Khi kinh doanh, hàng bán trả lại hoặc hàng bảo hành là những tình huống phổ biến mà doanh nghiệp cần xử lý cẩn thận. Vấn đề lập hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) trong các trường hợp này thường gây khó khăn vì quy định khá phức tạp.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn về nguyên tắc lập chứng từ, xuất hóa đơn cho hàng đổi trả và bảo hành, cũng như cách kê khai thuế theo quy định pháp luật Việt Nam mới nhất.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ
- Luật số 19/2023/QH15 của Quốc hội: Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019,
I. Phân biệt hàng đổi trả và bảo hành sản phẩm
Để xử lý đúng nghiệp vụ, trước hết bạn cần phân biệt rõ hai khái niệm hàng đổi trả và bảo hành.
1. Hàng bán trả lại (hàng đổi trả)
Hàng bán trả lại là những sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán cho khách hàng, đã xuất hóa đơn, nhưng sau đó khách hàng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng kém, sai chủng loại… nên đem trả lại toàn bộ hoặc một phần cho người bán. Nghiệp vụ này dẫn đến việc giảm trừ doanh thu trong kỳ kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Bảo hành sản phẩm
Bảo hành sản phẩm là cam kết của bên bán hàng về việc sửa chữa, khắc phục lỗi hoặc thay thế linh kiện cho sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định, được ghi rõ trong phiếu bảo hành. Bảo hành là một dịch vụ hậu mãi, có thể thực hiện theo thỏa thuận hoặc theo quy định bắt buộc của pháp luật. Theo Luật Bảo vệ Quyền Lợi Người Tiêu Dùng 2023 (hiệu lực từ 01/7/2024), người bán phải chịu trách nhiệm bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa, linh kiện đã bán.
3. Các hình thức thực hiện bảo hành
- Sửa chữa, thay thế linh kiện: Áp dụng khi sản phẩm bị lỗi nhỏ, doanh nghiệp chỉ cần sửa chữa hoặc thay thế các bộ phận hỏng. Trường hợp này không cần lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho, phiếu bảo hành.
- Đổi hàng nguyên chiếc: Áp dụng khi sản phẩm bị lỗi nặng không thể sửa chữa. Người bán đổi một sản phẩm mới hoàn toàn cho khách hàng. Trường hợp này được xử lý tương tự như hàng bán trả lại, tức là phải lập hóa đơn trả hàng và xuất hóa đơn mới cho sản phẩm thay thế.
II. Nguyên tắc lập hóa đơn cho hàng đổi trả (hàng bán bị trả lại)
1. Quy định chung về lập hóa đơn khi trả lại hàng
Theo Khoản 1, Điều 4 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hoàn trả hàng hóa. Điều này khẳng định việc trả lại hàng là một giao dịch bắt buộc phải có hóa đơn.
Điểm mới quan trọng từ ngày 01/06/2025, theo quy định sửa đổi tại Nghị Định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn được quy định như sau:
- Trả lại một phần hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Trả lại toàn bộ hàng hóa: Người bán lập hóa đơn thay thế.
Thêm vào đó, Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/06/2025) cho phép hóa đơn điều chỉnh được ghi giá trị âm (ví dụ: số lượng -2, thành tiền -10.000.000) để thể hiện rõ ràng việc giảm trừ.
2. Bên nào có trách nhiệm lập hóa đơn?
Thông thường, bên bán là người lập hóa đơn trả lại hàng. Tuy nhiên, Nghị Định 70/2025/NĐ-CP mở ra một ngoại lệ:
- Các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về việc bên mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
- Điều này chỉ áp dụng nếu bên mua là doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với người mua là cá nhân không có hóa đơn: Khi trả lại hàng, hai bên phải lập biên bản ghi nhận việc trả lại hàng, ghi rõ loại hàng, số lượng, giá trị, lý do trả hàng và thông tin hóa đơn gốc. Dựa vào biên bản này, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thu hồi lại hóa đơn gốc (nếu có thể).
3. Cách lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Dù là hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, người bán đều phải có biên bản thỏa thuận trả hàng hoặc các tài liệu chứng minh khác. Trên hóa đơn cần ghi rõ:
- Dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ lý do trả hàng (không đúng quy cách, chất lượng kém…).
- Số lượng, thành tiền, tiền thuế GTGT giảm (được phép ghi số âm từ 01/06/2025).
4. Xử lý trường hợp đổi hàng có giá trị khác nhau
Khi khách hàng đổi lấy sản phẩm khác có giá trị chênh lệch, quy trình xử lý như sau:
- Bước 1: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế để ghi nhận việc trả lại sản phẩm cũ.
- Bước 2: Bên bán lập một hóa đơn bán hàng mới cho sản phẩm mới.
- Bước 3: Xử lý phần chênh lệch: Nếu hàng mới có giá trị cao hơn, khách hàng thanh toán thêm. Nếu thấp hơn, bên bán hoàn lại tiền cho khách.
III. Nguyên tắc lập chứng từ cho hàng bảo hành
1. Bảo hành sửa chữa, thay thế linh kiện (không thu tiền)
Khi thực hiện bảo hành miễn phí bằng cách sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn. Thay vào đó, cần sử dụng các chứng từ nội bộ sau để hạch toán chi phí:
- Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế.
- Phiếu bảo hành hoặc biên bản bảo hành ghi rõ thông tin sản phẩm, lỗi, nội dung sửa chữa.
- Biên bản giao nhận sản phẩm bảo hành có ký nhận của hai bên.
Các chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
2. Bảo hành đổi hàng nguyên chiếc
Khi bảo hành bằng cách đổi sản phẩm mới, nghiệp vụ này được xem như hàng bán trả lại. Do đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn như sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Ghi nhận việc khách hàng trả lại sản phẩm bị lỗi.
- Lập hóa đơn bán hàng mới: Xuất cho sản phẩm mới thay thế. Trên hóa đơn có thể ghi chú “Hàng đổi bảo hành, không thu tiền” hoặc ghi giá trị bằng 0 nếu không phát sinh chênh lệch.
3. Dịch vụ bảo hành có thu phí
Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành có thu tiền (ví dụ: sửa chữa ngoài thời hạn bảo hành miễn phí), thì phải lập hóa đơn dịch vụ như bình thường, ghi nhận doanh thu và kê khai thuế GTGT đầu ra theo quy định (thường là 10%).
IV. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT cho hàng đổi trả và bảo hành
1. Nguyên tắc kê khai thuế GTGT đối với hàng trả lại
Khi phát sinh hàng bán trả lại, cả bên bán và bên mua đều phải kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT để phản ánh đúng thực tế giao dịch:
- Bên bán: Kê khai điều chỉnh giảm doanh thu bán ra và thuế GTGT đầu ra tương ứng.
- Bên mua: Kê khai điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa mua vào và thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
2. Kỳ kê khai hóa đơn hàng trả lại (quy định mới từ 01/06/2025)
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm kê khai hóa đơn điều chỉnh do trả lại hàng được quy định thống nhất như sau:
- Bên bán: Kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn đó (tức là kỳ lập hóa đơn trả lại, không phải kỳ bán hàng gốc).
- Bên mua: Kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh/thay thế từ bên bán.
Đây là một lưu ý quan trọng mà Thuận Thiên muốn nhấn mạnh để các bạn kế toán tránh sai sót.
3. Cách kê khai trên tờ khai 01/GTGT
Cả bên bán và bên mua đều kê khai số liệu điều chỉnh (ghi âm) trên các chỉ tiêu tương ứng của tờ khai 01/GTGT:
- Đối với bên bán: Ghi số âm vào chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT đầu ra của nhóm thuế suất tương ứng (ví dụ: chỉ tiêu [32] và [33] cho thuế suất 10%).
- Đối với bên mua: Ghi số âm vào chỉ tiêu giá trị và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (ví dụ: chỉ tiêu [23], [24], [25]).
4. Kê khai thuế GTGT đối với dịch vụ bảo hành
- Bảo hành miễn phí: Vì không phát sinh doanh thu và không lập hóa đơn nên không phải kê khai thuế GTGT.
- Bảo hành có thu phí: Kê khai doanh thu và thuế GTGT đầu ra trên tờ khai như một giao dịch bán dịch vụ thông thường.
5. Xử lý khi phát hiện kê khai sai
Nếu doanh nghiệp phát hiện kê khai thiếu hoặc sai sót liên quan đến hóa đơn trả lại, cần phải lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) cho kỳ tính thuế có sai sót. Doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp (nếu điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp) hoặc được bù trừ vào các kỳ sau (nếu điều chỉnh làm giảm số thuế phải nộp).
V. Quản lý chứng từ và các lỗi thường gặp
1. Yêu cầu về quản lý và lưu giữ chứng từ
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bộ chứng từ cho giao dịch hàng trả lại và bảo hành, bao gồm:
- Hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Biên bản thỏa thuận trả hàng, biên bản bảo hành, biên bản giao nhận.
- Phiếu xuất kho, nhập kho hàng trả lại.
- Chứng từ thanh toán hoặc hoàn tiền (nếu có).
Thời gian lưu giữ tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán và 5 năm đối với hồ sơ thuế.
2. Những lỗi phổ biến cần tránh khi lập hóa đơn
- Không ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…”: Khiến hóa đơn mất tính liên kết với hóa đơn gốc.
- Không lập biên bản thỏa thuận trả hàng: Thiếu cơ sở pháp lý chứng minh cho việc lập hóa đơn điều chỉnh.
- Ghi sai thông tin trên hóa đơn: Sai số hóa đơn gốc, sai giá trị điều chỉnh, sai thuế suất.
3. Những lỗi phổ biến cần tránh khi kê khai thuế
- Kê khai sai kỳ: Kê khai hóa đơn trả lại vào kỳ của hóa đơn gốc thay vì kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Kê khai sót hóa đơn trả lại: Bỏ quên không kê khai điều chỉnh giảm, dẫn đến nộp thừa thuế.
- Bên mua không kê khai giảm thuế đầu vào: Làm mất quyền lợi và khai sai số thuế được khấu trừ.
VI. Tóm tắt Hóa đơn cho hàng đổi trả và bảo hành
Việc lập hóa đơn cho hàng đổi trả và bảo hành là một nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nắm vững nguyên tắc không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế, tránh rủi ro bị xử phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong quản lý tài chính và xây dựng niềm tin với khách hàng.
Bằng cách phân biệt rõ ràng giữa đổi trả và bảo hành, áp dụng đúng quy trình lập chứng từ, và cập nhật các quy định mới nhất từ năm 2025, doanh nghiệp của bạn sẽ xử lý các tình huống này một cách hiệu quả và chính xác.
