Khi bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để khắc phục và hoàn thiện hồ sơ theo quy định mới nhất.
I. Yêu cầu văn bản từ chối và xác định lý do
Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối. Doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu văn bản này để xác định chính xác các lỗi sai hoặc nội dung cần bổ sung, làm cơ sở để chỉnh sửa hồ sơ.
II. Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ
Dựa trên thông báo từ chối, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh.
1. Bổ sung giấy tờ còn thiếu
- Thông báo thành lập chi nhánh theo mẫu quy định.
- Bản sao hợp lệ quyết định và biên bản họp về việc thành lập chi nhánh. Tùy loại hình doanh nghiệp, cơ quan ban hành là:
- Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh).
- Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở chi nhánh (ví dụ: hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).
2. Sửa đổi nội dung không phù hợp
- Kiểm tra và điều chỉnh lại tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở nếu không đúng quy định.
- Đảm bảo ngành, nghề kinh doanh đăng ký cho chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ.
3. Lưu ý về giấy tờ của người đứng đầu chi nhánh
Nếu trong hồ sơ có kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đó (CCCD, CMND, Hộ chiếu).
III. Nộp lại hồ sơ đã chỉnh sửa
Sau khi khắc phục toàn bộ các lỗi, doanh nghiệp tiến hành nộp lại hồ sơ.
1. Cơ quan tiếp nhận
- Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt chi nhánh (thay cho Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây).
- Trường hợp đặc biệt, nếu chi nhánh đặt trong khu công nghệ cao, hồ sơ được nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao.
2. Phương thức nộp
- Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sử dụng các biểu mẫu điện tử theo quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
3. Thời gian xử lý
Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
IV. Khiếu nại nếu không đồng ý với quyết định
Trường hợp doanh nghiệp cho rằng quyết định từ chối của cơ quan đăng ký kinh doanh là trái pháp luật, doanh nghiệp có quyền khiếu nại đến chính cơ quan đã ra quyết định hoặc khiếu nại lên cơ quan quản lý nhà nước cấp trên theo quy định của Luật Khiếu nại.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A nộp hồ sơ đăng ký chi nhánh tại Sở Tài chính TP.HCM nhưng bị từ chối do thiếu quyết định bổ nhiệm người đứng đầu. Sau khi bổ sung văn bản này, doanh nghiệp nộp lại hồ sơ trực tuyến và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh sau 3 ngày làm việc.
Lưu ý quan trọng
- Ủy quyền thực hiện thủ tục: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện thủ tục. Văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Chi nhánh có yếu tố nước ngoài: Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập chi nhánh mà không nhất thiết phải có dự án đầu tư riêng.
- Mã số thuế: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính.
