Về nguyên tắc, chứng từ điện tử in ra giấy không có giá trị pháp lý để giao dịch, thanh toán, trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định khác, chẳng hạn như hóa đơn điện tử in ra từ máy tính tiền có kết nối cơ quan thuế.
I. Quy định chung về giá trị pháp lý
Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Tương tự, Luật Giao dịch điện tử 2023 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính cũng khẳng định rằng, trong khi chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy, thì ngược lại, chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử chỉ có giá trị lưu giữ, tham khảo, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
II. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, để một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc…, để một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc, nó phải đáp ứng hai điều kiện cơ bản:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử kể từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng hoàn chỉnh.
- Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
III. Các trường hợp cụ thể và ngoại lệ
Đối với hóa đơn điện tử:
- Chỉ có tệp dữ liệu hóa đơn điện tử gốc (định dạng file XML) mới được xem là bản gốc có giá trị pháp lý để sử dụng cho các giao dịch và kê khai thuế. Bản PDF hoặc bản in giấy chỉ có giá trị tham khảo.
- Ngoại lệ: đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, bản in ra giấy vẫn có giá trị giao dịch, thanh toán theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
IV. Quy định về việc chuyển đổi và sử dụng bản in
Khi cần chuyển đổi chứng từ điện tử sang giấy, quá trình này phải tuân thủ các điều kiện Khi cần chuyển đổi chứng từ điện tử sang giấy, quá trình này phải tuân thủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử…gồm:
- Bản giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử gốc.
- Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử.
- Phải có họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Doanh nghiệp không bắt buộc phải in và lưu trữ chứng từ điện tử dưới dạng giấy. Việc in ấn chỉ thực hiện khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền (cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra…). Bản in này chủ yếu phục vụ cho mục đích lưu giữ nội bộ, ghi sổ kế toán, theo dõi và chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
