Checklist chuyển đổi hóa đơn điện tử toàn diện 2025, hướng dẫn doanh nghiệp các bước chuẩn bị, đăng ký, triển khai và tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất.

Tóm tắt các ý chính

  • Bắt buộc chuyển đổi: Tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.
  • Cập nhật pháp lý 2025: Từ 01/06/2025, không hủy hóa đơn sai mà phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế; mở rộng đối tượng dùng hóa đơn từ máy tính tiền.
  • 7 Giai đoạn triển khai: Quá trình chuyển đổi gồm các bước: Chuẩn bị -> Chọn nhà cung cấp & chữ ký số -> Đăng ký với cơ quan thuế -> Cài đặt & thử nghiệm -> Vận hành chính thức.
  • Chi phí và lợi ích: Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy, tối ưu 75% thời gian xử lý và nâng cao bảo mật. Chi phí đầu tư ban đầu sẽ được thu hồi trong 6-12 tháng.
  • Hóa đơn từ máy tính tiền: Dành cho ngành bán lẻ, nhà hàng, khách sạn… không cần chữ ký số nhưng phải kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt với các quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích về tài chính, vận hành và quản lý.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn một checklist triển khai toàn diện và chi tiết nhất để quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Cơ sở pháp lý

I. Tầm quan trọng và lợi ích của việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Đây là một phần trong chiến lược chuyển đổi số của Chính phủ nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế, tăng tính minh bạch trong giao dịch thương mại và mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

1. Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả

  • Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy nhờ loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản. Theo tính toán, một doanh nghiệp sử dụng 10.000 hóa đơn/năm có thể tiết kiệm khoảng 16,2 triệu đồng mỗi năm.
  • Tối ưu hóa thời gian: Quy trình phát hành hóa đơn được tự động hóa hoàn toàn, giúp nhân viên kế toán tiết kiệm được 75% thời gian xử lý, giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ giao dịch.

2. Tăng tính chính xác và minh bạch

  • Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu các sai sót thường gặp khi viết tay như sai tên người mua, địa chỉ, mã số thuế hay đơn giá.
  • Tăng tính minh bạch: Hệ thống tự động hóa đảm bảo tính nhất quán trong việc lập và quản lý hóa đơn, giúp các giao dịch thương mại trở nên minh bạch hơn trước cơ quan thuế và đối tác.

3. Nâng cao tính bảo mật và an toàn thông tin

  • Bảo mật cao: Dữ liệu hóa đơn điện tử được mã hóa và ký bằng chữ ký số, đảm bảo tính toàn vẹn, chống làm giả và giảm thiểu rủi ro thất lạc, cháy hỏng.
  • An toàn dữ liệu: Việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây và các biện pháp bảo mật hiện đại giúp ngăn chặn virus xâm nhập và bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp một cách an toàn.
Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật Việt Nam
Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật Việt Nam

II. Cập nhật pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử từ 01/06/2025

Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC mang đến nhiều thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ đúng quy định.

1. Bỏ quy định hủy hóa đơn sai

Từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn. Thay vào đó, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Cần có văn bản thỏa thuận với người mua (nếu người mua là doanh nghiệp) trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

2. Mở rộng đối tượng dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế bao gồm:

  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
  • Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải, vui chơi giải trí…

3. Không bắt buộc chữ ký số cho hóa đơn từ máy tính tiền

Một điểm mới đáng chú ý là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng và chi phí cho các hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ.

III. Điều kiện cần thiết để triển khai hóa đơn điện tử

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện bắt buộc sau:

  1. Hạ tầng công nghệ thông tin: Phải có thiết bị điện tử (máy tính, laptop), kết nối internet ổn định và giải pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng truy xuất trong tối thiểu 10 năm theo quy định.
  2. Phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế cấp phép, có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán để đồng bộ dữ liệu.
  3. Chữ ký số hợp pháp: Phải có chữ ký số (USB Token, HSM, từ xa…) còn hiệu lực tại thời điểm lập hóa đơn, được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số hợp pháp.
  4. Đăng ký với cơ quan thuế: Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và phải được cơ quan thuế chấp thuận.
  5. Tuân thủ định dạng và phương thức truyền dữ liệu: Sử dụng định dạng hóa đơn XML theo chuẩn của cơ quan thuế và thực hiện truyền dữ liệu qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc kết nối trực tiếp.

IV. Checklist triển khai chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết

1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch (7-14 ngày)

  • Đánh giá hiện trạng và lập kế hoạch: Rà soát quy trình phát hành hóa đơn hiện tại, thống kê số lượng hóa đơn, đánh giá nguồn lực tài chính, nhân sự và xác định thời gian triển khai phù hợp.
  • Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật: Đầu tư hoặc nâng cấp thiết bị máy tính, đường truyền internet. Thiết lập hệ thống lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu để phòng ngừa sự cố.
  • Đào tạo nhân sự: Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên kế toán, bán hàng về quy trình lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử và cách xử lý các tình huống phát sinh.

2. Giai đoạn 2: Lựa chọn nhà cung cấp và đăng ký chữ ký số

  • Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ: Nên ưu tiên các nhà cung cấp uy tín trong danh sách được Tổng cục Thuế chứng thực (như MISA, FPT, Viettel, VNPT, MobiFone), có dịch vụ hỗ trợ 24/7 và khả năng tích hợp tốt với phần mềm kế toán hiện có.
  • Đăng ký chữ ký số: Lựa chọn loại chữ ký số phù hợp với quy mô doanh nghiệp (USB Token, HSM, Smart Card, chữ ký số từ xa). Liên hệ nhà cung cấp chứng thư số, chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất thủ tục để được cấp chữ ký số.

3. Giai đoạn 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (2-3 ngày làm việc)

  • Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
  • Thực hiện đăng ký: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc thông qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận trong vòng 1-2 ngày làm việc.

4. Giai đoạn 4: Cài đặt, cấu hình và thử nghiệm (3-5 ngày)

  • Triển khai phần mềm: Cài đặt, cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử, tích hợp với hệ thống kế toán, tạo mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Kiểm tra và thử nghiệm: Lập hóa đơn mẫu, ký số, kiểm tra kết nối và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Thử nghiệm các tính năng và đối soát dữ liệu để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác.

5. Giai đoạn 5: Chính thức vận hành và xử lý hóa đơn giấy

  • Chuyển đổi hoàn toàn: Sau khi hệ thống vận hành ổn định, doanh nghiệp chính thức ngừng sử dụng hóa đơn giấy và bắt đầu dùng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch.
  • Tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng: Lập Hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê và Biên bản hủy hóa đơn giấy còn tồn theo đúng quy định, sau đó gửi thông báo kết quả tiêu hủy cho cơ quan thuế.
7 Giai đoạn triển khai Quá trình chuyển đổi gồm các bước Chuẩn bị - Chọn nhà cung cấp & chữ ký số - Đăng ký với cơ quan thuế - Cài đặt & thử nghiệm - Vận hành chính thức.
7 Giai đoạn triển khai Quá trình chuyển đổi gồm các bước Chuẩn bị – Chọn nhà cung cấp & chữ ký số – Đăng ký với cơ quan thuế – Cài đặt & thử nghiệm – Vận hành chính thức.

V. Những lưu ý quan trọng khi vận hành và tuân thủ

1. Xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định mới

Như đã đề cập, từ 01/06/2025, doanh nghiệp không hủy hóa đơn sai mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với người mua và tuân thủ đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.

2. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là hình thức đặc biệt, áp dụng cho các doanh nghiệp bán lẻ, có những đặc điểm riêng mà Thuận Thiên lưu ý bạn:

  • Không cần chữ ký số của người bán.
  • Tự động khởi tạo khi có giao dịch bán hàng và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế theo thời gian thực.
  • Phải có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất.

3. Lưu trữ, bảo quản và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

  • Lưu trữ và bảo quản: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật và đầy đủ trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp cần có phương án sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả.
  • Chuyển đổi sang giấy: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang giấy một lần để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc khi có yêu cầu của cơ quan chức năng. Hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, không có hiệu lực giao dịch.

VI. Chi phí triển khai và xu hướng tương lai

1. Chi phí triển khai và vận hành

  • Chi phí ban đầu: Bao gồm chi phí đầu tư hạ tầng (5-20 triệu đồng), chi phí mua chữ ký số (500.000 – 2.000.000 đồng/năm), và chi phí phần mềm hóa đơn điện tử (từ 300 đồng/hóa đơn).
  • Chi phí vận hành: Bao gồm phí duy trì dịch vụ, internet và bảo trì hệ thống hàng tháng. Dù có chi phí ban đầu, doanh nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh chóng trong 6-12 tháng nhờ các khoản tiết kiệm được.

2. Xu hướng phát triển và tương lai

  • Chuyển đổi số toàn diện: Hóa đơn điện tử là bước đệm để doanh nghiệp tích hợp sâu hơn với các hệ thống quản trị khác như ERP, CRM, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tổng thể.
  • Ứng dụng công nghệ mới: Các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning) đang được ứng dụng để phân tích dữ liệu hóa đơn, giúp cơ quan thuế chống gian lận và giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh.

VII. Tóm tắt checklist triển khai quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh. Bằng cách tuân thủ checklist chi tiết và các quy định pháp lý mới nhất, doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình chuyển đổi một cách hệ thống, đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa vận hành trong kỷ nguyên số.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có, theo quy định hiện hành, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Một số trường hợp đặc biệt như hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng quy định có thể có lộ trình áp dụng riêng, nhưng xu hướng chung là bắt buộc 100%.

Thông thường, toàn bộ quá trình chuyển đổi mất từ 2-4 tuần, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị và lựa chọn nhà cung cấp (7-14 ngày), đăng ký với cơ quan thuế (2-3 ngày), cài đặt và thử nghiệm (3-5 ngày).

Hóa đơn điện tử được bảo mật bằng chữ ký số và mã hóa dữ liệu nên rất khó bị giả mạo, an toàn hơn nhiều so với hóa đơn giấy. Người mua và cơ quan chức năng có thể dễ dàng tra cứu, xác thực tính hợp pháp của hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm và các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một lần để phục vụ yêu cầu nghiệp vụ hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải có ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và chỉ có giá trị lưu trữ, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán.