Nếu hợp đồng ký VAT 10%, mà thực tế là 8% thì chỉnh sửa hợp đồng thế nào?

Nếu hợp đồng đã ghi VAT 10% nhưng tại thời điểm tính thuế, hàng hóa, dịch vụ thực tế thuộc diện áp dụng 8%, thì không cần sửa lại toàn bộ hợp đồng gốc. Cách làm gọn và an toàn hơn là lập phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận bổ sung để điều chỉnh thuế suất, tiền thuế và tổng giá thanh toán; đồng thời xử lý hóa đơn theo mức 8%. Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng hợp đồng ghi 10% thì hóa đơn phải xuất 10%, nhưng thực tế cơ quan thuế kiểm tra thời điểm tính thuế và đối tượng được giảm.

I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý

Chốt lại: hợp đồng ghi 10% không làm mất quyền áp dụng 8% nếu hàng hóa, dịch vụ đúng đối tượng được giảm và đúng thời điểm áp dụng chính sách.

II. Cách sửa hợp đồng để tránh vướng khi thanh toán

Nên ưu tiên phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận bổ sung thay vì viết lại hợp đồng từ đầu. Cách này giúp hồ sơ liền mạch, dễ đối chiếu công nợ và hạn chế tranh chấp khi bên mua kiểm tra chứng từ thanh toán.

1. Nội dung nên có trong phụ lục hợp đồng

• Thông tin các bên, số và ngày của hợp đồng gốc
• Căn cứ điều chỉnh: chính sách giảm thuế GTGT theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP
• Điều khoản sửa đổi: thuế suất GTGT từ 10% xuống 8% đối với phần hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện giảm thuế
• Giá trị trước thuế có giữ nguyên hay không
• Số tiền thuế GTGT mới theo mức 8%
• Tổng giá trị thanh toán mới sau điều chỉnh
• Thời điểm áp dụng điều chỉnh
• Cam kết các điều khoản khác của hợp đồng gốc vẫn giữ nguyên

Ví dụ thực tế

Hợp đồng ghi giá trước thuế là 100 triệu đồng, VAT 10% là 10 triệu đồng, tổng thanh toán 110 triệu đồng. Nếu phần công việc thực tế thuộc diện giảm thuế, phụ lục có thể điều chỉnh VAT còn 8 triệu đồng, tổng thanh toán còn 108 triệu đồng. Nhiều doanh nghiệp chỉ sửa hóa đơn mà quên điều chỉnh điều khoản thanh toán trong hợp đồng, dẫn đến sai sót.

Lưu ý quan trọng

Không có mẫu thống nhất bắt buộc từ cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, phần này dễ bị bỏ qua ở các hợp đồng đã ghi giá trọn gói có bao gồm VAT, vì nếu không tách lại tiền thuế và tổng tiền sau điều chỉnh thì rất dễ phát sinh tranh cãi giữa hai bên.

2. Khi nào không nên điều chỉnh toàn bộ hợp đồng

Nếu là hợp đồng trọn gói, hợp đồng xây dựng, gói thầu hoặc hợp đồng kéo dài nhiều giai đoạn, thì chỉ phần hàng hóa, dịch vụ thực tế phát sinh trong thời điểm được giảm thuế mới nên điều chỉnh. Một số doanh nghiệp sửa luôn toàn bộ hợp đồng từ 10% xuống 8%, trong khi chỉ một phần khối lượng được hưởng chính sách giảm thuế.

III. Đã xuất hóa đơn 10% rồi thì xử lý thế nào?

1. Trình tự xử lý hóa đơn điện tử

1. Người bán và người mua lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót về thuế suất
2. Chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế
3. Nếu điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch 2% thuế GTGT và có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
4. Nếu thuộc trường hợp phải thông báo sai sót với cơ quan thuế, thực hiện theo Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu áp dụng
5. Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế, hai bên thực hiện kê khai bổ sung theo kỳ phát sinh của hóa đơn bị điều chỉnh

Ví dụ thực tế

Bạn đã xuất hóa đơn VAT 10% cho dịch vụ thuộc diện được giảm còn 8%. Không nên chỉ thu hồi hóa đơn cũ rồi xuất lại. Cần xác định trường hợp cụ thể để chọn điều chỉnh hoặc thay thế, và hồ sơ phải có biên bản hoặc thỏa thuận ghi nhận sai sót kèm theo.

2. Kê khai bổ sung và nghĩa vụ tài chính

Thời hạn khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót. Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, thường phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế tăng thêm, tính từ ngày kế tiếp ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế của kỳ sai sót. Khi thanh tra, một trong những điểm được kiểm tra đầu tiên là hồ sơ điều chỉnh hóa đơn, biên bản sai sót và kỳ kê khai bổ sung có khớp nhau hay không.

Mốc cần nhớ: khai bổ sung trong thời hạn 10 năm; tiền chậm nộp tính theo mức 0,03%/ngày nếu có số thuế tăng thêm.

IV. Điều kiện để được áp dụng VAT 8%

Trước khi sửa hợp đồng hay hóa đơn, bạn cần kiểm tra đủ 2 điều kiện: đúng đối tượng được giảm thuế và đúng thời điểm được giảm thuế. Nếu thiếu một trong hai, việc điều chỉnh từ 10% xuống 8% có thể bị loại khi đối chiếu hồ sơ.

1. Trường hợp được áp dụng 8%

• Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
• Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP
• Thời điểm xác định thuế nằm trong thời gian áp dụng chính sách giảm thuế

2. Trường hợp vẫn áp dụng 10%

• Hàng hóa, dịch vụ thuộc nhóm bị loại trừ theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP và phụ lục kèm theo
• Phần công việc, hàng hóa, dịch vụ phát sinh ngoài thời điểm được giảm thuế

Lưu ý quan trọng

Nếu bạn chưa chắc mặt hàng hoặc dịch vụ của mình có thuộc diện giảm hay không, nên kiểm tra kỹ trước khi sửa chứng từ. Đây là điểm dễ bị truy thu thuế nếu sai, vì nhiều đơn vị thấy chính sách giảm thuế là điều chỉnh đồng loạt từ 10% xuống 8%, nhưng danh mục loại trừ không ít.

Nếu cần làm hồ sơ gọn, bạn nên rà lại theo thứ tự: đối tượng hàng hóa, thời điểm tính thuế, hợp đồng gốc, phụ lục điều chỉnh, hóa đơn đã lập và kỳ kê khai bổ sung. Chỉ cần khớp đủ các mắt xích này thì hồ sơ sẽ sạch và dễ giải trình hơn.