Không phải mọi khoản công ty chi từ thiện, ủng hộ bằng tiền hoặc hàng hóa đều được trừ khi tính thuế TNDN. Nhiều doanh nghiệp thấy khoản chi có mục đích xã hội là đưa luôn vào chi phí, nhưng chỉ những khoản tài trợ thuộc đúng nhóm pháp luật cho phép và đủ hồ sơ, chứng từ, điều kiện thanh toán mới được tính vào chi phí được trừ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nhóm khoản chi | Khả năng tính vào chi phí được trừ | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa | Được tính nếu đủ điều kiện | Đúng đối tượng nhận tài trợ, có hồ sơ xác nhận và chứng từ hợp pháp |
| Tài trợ phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Được tính nếu đủ điều kiện | Hồ sơ xác nhận tài trợ và chứng từ đi kèm cần được kiểm tra kỹ |
| Làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho người nghèo hoặc đối tượng chính sách | Được tính nếu đủ điều kiện | Cần đúng nhóm đối tượng theo quy định và có xác nhận phù hợp |
| Tài trợ theo chương trình của Nhà nước/Chính phủ/Thủ tướng Chính phủ cho địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn | Được tính nếu đủ điều kiện | Phải bám đúng chương trình và hồ sơ chứng minh |
| Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Được tính nếu đủ điều kiện | Cần xác định đúng đối tượng nhận tài trợ |
| Chi ủng hộ địa phương, đoàn thể, tổ chức xã hội, từ thiện chung, ủng hộ tự phát | Không được tính | Không nên gộp chung với khoản tài trợ được phép |
| Đóng góp bắt buộc vào quỹ phòng, chống thiên tai | Được tính | Đây là trường hợp riêng, khác với ủng hộ tự nguyện thông thường |
Nhiều khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ.
II. Khi nào khoản chi được trừ?
1. Điều kiện cần kiểm tra
Một khoản tài trợ chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Là khoản chi thực tế phát sinh.
- Thuộc đúng đối tượng và đúng loại tài trợ mà pháp luật cho phép.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên.
- Có hồ sơ xác nhận tài trợ theo mẫu và theo từng loại đối tượng nhận tài trợ.
Thiếu một mắt xích như biên bản xác nhận, chứng từ giao nhận hàng hoặc thanh toán không đúng cách khiến khoản chi dễ bị loại khi quyết toán.
2. Hồ sơ chứng minh theo từng hình thức
Nếu tài trợ bằng tiền, hồ sơ thường gồm chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ thu hợp lệ, kèm biên bản hoặc xác nhận tài trợ của bên nhận theo mẫu áp dụng.
Nếu tài trợ bằng hàng hóa, bộ giao nhận thường bị thiếu. Hồ sơ cần có phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, xác nhận nhận hàng và tài liệu chứng minh đúng đối tượng nhận tài trợ.
Với một số trường hợp đặc thù như tài trợ cho người bệnh, cá nhân bị thiệt hại hoặc đối tượng chính sách, hồ sơ còn cần thêm xác nhận của cơ quan hoặc tổ chức có chức năng huy động, hoặc xác nhận của người nhận hay thân nhân theo quy định áp dụng.
Biên bản xác nhận khoản tài trợ sử dụng Mẫu số 01/TNDN.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp xuất hàng tặng để khắc phục hậu quả thiên tai. Nếu có phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, xác nhận bên nhận và đúng đối tượng tiếp nhận thì khoản này có cơ sở để tính chi phí được trừ. Nếu chỉ có quyết định nội bộ và hình ảnh trao quà, bộ hồ sơ xác nhận tài trợ thường bị kiểm tra đầu tiên khi thanh tra.
III. Các khoản dễ bị nhầm là được trừ nhưng thực tế không được trừ
Không được gộp tất cả khoản mang tên “từ thiện”, “ủng hộ” vào chi phí hợp lý. Các khoản sau không thuộc nhóm được trừ:
- Chi ủng hộ địa phương.
- Chi ủng hộ các đoàn thể.
- Chi ủng hộ tổ chức xã hội.
- Chi từ thiện chung.
- Chi ủng hộ không đúng đối tượng pháp luật quy định.
- Chi tự phát cho cá nhân hoặc tổ chức không qua cơ chế hoặc hồ sơ phù hợp.
Lỗi thường gặp là hạch toán theo tên gọi khoản chi mà không đối chiếu lại đúng nhóm tài trợ được phép.
Lưu ý quan trọng
Ngay từ đầu nên tách riêng từng khoản chi: khoản nào là tài trợ thuộc diện được xem xét, khoản nào chỉ là ủng hộ thông thường. Phân loại này rất quan trọng, vì nếu sai từ bước đầu thì các chứng từ phía sau dù đầy đủ vẫn không cứu được bản chất khoản chi.
IV. Mốc hồ sơ và rủi ro khi kê khai sai
Hồ sơ chứng từ tài trợ được lưu giữ và cung cấp khi quyết toán thuế TNDN. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Vi phạm kê khai sai dẫn đến thiếu thuế có thể bị xử phạt theo quy định về xử lý vi phạm thuế.
Doanh nghiệp có chi thật, có chứng từ chi tiền thật, nhưng hồ sơ chứng minh mục đích tài trợ và đối tượng nhận tài trợ lại không khớp. Khi rà soát trước quyết toán, cần kiểm tra nhanh các điểm sau:
- Khoản chi có thuộc đúng nhóm tài trợ được phép hay không.
- Đối tượng nhận có đúng diện áp dụng hay không.
- Bộ hồ sơ có đủ biên bản xác nhận theo mẫu hay chưa.
- Khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên đã có thanh toán không dùng tiền mặt hay chưa.
- Với tài trợ bằng hàng hóa, đã có đủ hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hay chưa.
Hãy kiểm tra trước bản chất khoản chi, sau đó rà soát bộ chứng từ. Cách này giúp phát hiện sớm các khoản có nguy cơ bị loại và tránh nhầm khi lên tờ khai quyết toán.
