Khi chuyển sang phần mềm kế toán mới, doanh nghiệp vẫn phải lưu dữ liệu cũ theo thời hạn lưu trữ chung của tài liệu kế toán, không có mốc riêng vì thay phần mềm. Nhiều đơn vị hay nhầm: đổi hệ thống không làm mất nghĩa vụ lưu trữ, và dữ liệu cũ vẫn cần tra cứu được trong suốt thời hạn luật định.
I. Bảng tra cứu nhanh thời gian lưu dữ liệu kế toán cũ
05 năm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
10 năm: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành; chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính | Ít nhất 05 năm |
| Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính; sổ kế toán; báo cáo tài chính năm | Ít nhất 10 năm |
| Tài liệu có tính sử liệu, giá trị quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Lưu trữ vĩnh viễn |
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp chuyển sang phần mềm mới nhưng chỉ giữ file excel xuất ra, không còn đăng nhập được hệ thống cũ. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: có truy xuất được chứng từ, sổ sách và báo cáo của các năm trước không. Nếu không tra cứu đầy đủ, rủi ro phát sinh ngay cả khi dữ liệu chưa bị xóa hẳn.
II. Khi chuyển phần mềm, dữ liệu cũ cần được lưu như thế nào?
Doanh nghiệp được lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử, nhưng cần bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn thông tin và tra cứu được trong toàn bộ thời hạn lưu trữ, kể cả sau khi đã đổi sang phần mềm mới. Lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm: chỉ sao lưu dữ liệu mà không kiểm tra khả năng mở, đọc và đối chiếu khi hệ thống cũ ngừng hoạt động.
- Không có quy định riêng cho việc đổi phần mềm kế toán để rút ngắn thời hạn lưu dữ liệu cũ.
- Dữ liệu cũ không nên bị xóa hoặc ngừng lưu trữ trước khi hết thời hạn luật định.
- Vẫn cần duy trì khả năng truy xuất dữ liệu cũ trong suốt thời gian lưu trữ.
- Nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu, tài liệu vẫn cần in ra giấy hoặc lưu theo hình thức hợp lệ tương ứng.
Lưu ý quan trọng
Phần này hay bị bỏ sót ở bước bàn giao với nhà cung cấp phần mềm cũ: cần kiểm tra doanh nghiệp còn tài khoản truy cập, file backup, cấu trúc dữ liệu và cách tra cứu chứng từ theo từng kỳ kế toán hay không.
III. Thời điểm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ
Tài liệu kế toán cần được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kể từ ngày kết thúc công việc kế toán. Quy định này vẫn áp dụng với dữ liệu phát sinh trước thời điểm chuyển đổi phần mềm. Nhiều đơn vị nghĩ chỉ cần dữ liệu còn nằm trên hệ thống là xong nghĩa vụ lưu trữ, nhưng hồ sơ không được sắp xếp đúng kỳ, đúng trình tự vẫn có rủi ro khi kiểm tra.
IV. Rủi ro xử phạt nếu lưu trữ sai thời hạn hoặc làm mất dữ liệu
| Hành vi | Mức xử lý |
|---|---|
| Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên hoặc không sắp xếp theo trình tự | Phạt cảnh cáo |
| Lưu trữ không đầy đủ, bảo quản không an toàn làm hư hỏng hoặc mất mát | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Hủy bỏ tài liệu khi chưa hết thời hạn lưu trữ, chưa đến mức truy cứu hình sự | Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng |
Cơ quan thuế thường soi kỹ khả năng đối chiếu dữ liệu cũ với sổ kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính. Nếu bạn đang chuẩn bị đổi phần mềm, Thuận Thiên khuyến nghị nên rà lại ngay 3 điểm: thời hạn lưu từng nhóm tài liệu, khả năng truy xuất dữ liệu cũ và tình trạng sao lưu an toàn.
