Khách hàng nên ghi rõ ràng nội dung khi chuyển khoản cho hộ kinh doanh để đảm bảo minh bạch và đủ điều kiện khấu trừ thuế.
I. Quy định mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Theo quy định mới áp dụng từ ngày 01/07/2025, để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cần tuân thủ:
- Đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi…). Ngưỡng này đã được giảm từ 20 triệu đồng trước đây.
- Quy định này cũng áp dụng cho trường hợp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên.
II. Cách ghi nội dung chuyển khoản an toàn, minh bạch
Mặc dù pháp luật không bắt buộc khách hàng phải ghi nội dung theo mẫu cụ thể, việc ghi rõ ràng mang lại lợi ích cho cả hai bên và phòng tránh rủi ro cho hộ kinh doanh.
Nội dung nên ghi:
- Thanh toán tiền hàng hóa tháng 10/2025.
- Thanh toán tiền dịch vụ vận chuyển theo HĐ 123.
- Thanh toán tiền hàng theo hóa đơn điện tử số XYZ.
Nội dung cần tránh:
- Ghi nội dung chung chung, không rõ ràng như “Chuyển tiền”, “Trả nợ”, “Quà tặng”, “Yêu thương”… vì có thể gây khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Nếu một doanh nghiệp mua hàng của hộ kinh doanh hai lần trong ngày, một lần 3 triệu và một lần 4 triệu (tổng cộng 7 triệu), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản và ghi rõ nội dung cho từng giao dịch để được khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Trách nhiệm của hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh có nghĩa vụ kê khai thuế đối với các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh, bất kể nội dung chuyển khoản là gì. Họ cũng bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Giao dịch không chịu thuế: Các khoản chuyển tiền mang tính chất cá nhân như vay mượn, cho tặng, thừa kế… sẽ không bị tính thuế nếu có đủ căn cứ chứng minh.
- Rủi ro khi ghi sai nội dung: Hộ kinh doanh yêu cầu khách hàng ghi sai nội dung nhằm che giấu doanh thu là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên.
- Sử dụng mã định danh: Từ ngày 01/07/2025, cá nhân và hộ kinh doanh sẽ sử dụng mã định danh cá nhân thay cho mã số thuế trong các giao dịch.
