Khi đăng ký chi nhánh ở tỉnh khác, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ gồm giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định thành lập, biên bản họp tương ứng với loại hình doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh, trừ trường hợp đã kê khai số định danh cá nhân và dữ liệu đã được kết nối, xác thực. Thiếu một trong các giấy tờ này, hồ sơ sẽ bị trả lại.
I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ và thời hạn
| Nội dung | Thông tin cần biết |
|---|---|
| Nơi nộp hồ sơ | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh |
| Thời hạn nộp hồ sơ | Trong 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ra quyết định thành lập chi nhánh |
| Thời hạn giải quyết | Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
| Mẫu biểu | Mẫu số 17 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC |
| Phương thức nộp | Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; ngoài ra có thể nộp trực tiếp hoặc bưu chính nếu được tiếp nhận |
Mốc thời gian cần nhớ: nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập chi nhánh; hồ sơ hợp lệ thường được xử lý trong 03 ngày làm việc.
II. Hồ sơ đăng ký chi nhánh ở tỉnh khác
1. Bộ hồ sơ cơ bản
- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh theo Mẫu số 17 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
- Bản sao quyết định thành lập chi nhánh.
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, trừ trường hợp loại hình doanh nghiệp chỉ cần quyết định của chủ sở hữu hoặc chủ doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.
Cần kiểm tra kỹ tài liệu về người đứng đầu chi nhánh và biên bản họp, đảm bảo đúng chủ thể ký.
2. Trường hợp được lược giấy tờ của người đứng đầu chi nhánh
Nếu doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh và thông tin đã được kết nối, xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hồ sơ không kèm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.
3. Hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp
| Loại hình doanh nghiệp | Tài liệu về quyết định thành lập chi nhánh |
|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên | Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên |
| Công ty hợp danh | Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên |
| Công ty cổ phần | Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị |
| Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên | Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty |
| Doanh nghiệp tư nhân | Quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân |
Nếu doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù như doanh nghiệp xã hội, chứng khoán hoặc có yêu cầu riêng từ pháp luật chuyên ngành, hồ sơ cần thêm tài liệu, chấp thuận hoặc cam kết tương ứng.
III. Trình tự thực hiện
- Doanh nghiệp ban hành quyết định thành lập chi nhánh và chuẩn bị đủ hồ sơ theo loại hình.
- Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, trong 03 ngày làm việc doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Phương thức nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được ưu tiên. Doanh nghiệp cần nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập, không nên chờ hoàn tất nội bộ rồi mới nộp.
Lưu ý quan trọng
- Mẫu áp dụng cho chi nhánh trong nước là Mẫu số 17.
- Mẫu số 18 là thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, không phải mẫu dùng cho trường hợp này.
- Chi nhánh không có vốn điều lệ riêng.
- Việc chậm nộp hồ sơ trong thời hạn luật định có thể phát sinh rủi ro xử phạt vi phạm hành chính.
IV. Việc cần làm sau khi được cấp đăng ký hoạt động chi nhánh
- Kê khai, đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế theo mô hình hạch toán, phụ thuộc áp dụng.
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động tại chi nhánh nếu có sử dụng lao động thuộc diện tham gia.
- Khắc và sử dụng con dấu của chi nhánh nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Sau khi có giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và lao động. Khi soát lại hồ sơ trước khi nộp, cần kiểm tra 3 điểm: đúng mẫu, đúng chủ thể ký, đúng loại biên bản họp.
