Công ty là đơn vị kế toán thì cần tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Với chức danh kế toán trưởng, doanh nghiệp nhìn chung cần bố trí, trừ doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu chưa bổ nhiệm được ngay, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách bố trí phù hợp | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp thông thường | Bố trí kế toán trưởng hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng | Nếu chỉ bố trí phụ trách kế toán thì đây là giải pháp tạm thời |
| Chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng | Bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ | Thời gian tối đa 12 tháng nếu doanh nghiệp thuộc diện cần có kế toán trưởng |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ | Có thể bố trí phụ trách kế toán | Không thuộc diện phải bố trí kế toán trưởng |
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện cần có kế toán trưởng nhưng mới chỉ bố trí phụ trách kế toán, thời gian tối đa là 12 tháng.
II. Khi nào công ty được thuê dịch vụ thay vì tự bố trí?
1. Được thuê dịch vụ làm kế toán hoặc kế toán trưởng
Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng. Đây là lựa chọn phổ biến của nhiều công ty mới thành lập nhằm tiết kiệm nhân sự mà vẫn đảm bảo vận hành kế toán đúng quy trình.
Cần lưu ý: thuê dịch vụ là hoàn toàn hợp pháp, tuy nhiên người được thuê làm kế toán trưởng vẫn phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện của kế toán trưởng. Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ xem xét kỹ hợp đồng dịch vụ và thông tin người đảm nhiệm thực tế.
2. Không phải trường hợp nào cũng dùng phụ trách kế toán lâu dài
Nếu doanh nghiệp thuộc diện cần có kế toán trưởng mà chưa bổ nhiệm được ngay, có thể bố trí người phụ trách kế toán. Tuy nhiên, đây không phải phương án thay thế lâu dài. Nhiều doanh nghiệp thường để kéo dài quá thời hạn quy định mà không chuyển sang bổ nhiệm hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng.
Ví dụ thực tế
Một công ty mới đi vào hoạt động, chưa tuyển được kế toán trưởng ngay nên giao cho phụ trách kế toán ký hồ sơ trong giai đoạn đầu. Cách làm này chỉ phù hợp trong thời gian tạm thời. Hết thời hạn mà doanh nghiệp vẫn không bổ nhiệm hoặc không thuê dịch vụ phù hợp, khi thanh tra sẽ bị yêu cầu giải trình về tổ chức bộ máy kế toán.
III. Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ
Doanh nghiệp siêu nhỏ theo tiêu chí của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa không thuộc nhóm phải bố trí kế toán trưởng; thay vào đó có thể bố trí phụ trách kế toán. Việc xác định có phải doanh nghiệp siêu nhỏ hay không được thực hiện theo tiêu chí tại Nghị định 80/2021/NĐ-CP.
Nhiều doanh nghiệp tự xác định sai vì cho rằng quy mô nhỏ là đương nhiên được áp dụng như doanh nghiệp siêu nhỏ. Cần đối chiếu đúng tiêu chí pháp lý, không suy luận theo cảm tính về số lao động hoặc doanh thu.
Lưu ý quan trọng
- Không phải mọi công ty nhỏ đều là doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Không phải cứ chưa có kế toán trưởng thì mặc nhiên dùng phụ trách kế toán không giới hạn thời gian.
- Thuê dịch vụ là phương án hợp pháp, nhưng hồ sơ thuê và điều kiện của người đảm nhiệm vẫn cần đầy đủ.
IV. Rủi ro xử phạt nếu bố trí sai
Nếu không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí người làm kế toán, làm kế toán trưởng hoặc không thuê tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán, làm kế toán trưởng theo quy định, mức phạt có thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với cá nhân; đối với tổ chức thường gấp đôi.
| Nội dung | Mức xử phạt |
|---|---|
| Không tổ chức bộ máy kế toán; không bố trí người làm kế toán, kế toán trưởng hoặc không thuê dịch vụ theo quy định | 10.000.000 – 20.000.000 đồng đối với cá nhân |
| Tổ chức vi phạm | Thường áp dụng mức phạt gấp đôi |
Đây là lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải, đặc biệt trong giai đoạn mới thành lập hoặc khi thay đổi nhân sự kế toán. Khi rà soát hồ sơ nội bộ, doanh nghiệp nên kiểm tra ba điểm chính: tình trạng bổ nhiệm kế toán trưởng, thời hạn phụ trách kế toán và hợp đồng thuê dịch vụ (nếu có).
