Doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số ngay khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử theo quy định pháp luật.
I. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Kê khai và nộp thuế điện tử
- Kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
- Nộp tờ khai hải quan điện tử khi thực hiện xuất nhập khẩu.
- Sử dụng hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm ký số không được chậm quá 1 ngày so với thời điểm lập hóa đơn.
- Khai báo bảo hiểm xã hội điện tử
- Đăng ký lao động, kê khai và nộp báo cáo BHXH qua cổng thông tin điện tử của cơ quan BHXH đều yêu cầu chữ ký số.
- Thủ tục hành chính với cơ quan Nhà nước
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử theo Quyết định 2354/QĐ-BTC.
- Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, báo cáo thay đổi lao động,… đều yêu cầu ký số hoặc xác thực điện tử.
II. Lưu ý khi đăng ký và sử dụng chữ ký số
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ sử dụng dịch vụ của tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (VD: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA).
- Thời hạn chứng thư số: Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Cần chủ động gia hạn để tránh gián đoạn giao dịch điện tử.
- Yêu cầu kỹ thuật: Phần mềm ký số phải đáp ứng quy chuẩn Thông tư 15/2025/TT-BKHCN: kiểm tra hiệu lực chứng thư trước khi ký, hỗ trợ gắn dấu thời gian, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, có khả năng kết nối với Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Hồ sơ đăng ký: Gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký thuế, bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp lý.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mới thành lập cần nộp tờ khai thuế GTGT hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số để truy cập cổng https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc thực hiện ký số hóa đơn trong vòng 1 ngày kể từ khi lập hóa đơn điện tử.
Lưu ý quan trọng
- Phần mềm ký số phải đảm bảo kiểm tra hiệu lực chứng thư chữ ký số trước khi cho phép ký.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo yêu cầu về cơ sở dữ liệu.
- Người ký số cần được xác thực điện tử và kết nối thông tin với Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) hoặc các danh sách tin cậy.
