Có. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba, gồm cả bên dịch vụ kế toán, lập hóa đơn điện tử thay nếu bên nhận ủy nhiệm đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện thông tin của bên ủy nhiệm là bên bán, và bên ủy nhiệm vẫn chịu trách nhiệm pháp lý về hóa đơn, kê khai và nghĩa vụ thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Có được ủy nhiệm không | Có, áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh |
| Bên nhận ủy nhiệm là ai | Có thể là bên dịch vụ kế toán nếu đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử |
| Điều kiện chính | Đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử |
| Có cần quan hệ liên kết không | Quy định hiện hành không còn yêu cầu bên nhận ủy nhiệm phải có quan hệ liên kết với bên ủy nhiệm |
| Thông tin trên hóa đơn | Thể hiện thông tin của cả hai bên; trong đó bên ủy nhiệm là bên bán trên thực tế |
| Trách nhiệm pháp lý | Bên ủy nhiệm vẫn chịu trách nhiệm đối với hóa đơn, kê khai và nghĩa vụ thuế |
| Thông báo với cơ quan thuế | Thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT khi đăng ký hoặc khi có thay đổi liên quan đến việc ủy nhiệm |
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
II. Điều kiện để bên dịch vụ kế toán được lập hóa đơn điện tử thay
1. Điều kiện của bên nhận ủy nhiệm
Bên dịch vụ kế toán chỉ có thể nhận ủy nhiệm khi đáp ứng đồng thời 2 điều kiện:
- Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ và nghĩ rằng đơn vị kế toán có thể xuất hóa đơn thay ngay, nhưng cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ điều kiện của bên nhận ủy nhiệm.
2. Hóa đơn xuất thay thể hiện ai là bên bán
Không ít doanh nghiệp hiểu nhầm rằng bên dịch vụ kế toán sẽ là bên bán trên hóa đơn. Điều này không đúng. Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện thông tin của cả hai bên:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
Trong đó, thông tin của bên ủy nhiệm là thông tin của bên bán trên thực tế.
Ví dụ minh họa: Một công ty thuê đơn vị dịch vụ kế toán lập hóa đơn điện tử thay. Khi xuất hóa đơn cho khách, hóa đơn vẫn phải thể hiện công ty thuê dịch vụ là bên bán thực tế. Nếu chỉ ghi thông tin của đơn vị kế toán, đó là lỗi nhiều doanh nghiệp mắc phải.
III. Hồ sơ, thủ tục và cách triển khai cho đúng
1. Văn bản ủy nhiệm cần có gì
Việc ủy nhiệm được lập bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm. Nội dung nên thể hiện đầy đủ:
- Thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm và trách nhiệm thanh toán giữa các bên.
Văn bản này cần lưu trữ để xuất trình khi cơ quan yêu cầu. Khi thanh tra, hợp đồng ủy nhiệm thường được kiểm tra đầu tiên. Nếu thiếu nội dung, rủi ro hồ sơ tăng.
2. Thông báo với cơ quan thuế như thế nào
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT khi đăng ký hoặc khi có thay đổi liên quan đến việc ủy nhiệm. Khi chấm dứt ủy nhiệm, các bên cũng thực hiện thông báo thay đổi tương ứng.
Việc thông báo thực hiện khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử; không có thời hạn cụ thể trước khi lập hóa đơn.
Doanh nghiệp thường ký ủy nhiệm nhưng chậm cập nhật đăng ký, dẫn đến rủi ro khi phát hành hóa đơn.
3. Có cần công khai việc ủy nhiệm không
Có. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết trên website hoặc thông báo công khai để người mua biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
Khi hết thời hạn hoặc chấm dứt ủy nhiệm, cần hủy hoặc gỡ thông tin niêm yết, thông báo công khai tương ứng. Nếu không cập nhật, có thể bị truy thu hoặc yêu cầu giải trình.
IV. Trách nhiệm của các bên và lưu ý để tránh sai sót
1. Bên nào chịu trách nhiệm chính
Dù bên dịch vụ kế toán trực tiếp lập hóa đơn, bên ủy nhiệm vẫn chịu trách nhiệm pháp lý về hóa đơn, kê khai và nghĩa vụ thuế.
Giao cho đơn vị dịch vụ lập thay không có nghĩa là chuyển trách nhiệm thuế. Nếu nội dung hóa đơn sai, kê khai sai hoặc sai cơ chế truyền dữ liệu, bên ủy nhiệm vẫn bị xem xét đầu tiên.
2. Nguyên tắc lập hóa đơn cần kiểm tra
- Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế.
- Nội dung hóa đơn phù hợp với văn bản ủy nhiệm đã thỏa thuận.
- Việc lập hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.
- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, việc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thực hiện theo cơ chế áp dụng cho bên ủy nhiệm, kể cả trường hợp thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Lưu ý quan trọng:
- Kiểm tra điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của bên nhận ủy nhiệm.
- Đối chiếu thông tin trên mẫu hóa đơn trước khi phát hành.
- Khi chấm dứt ủy nhiệm, rà lại thông báo thay đổi và gỡ niêm yết công khai.
Nên kiểm tra theo quy trình: văn bản ủy nhiệm → thông báo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT → mẫu hóa đơn. Nếu thiếu một bước, hồ sơ dễ vướng mắc khi đối chiếu thuế.
