Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải thuê kế toán bên ngoài, nhưng vẫn cần tổ chức công tác kế toán theo đúng một trong hai cách: tự bố trí người làm kế toán/bộ máy kế toán nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán đủ điều kiện. Sai lầm phổ biến là nhiều doanh nghiệp cho rằng không thuê ngoài thì có thể để trống phần kế toán. Trong khi rủi ro thực sự nằm ở chỗ không tổ chức kế toán theo bất kỳ phương án hợp lệ nào.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Vấn đề | Nội dung cần hiểu đúng |
|---|---|
| Doanh nghiệp nhỏ có phải thuê kế toán ngoài không? | Không. Doanh nghiệp có thể tự bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. |
| Có được để không có kế toán không? | Không. Nếu không tổ chức kế toán theo một trong các phương án hợp lệ thì là vi phạm. |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ có gì khác? | Có thể bố trí phụ trách kế toán, không nhất thiết phải có kế toán trưởng; vẫn có thể thuê dịch vụ kế toán. |
| Doanh nghiệp nhỏ nhưng không phải siêu nhỏ | Thực hiện đầy đủ quy định về tổ chức kế toán; việc bố trí kế toán trưởng/phụ trách kế toán áp dụng theo quy định hiện hành. |
| Mức phạt nếu không tổ chức kế toán | Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức. |
Mốc cần nhớ: nếu doanh nghiệp không bố trí người làm kế toán, không tổ chức bộ máy kế toán và cũng không thuê dịch vụ kế toán đúng điều kiện, mức phạt áp dụng có thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
II. Hiểu đúng bản chất của việc thuê kế toán
Bản chất của quy định không nằm ở chuyện doanh nghiệp có thuê ngoài hay không, mà nằm ở việc có tổ chức kế toán hay không. Cơ quan quản lý thường xem xét hồ sơ phân công, người phụ trách và cách doanh nghiệp vận hành sổ sách.
- Phương án 1: doanh nghiệp tự bố trí người làm kế toán hoặc bộ máy kế toán nội bộ.
- Phương án 2: doanh nghiệp thuê doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán có đủ điều kiện để làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ giao việc ghi chép hóa đơn cho nhân sự hành chính, nhưng không xác lập rõ chức năng kế toán, không có hồ sơ bố trí người làm kế toán hoặc hợp đồng thuê dịch vụ kế toán. Khi kiểm tra, tình trạng này dễ bị đánh giá là chưa tổ chức kế toán đúng quy định.
III. Phân biệt doanh nghiệp siêu nhỏ và doanh nghiệp nhỏ
1. Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ
Nếu doanh nghiệp thuộc nhóm siêu nhỏ theo tiêu chí phân loại hiện hành, doanh nghiệp có thể bố trí phụ trách kế toán, không nhất thiết phải bố trí kế toán trưởng. Doanh nghiệp vẫn có thể chọn thuê dịch vụ kế toán nếu thấy phù hợp với chi phí và cách vận hành.
2. Trường hợp doanh nghiệp nhỏ nhưng không thuộc loại siêu nhỏ
Nếu là doanh nghiệp nhỏ nhưng không thuộc nhóm siêu nhỏ, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy định về tổ chức kế toán. Một số doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng nhầm ngoại lệ của doanh nghiệp siêu nhỏ cho mình, dẫn đến sai sót trong việc bố trí kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.
3. Tiêu chí phân loại cần đối chiếu đúng văn bản
Tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ hay doanh nghiệp nhỏ cần đối chiếu theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP. Việc xác định sai nhóm doanh nghiệp sẽ kéo theo sai cách bố trí nhân sự kế toán và sai chế độ kế toán áp dụng.
IV. Chế độ kế toán và rủi ro xử phạt
1. Chế độ kế toán liên quan
- Doanh nghiệp siêu nhỏ: áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa: áp dụng theo khung chế độ kế toán phù hợp đang có hiệu lực.
- Thông tin về Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 chỉ mang tính bổ sung về thời điểm sau, không làm thay đổi kết luận hiện hành rằng doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải thuê kế toán bên ngoài.
2. Mức phạt khi không tổ chức kế toán
Nếu doanh nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí người làm kế toán, không bố trí người làm kế toán trưởng theo diện áp dụng hoặc không thuê dịch vụ kế toán theo quy định, mức phạt với tổ chức là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Lưu ý mốc hiệu lực: Nghị định 41/2018/NĐ-CP là văn bản xử phạt chính; nội dung sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 21/5/2026 không làm thay đổi mức phạt nêu trên.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhỏ không thuê dịch vụ kế toán ngoài, cũng không có quyết định phân công người làm kế toán nội bộ, sổ sách để rời rạc cho nhiều bộ phận tự theo dõi. Khi thanh tra, cơ quan chức năng thường yêu cầu xác định người chịu trách nhiệm kế toán, hồ sơ bố trí và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Lưu ý quan trọng
- Không thuê ngoài không đồng nghĩa với việc được bỏ trống phần kế toán.
- Doanh nghiệp siêu nhỏ có ngoại lệ về phụ trách kế toán, nhưng không phải là miễn toàn bộ nghĩa vụ tổ chức kế toán.
- Nếu thuê dịch vụ kế toán, cần kiểm tra bên cung cấp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Nếu bạn đang vận hành doanh nghiệp nhỏ và muốn làm gọn chi phí, hướng an toàn nhất là kiểm tra lại doanh nghiệp mình thuộc nhóm nào, đã có người làm kế toán hoặc hợp đồng dịch vụ kế toán hay chưa. Kiểm tra đúng ba điểm này sẽ giúp tránh rủi ro không đáng có cho hồ sơ kế toán về sau.
