt từ năm 2025, với những thay đổi quan trọng trong chính sách thuế, việc nắm vững quy trình kê khai không chỉ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước kê khai thuế hộ kinh doanh online một cách dễ hiểu và chính xác nhất.
Căn cứ pháp lý:
- Luật số 38/2019/QH14 của Quốc hội: Luật Quản lý thuế
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
- Nghị định số 117/2025/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định quản lý thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số của hộ, cá nhân
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
I. Tổng quan về nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh
1. Các loại thuế hộ kinh doanh phải nộp
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải nộp các loại thuế chính sau:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, dao động từ 1% đến 5% tùy theo ngành nghề kinh doanh.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Mức thuế suất từ 0,5% đến 2% trên doanh thu, phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống được miễn thuế GTGT và TNCN.
- Lệ phí môn bài: Nộp hàng năm dựa trên doanh thu, từ 300.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
2. Những thay đổi quan trọng về chính sách thuế từ năm 2025
Năm 2025 và 2026 đánh dấu nhiều thay đổi lớn trong chính sách quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, bạn cần đặc biệt lưu ý:
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử, và ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Bỏ thuế khoán: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, sẽ chính thức bãi bỏ hoàn toàn chế độ thuế khoán. Tất cả các hộ kinh doanh đều phải chuyển sang phương pháp kê khai, nộp thuế theo doanh thu thực tế phát sinh.
- Miễn lệ phí môn bài: Cũng từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài.
II. Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh online từng bước
1. Chuẩn bị và đăng nhập tài khoản thuế điện tử
Để thực hiện kê khai thuế online, bạn cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Quy trình chuẩn bị như sau:
- Bước 1: Truy cập hệ thống: Vào website chính thức của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn và chọn mục “Cá nhân”. Hệ thống sẽ tự động chuyển bạn đến Cổng dành cho cá nhân tại https://canhan.gdt.gov.vn.
- Bước 2: Đăng ký tài khoản (nếu chưa có): Nếu là lần đầu, bạn chọn “Đăng ký” và điền các thông tin theo yêu cầu. Hệ thống sẽ gửi mã OTP qua số điện thoại đã đăng ký để xác thực.
- Bước 3: Đăng nhập: Nhập Mã số thuế và Mật khẩu (do cơ quan thuế cấp qua tin nhắn SMS khi đăng ký lần đầu). Sau đó nhập mã xác nhận và nhấn “Đăng nhập”.
2. Lựa chọn và điền tờ khai thuế
Sau khi đăng nhập thành công, bạn tiến hành các bước kê khai:
- Bước 1: Chọn loại tờ khai: Vào mục “Kê khai thuế”, chọn mẫu tờ khai 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh (ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Bước 2: Chọn kỳ kê khai: Lựa chọn hình thức kê khai theo tháng hoặc theo quý.
- Kê khai theo tháng: Áp dụng cho hộ kinh doanh có quy mô lớn (doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng).
- Kê khai theo quý: Áp dụng cho các hộ kinh doanh còn lại.
- Bước 3: Điền thông tin tờ khai 01/CNKD: Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc như tên cửa hàng, ngành nghề, địa chỉ kinh doanh. Kê khai doanh thu tính thuế GTGT và TNCN theo từng nhóm ngành nghề tương ứng.
- Bước 4: Kê khai phụ lục 01-2/BK-HĐKD: Nhấn “Thêm phụ lục” và chọn mẫu 01-2/BK-HĐKD (Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ). Tại đây, bạn kê khai chi tiết về vật liệu, dụng cụ, hàng hóa nhập-xuất-tồn và các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh.
3. Nộp tờ khai và hoàn tất nghĩa vụ
- Bước 1: Hoàn thành và nộp tờ khai: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn “Hoàn thành tờ khai”. Kiểm tra lại toàn bộ số liệu một lần nữa rồi nhấn “Nộp tờ khai”.
- Bước 2: Xác thực OTP: Nhập mã kiểm tra (captcha), sau đó nhập mã OTP được gửi về số điện thoại đã đăng ký (mã có hiệu lực trong 3 phút). Nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất việc nộp tờ khai.
- Bước 3: Nộp tiền thuế: Bạn có thể nộp tiền thuế trực tuyến qua ứng dụng eTax Mobile, Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hoặc chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại đã liên kết.
4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
- Đối với kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
III. Những lưu ý quan trọng khi kê khai thuế
1. Tuân thủ chế độ sổ sách kế toán
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, bao gồm:
- Lập và lưu trữ chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
- Ghi sổ kế toán: Phải có các loại sổ sách để theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí, hàng tồn kho…
- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ: Để chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch.
2. Kê khai thuế cho hộ kinh doanh online
Đối với các hộ kinh doanh trên nền tảng số (Shopee, Lazada, Facebook, TikTok…), quy trình kê khai cũng tương tự. Tuy nhiên, cần lưu ý:
- Đăng ký thuế: Nếu chưa có mã số thuế, bạn có thể truy cập Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài hoặc Cổng TMĐT cho hộ kinh doanh (https://canhantmdt.gdt.gov.vn/) và đăng nhập bằng tài khoản VNeID mức 2 để đăng ký.
- Kê khai đầy đủ doanh thu: Phải tổng hợp và kê khai toàn bộ doanh thu từ tất cả các nền tảng kinh doanh.
3. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
- Lỗi thông tin cá nhân: Nhập sai mã số thuế, tên, địa chỉ. Cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nhấn nộp.
- Lỗi kê khai sai doanh thu: Kê khai thiếu hoặc sai doanh thu thực tế. Cần ghi chép, lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ để đối chiếu.
- Lỗi nộp muộn: Quên hạn nộp tờ khai. Hậu quả là có thể bị phạt chậm nộp. Bạn nên đặt lịch nhắc nhở hoặc sử dụng dịch vụ kế toán để đảm bảo nộp đúng hạn.
- Lỗi kỹ thuật: Không chọn được tệp tờ khai, sai mã pin chữ ký số… Cần kiểm tra lại trình duyệt, phần mềm hỗ trợ hoặc liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn.
IV. Tóm tắt hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh online
Việc nắm vững quy trình kê khai thuế online không chỉ giúp các hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh trong thời đại số hóa. Với những thay đổi liên tục của chính sách thuế, đặc biệt là việc bãi bỏ thuế khoán từ năm 2026, các hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật thông tin để thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
