Doanh nghiệp bắt buộc phải có kế toán trưởng, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu chưa bổ nhiệm được ngay, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán tối đa 12 tháng hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng bên ngoài.
I. Quy định về việc có kế toán trưởng trong doanh nghiệp
- Hầu hết các doanh nghiệp bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Trừ doanh nghiệp siêu nhỏ, các doanh nghiệp khác phải có kế toán trưởng, theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Nghị định 80/2021/NĐ-CP.
- Nếu chưa bổ nhiệm được ngay, doanh nghiệp được bố trí người phụ trách kế toán không quá 12 tháng.
- Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán trưởng từ đơn vị đủ điều kiện.
II. Các hình thức để đảm bảo vị trí kế toán trưởng
1. Bổ nhiệm kế toán trưởng nội bộ
- Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải đáp ứng các tiêu chuẩn về đạo đức, trình độ chuyên môn (từ trung cấp kế toán trở lên), có kinh nghiệm thực tế và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.
- Không thuộc trường hợp bị cấm làm kế toán (theo Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
2. Thuê dịch vụ kế toán trưởng
- Doanh nghiệp được phép thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán để làm kế toán trưởng, phụ trách kê toán hoặc kế toán nói chung.
- Người được thuê làm kế toán trưởng qua dịch vụ cũng phải đáp ứng tiêu chuẩn quy định về trình độ, kinh nghiệm và chứng chỉ.
- Không giới hạn về thời gian thuê dịch vụ kế toán trưởng.
III. Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc có kế toán trưởng
- Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán thay vì kế toán trưởng.
- Tiêu chí siêu nhỏ: lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, sử dụng không quá 10 lao động bảo hiểm xã hội/năm và doanh thu/tổng nguồn vốn năm không quá 3 tỷ đồng hoặc lĩnh vực thương mại, dịch vụ doanh thu dưới 10 tỷ đồng/năm hoặc nguồn vốn dưới 3 tỷ đồng.
IV. Xử phạt và các nghĩa vụ liên quan khi không bố trí đúng quy định về kế toán trưởng
- Không bố trí kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán đúng quy định sẽ bị phạt tiền từ 10-20 triệu đồng đối với cá nhân, 20-40 triệu đồng đối với tổ chức.
- Người đại diện pháp luật chịu trách nhiệm nếu bố trí người không đủ điều kiện.
- Không được gia hạn người phụ trách kế toán quá 12 tháng.
Ví dụ thực tế
Công ty TNHH X mới thành lập, chưa có nhân sự đủ điều kiện làm kế toán trưởng. Công ty có thể bổ nhiệm nhân viên hiện tại làm phụ trách kế toán trong 12 tháng đầu hoặc thuê dịch vụ kế toán trưởng từ doanh nghiệp dịch vụ có giấy phép. Lựa chọn thuê dịch vụ phù hợp hơn nếu nhân sự nội bộ chưa đáp ứng điều kiện.
Lưu ý quan trọng
- Hợp đồng thuê dịch vụ kế toán trưởng phải ký với doanh nghiệp dịch vụ kế toán đã được cấp phép, người trực tiếp thực hiện phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn.
- Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi kế toán trưởng với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày.
