Công ty mới cần mua bảo hiểm xã hội không?

Việc có giấy phép thành lập công ty không đồng nghĩa với việc phải tham gia bảo hiểm xã hội ngay. Nghĩa vụ này chỉ phát sinh khi doanh nghiệp có người lao động làm việc theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên hoặc có người quản lý thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp mới nhầm lẫn, cho rằng thành lập công ty là phải mở hồ sơ bảo hiểm ngay, nhưng bản chất là căn cứ vào đối tượng tham gia, không phải thời điểm đăng ký doanh nghiệp.

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc dễ bị bỏ sót: doanh nghiệp thường chậm khi đã ký hợp đồng lao động nhưng chưa kịp báo tăng BHXH trong vòng 30 ngày.

II. Ai trong công ty cần tham gia bảo hiểm xã hội?

1. Người lao động

• Người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
• Trường hợp hợp đồng mang tên khác nhưng nội dung thể hiện có việc làm, có trả công hoặc tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn cần xem bản chất quan hệ lao động. Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp ký hợp đồng cộng tác viên nhưng cách làm việc lại giống nhân viên chính thức.
• Người lao động là người nước ngoài chỉ thuộc diện tham gia trong một số trường hợp luật định, như hợp đồng từ 12 tháng trở lên và có ngoại lệ. Khi áp dụng thực tế, cần đối chiếu đúng từng hồ sơ.

2. Người quản lý doanh nghiệp

• Người quản lý có hưởng tiền lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
• Từ ngày 01/07/2025, người quản lý không hưởng tiền lương cũng thuộc diện tham gia bắt buộc. Nhiều công ty gia đình nghĩ giám đốc không nhận lương thì không liên quan BHXH, dễ dẫn đến sai sót.

Ví dụ thực tế

Một công ty mới thành lập chưa tuyển ai thì chưa phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH. Nhưng khi công ty ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên với một nhân sự hoặc có người quản lý thuộc diện tham gia, lúc đó cần thực hiện thủ tục đăng ký.

III. Thời điểm đăng ký, hồ sơ và mức đóng cần chú ý

1. Thời điểm đăng ký

• Nếu chưa có người thuộc diện tham gia bắt buộc thì chưa cần làm thủ tục BHXH chỉ vì công ty mới thành lập.
• Khi đã phát sinh người lao động hoặc người quản lý thuộc diện tham gia, cần làm thủ tục đăng ký.
• Thời hạn thực tế là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vi phạm do để dồn hồ sơ làm sau.

2. Hồ sơ đăng ký lần đầu

Lưu ý: hồ sơ không chỉ nộp đúng mẫu, mà còn cần kiểm tra kỹ họ tên, CCCD, ngày sinh, mức lương khai báo và thời điểm bắt đầu tham gia để tránh bị trả hồ sơ hoặc phải điều chỉnh.

3. Mức đóng và điểm dễ bị truy thu

Số cần nhớ: chậm đóng BHXH phải nộp thêm 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.

Cơ quan quản lý thường kiểm tra kỹ phần lương đóng BHXH. Nếu khai thấp hơn lương thực tế, không cập nhật tăng giảm lao động hoặc giao sổ BHXH, thẻ BHYT chậm, doanh nghiệp dễ bị truy thu khi kiểm tra hồ sơ.

IV. Rủi ro khi chậm đăng ký hoặc không đăng ký

• Nếu không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ người thuộc diện tham gia trong thời hạn luật định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
• Trường hợp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ trong thời hạn quy định có thể bị xem là trốn đóng, ngoài việc phải đóng đủ còn phải nộp lãi và bị xử phạt.
• Mức xử phạt theo quy định là từ 12% – 30% tổng số tiền phải đóng, với mức trần 75 – 150 triệu đồng tùy trường hợp; đồng thời vẫn có rủi ro bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Riêng tình huống không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ trong thời hạn 60 ngày kể từ khi hết hạn theo khoản 1 Điều 28 là tình tiết cần lưu ý, không nên gộp chung với các hành vi khác vì điều kiện áp dụng khác nhau.

Lưu ý quan trọng:

• Đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.
• Khai đúng mức lương thực tế.
• Báo tăng, báo giảm lao động kịp thời.
• Dùng đúng biểu mẫu hiện hành, tránh dùng mẫu cũ.
• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân người lao động trước khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới, cách an toàn nhất là rà lại 3 điểm: đã có ai thuộc diện tham gia chưa, thời điểm phát sinh nghĩa vụ là ngày nào, hồ sơ mẫu biểu đã đủ chưa. Nhiều doanh nghiệp sai ngay ở bước đầu, kéo theo chậm đăng ký, chậm đóng và phát sinh lãi phạt.