Công ty mới thành lập cần mở sổ kế toán ngay từ ngày thành lập, không chờ đến đầu năm tài chính. Về cơ bản, doanh nghiệp cần tổ chức ít nhất 2 nhóm sổ kế toán: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Thực tế, nhiều doanh nghiệp mới thường cho rằng chưa có phát sinh nhiều thì chưa cần mở sổ. Tuy nhiên, khi thanh tra, vấn đề đầu tiên được kiểm tra chính là thời điểm mở sổ và bộ sổ đang dùng.
I. Bảng tra cứu nhanh các loại sổ cần mở
| Nhóm sổ | Loại sổ | Nội dung cần theo dõi |
|---|---|---|
| Sổ kế toán tổng hợp | Sổ Nhật ký | Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự |
| Sổ kế toán tổng hợp | Sổ Cái | Theo dõi số liệu theo từng tài khoản kế toán |
| Sổ kế toán chi tiết | Sổ/thẻ kế toán chi tiết | Theo từng tài khoản, từng đối tượng hoặc từng nội dung cần theo dõi riêng |
Điểm cần nhớ: Sổ kế toán phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên cơ sở chứng từ kế toán hợp pháp.
II. Công ty mới thành lập thường phải mở những sổ nào?
Ngoài bộ sổ tổng hợp, doanh nghiệp sẽ mở thêm các sổ chi tiết phù hợp với nghiệp vụ thực tế phát sinh. Không có danh mục sổ cố định cho mọi doanh nghiệp. Sai lầm thường gặp là áp dụng một mẫu sổ cho tất cả hoạt động.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
- Sổ kế toán chi tiết: sổ/thẻ kế toán chi tiết theo từng tài khoản, tài sản, công nợ, hàng tồn kho, doanh thu, chi phí và các đối tượng cần theo dõi riêng.
- Các sổ chi tiết thường phát sinh: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu/phải trả, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết doanh thu, chi phí.
Ví dụ thực tế: Nếu công ty mới thành lập đã có giao dịch thu chi tiền mặt, mở tài khoản ngân hàng, mua hàng hóa hoặc phát sinh công nợ với khách hàng, nhà cung cấp thì nên tổ chức ngay các sổ chi tiết tương ứng để đối chiếu chứng từ. Nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi: có chứng từ phát sinh nhưng chưa mở sổ chi tiết để theo dõi.
III. Lựa chọn hình thức sổ kế toán
1. Các hình thức ghi sổ có thể áp dụng
- Nhật ký chung
- Nhật ký – Sổ Cái
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký – Chứng từ
- Kế toán trên máy vi tính
2. Chế độ kế toán áp dụng
- Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với chế độ kế toán áp dụng và đặc điểm hoạt động.
- Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc lựa chọn áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC theo quy định.
Dù chọn hình thức nào, sổ kế toán phải đảm bảo đầy đủ, trung thực, dễ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra sự khớp đúng giữa sổ, chứng từ và báo cáo.
IV. Trước khi sử dụng sổ kế toán và rủi ro khi mở sổ không đúng thời điểm
1. Yêu cầu trước khi sử dụng sổ
- Trước khi sử dụng, sổ kế toán cần được tổ chức và phê duyệt theo đúng quy định nội bộ và pháp luật kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán.
- Nếu doanh nghiệp tự thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán, cần bảo đảm không trái quy định pháp luật; trong trường hợp thuộc diện áp dụng thì cần ban hành quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán, không nhất thiết phải ghi sổ thủ công hoặc in ngay thành quyển, nhưng vẫn cần bảo đảm khả năng truy xuất, đối chiếu, bảo mật và lưu trữ.
2. Mức xử phạt nếu không mở sổ từ ngày thành lập
| Hành vi | Mức phạt cá nhân | Mức phạt tổ chức |
|---|---|---|
| Không mở sổ kế toán từ ngày thành lập | Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng | Gấp đôi mức phạt áp dụng với cá nhân |
Mốc quan trọng: Doanh nghiệp cần mở sổ kế toán từ ngày thành lập, không đợi đến khi có nhiều hóa đơn chứng từ mới bắt đầu làm.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn đang dùng phần mềm kế toán, phần mềm không tự thay thế nghĩa vụ tổ chức sổ đúng quy định. Sai lầm thường gặp: có dữ liệu trên phần mềm nhưng chưa thiết lập đầy đủ hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết theo nghiệp vụ phát sinh.
