Chuyển đổi số trong quản lý sổ sách kế toán có thể thực hiện bằng cách tổ chức ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử, nhưng hệ thống vẫn phải bám đúng chế độ kế toán theo từng loại hình, bảo đảm an toàn, bảo mật, tra cứu được và không bị thay đổi trái phép trong suốt thời hạn lưu trữ. Nhiều đơn vị mua phần mềm trước rồi mới rà lại chế độ kế toán, dẫn đến dùng sai mẫu sổ, sai quy trình khóa sổ hoặc lẫn dữ liệu giữa các đối tượng áp dụng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Điểm cần hiểu đúng |
|---|---|
| Ghi sổ điện tử | Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. |
| Điều kiện áp dụng | Vẫn tuân thủ quy định về sổ kế toán theo Luật Kế toán, trừ việc đóng dấu giáp lai. |
| Lưu trữ | Sổ kế toán điện tử cần bảo đảm an toàn, bảo mật, tra cứu được và không bị thay đổi trái phép trong thời hạn lưu trữ. |
| In ra giấy | Không cần in ra giấy và đóng quyển nếu hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu pháp luật về lưu trữ, an toàn dữ liệu và tra cứu. |
| Rủi ro lớn | Cấm lập từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất. |
| Doanh nghiệp | Nếu năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026 thì áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. |
| Hộ, cá nhân kinh doanh | Từ ngày 01/01/2026 áp dụng hướng dẫn kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. |
| Đơn vị hành chính sự nghiệp | Thực hiện theo quy định riêng tại Thông tư 24/2024/TT-BTC, không gộp chung với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. |
Đáng chú ý: từ 01/01/2026, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và hộ, cá nhân kinh doanh có thay đổi; nếu số hóa từ giai đoạn này thì nên thiết kế hệ thống theo đúng thông tư tương ứng ngay từ đầu.
II. Cách triển khai để không bị lệch hồ sơ
1. Rà đúng đối tượng áp dụng trước khi chọn phần mềm
Chuyển đổi số sổ sách không chỉ là chọn phần mềm, mà còn là chọn đúng chế độ kế toán theo đúng loại hình. Cơ quan thuế thường xem xét kỹ việc doanh nghiệp, hộ kinh doanh và đơn vị hành chính sự nghiệp có dùng sai hệ thống sổ hay không.
- Nếu là doanh nghiệp và năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, hệ thống nên bám theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Nếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ ngày 01/01/2026, hệ thống nên bám theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
- Nếu là đơn vị hành chính sự nghiệp, việc ghi sổ, phần mềm và tổ chức dữ liệu kế toán thực hiện theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.
2. Chuẩn hóa chứng từ điện tử rồi mới tự động hóa ghi sổ
Chứng từ điện tử là căn cứ để ghi sổ kế toán điện tử. Nhiều đơn vị tập trung vào báo cáo đầu ra nhưng chưa chuẩn quy trình lập, ký, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
- Chứng từ điện tử được coi là hợp lệ khi có đầy đủ nội dung bắt buộc theo Luật Kế toán.
- Nếu chứng từ được lập, truyền, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thì dữ liệu cần được mã hóa hoặc bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin.
- Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nên chuẩn hóa quy trình chứng từ điện tử trước khi kết nối sang sổ kế toán.
3. Tích hợp hóa đơn điện tử và dữ liệu thuế để giảm sai lệch
Chuyển đổi số hiệu quả nhất khi hóa đơn điện tử đi thẳng vào phần mềm kế toán để tự động ghi nhận doanh thu, thuế, công nợ và đối chiếu dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi để hóa đơn ở một hệ thống, sổ kế toán ở một hệ thống khác, dẫn đến số liệu không khớp.
- Hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo pháp luật thuế và kế toán.
- Nền tảng pháp lý về hóa đơn, chứng từ điện tử là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Nếu áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì cần lưu ý các quy định cập nhật về trường hợp sử dụng, điều chỉnh, thay thế và quản lý dữ liệu hóa đơn, chứng từ.
Ví dụ thực tế: Một đơn vị bán hàng đã xuất hóa đơn điện tử đầy đủ nhưng không thiết lập kết nối sang phần mềm kế toán. Kết quả là doanh thu trên hóa đơn và doanh thu ghi sổ lệch nhau. Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên chính là lý do chênh lệch giữa dữ liệu hóa đơn và sổ kế toán.
III. Các bước vận hành sổ kế toán điện tử
- Rà soát loại hình để xác định đúng chế độ kế toán áp dụng.
- Thiết lập phần mềm hoặc hệ thống ghi sổ điện tử phù hợp với chế độ kế toán tương ứng.
- Chuẩn hóa chứng từ điện tử làm căn cứ ghi sổ.
- Tích hợp hóa đơn điện tử và dữ liệu thuế để tự động hóa hạch toán.
- Mở sổ đầu kỳ, khóa sổ cuối kỳ, lưu trữ và sao lưu dữ liệu điện tử đúng thời hạn.
- Chuyển đổi số dư sổ kế toán, tài khoản nếu chuyển sang chế độ kế toán mới từ năm 2026.
Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ 01/01/2026, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán; việc khóa sổ kế toán được thực hiện tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để lập Báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng Thông tư 152/2025/TT-BTC từ 01/01/2026, hệ thống sổ kế toán có thể được lưu trữ điện tử theo hướng dẫn của thông tư này.
| Đối tượng | Biểu mẫu sổ | Lưu ý khi số hóa |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC có 42 mẫu | Được tự thiết kế hoặc sửa đổi biểu mẫu nhưng vẫn cần bảo đảm đầy đủ nội dung theo luật. |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Thông tư 152/2025/TT-BTC có 7 biểu mẫu sổ, như S1a-HKD, S2a-HKD và các mẫu liên quan | Được bổ sung thêm sổ hoặc sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp nhu cầu của đơn vị. |
Lưu ý quan trọng
- Sổ điện tử sau khi khóa sổ cuối kỳ vẫn là sổ kế toán, nên yêu cầu về lưu trữ và tra cứu không được xem nhẹ.
- Không nên dùng lẫn biểu mẫu giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi triển khai phần mềm cho nhiều mô hình cùng lúc.
- Không nên lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính hoặc công bố báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất; đây là điểm dễ bị truy thu và xử lý khi kiểm tra sâu.
IV. Rủi ro thường gặp khi chuyển đổi số sổ sách
- Không khóa sổ đúng kỳ: với sổ kế toán điện tử, việc khóa sổ cuối kỳ vẫn là yêu cầu cần thực hiện như đối với sổ kế toán nói chung.
- Lưu trữ điện tử không đạt yêu cầu: dữ liệu không tra cứu được, không sao lưu, hoặc có nguy cơ bị thay đổi trái phép.
- Hiểu sai về việc in sổ: sau khi khóa sổ, không nhất thiết phải in ra giấy và đóng quyển nếu hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu pháp luật về lưu trữ, an toàn dữ liệu và tra cứu.
- Dùng sai chế độ kế toán: gộp sai đối tượng áp dụng giữa doanh nghiệp, hộ kinh doanh và đơn vị hành chính sự nghiệp khi thiết kế hệ thống phần mềm và quy trình số hóa.
Vi phạm về sổ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể từ 1-5 triệu đồng hoặc cao hơn tùy mức độ; có trường hợp từ 10-20 triệu đồng đối với vi phạm nghiêm trọng về lưu trữ. Nếu bạn đang chuẩn hóa lại sổ sách, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra ngay 3 điểm: chế độ kế toán đang áp dụng, khả năng truy xuất dữ liệu khi cần, và sự khớp nhau giữa chứng từ – hóa đơn – sổ kế toán.
Luật Chuyển đổi số 2025 là cơ sở chính sách hỗ trợ ứng dụng công nghệ trong quản lý dữ liệu kế toán, nhưng khi triển khai thực tế thì vẫn cần bám quy định chuyên ngành về kế toán, thuế, hóa đơn và chế độ kế toán tương ứng.
Nếu bạn đang chuyển từ cách làm thủ công sang điện tử, Thuận Thiên lưu ý nên đi theo thứ tự: đúng đối tượng – đúng chứng từ – đúng phần mềm – đúng lưu trữ. Làm đúng từ đầu sẽ giảm rất nhiều rủi ro khi đối chiếu nội bộ hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu xuất trình hồ sơ.
