Khi công ty giải thể còn tồn hóa đơn chưa sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc thực hiện việc hủy hoặc xử lý thích hợp các hóa đơn chưa sử dụng theo quy định pháp luật. Việc này nhằm đảm bảo minh bạch trong quản lý và tránh rủi ro về thuế hóa đơn.
I. Nghĩa vụ và thời hạn hủy hóa đơn
Khi công ty giải thể mà còn tồn hóa đơn chưa sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ bắt buộc thực hiện việc hủy hoặc xử lý thích hợp các hóa đơn chưa sử dụng này theo đúng quy trình pháp luật trước khi hoàn tất thủ tục giải thể. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và tránh việc lạm dụng hóa đơn sau khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
Thời hạn thực hiện hủy hóa đơn được quy định như sau: Doanh nghiệp phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo giải thể với cơ quan thuế.
II. Hồ sơ và quy trình hủy hóa đơn
Quy trình hủy hóa đơn bao gồm việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán), tiến hành kiểm kê, lập biên bản hủy và thông báo kết quả với cơ quan thuế.
Hồ sơ hủy hóa đơn khi doanh nghiệp giải thể bao gồm:
- Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
- Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy (ghi rõ tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng).
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (ghi rõ loại, ký hiệu, số lượng, lý do, ngày giờ và phương pháp hủy).
III. Đối với hóa đơn điện tử
Đối với hóa đơn điện tử, cần phân biệt rõ giữa hủy và tiêu hủy:
- Hủy hóa đơn điện tử: Làm cho hóa đơn không có giá trị sử dụng nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống để phục vụ việc tra cứu.
- Tiêu hủy hóa đơn điện tử: Làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hay tra cứu được.
Quy trình hủy bao gồm việc thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn và thực hiện các thao tác cần thiết trên phần mềm hóa đơn điện tử.
IV. Quy định đối với hộ, cá nhân kinh doanh
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh giải thể, quy định được đơn giản hóa, không bắt buộc phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn như đối với doanh nghiệp.
V. Hậu quả nếu không thực hiện đúng quy định
Nếu không thực hiện đúng quy định về hủy hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không có hóa đơn hợp pháp để chứng minh các giao dịch liên quan đến xử lý tài sản tồn đọng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, với mức phạt có thể từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định hiện hành.
