Thông thường, sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không nên dùng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Từ thời điểm này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh cần chuyển hoàn toàn sang hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn giấy còn lại theo đúng quy định. Thực tế, nhiều đơn vị dù đã được chấp nhận đăng ký vẫn giữ thói quen xuất hóa đơn giấy song song, dễ gây sai sót.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách hiểu đúng |
|---|---|
| Đã được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử | Không duy trì song song hóa đơn giấy và điện tử; hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng cần ngừng và nếu có phải tiêu hủy. |
| Giai đoạn chuyển tiếp trước 01/07/2022 | Trong một số trường hợp có thể tồn tại cơ chế chuyển tiếp. |
| Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang bản giấy | Bản giấy chủ yếu để lưu trữ, không dùng làm căn cứ giao dịch hoặc thanh toán, trừ khi có quy định riêng. |
| Đơn vị không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm phù hợp | Thuộc trường hợp đặc thù, được sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp trong tối đa 12 tháng để chuyển đổi dần. |
| Thắc mắc về thời hạn 30 ngày dùng song song | Không có cơ sở chắc chắn áp dụng thời hạn 30 ngày cho mọi trường hợp. |
Mốc cần nhớ: sau khi hoàn tất đăng ký và cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp không tiếp tục dùng song song hóa đơn giấy.
II. Hiểu đúng để tránh sai khi sử dụng
1. Sau khi được chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chuyển hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, đồng thời ngừng dùng các loại hóa đơn giấy cũ. Phần này thường bị bỏ sót khi kiểm tra hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết.
Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ mốc thời gian chấp nhận đăng ký và thời điểm còn lập hóa đơn giấy. Nhiều đơn vị vi phạm do kế toán, bán hàng và kho chưa thống nhất quy trình.
2. Trường hợp đặc thù vẫn có hóa đơn giấy
Những đối tượng không thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, không có hạ tầng CNTT hay phần mềm lập hóa đơn điện tử có thể được phép sử dụng hóa đơn giấy cấp bởi cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng để chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử.
Đây là trường hợp đặc thù về điều kiện hạ tầng, không đồng nghĩa với việc được dùng song song hóa đơn giấy thường xuyên sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
III. Những điểm dễ nhầm
1. Hóa đơn điện tử in ra giấy không phải hóa đơn giấy để giao dịch
Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể in ra giấy khi cần cho nghiệp vụ hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu. Tuy nhiên, bản giấy này chủ yếu dùng để lưu trữ, không dùng để giao dịch hay thanh toán, trừ trường hợp quy định riêng.
Ví dụ minh họa
Một đơn vị đã xuất hóa đơn điện tử hợp lệ rồi in ra lưu hồ sơ hoặc gửi nội bộ. Việc in này không đồng nghĩa doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn giấy song song. Nhầm lẫn thường gặp là coi bản chuyển đổi để lưu là hóa đơn giấy để trao cho khách.
2. Không nên hiểu cứng mốc thời gian 30 ngày
Không có cơ sở để xác định thời hạn 30 ngày áp dụng chung cho mọi trường hợp dùng song song hóa đơn giấy và điện tử. Nếu có xử lý khác, thường do cơ quan thuế chấp thuận riêng.
Lưu ý quan trọng
Khi rà soát hồ sơ, bạn nên kiểm tra kỹ ba điểm: thời điểm chấp nhận đăng ký, số hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa dùng, và việc tiêu hủy hóa đơn giấy tồn. Đây thường là những điểm ưu tiên hỏi khi thanh tra.
IV. Lưu ý về xử phạt và cập nhật mới
Mức xử phạt không áp dụng chung cho tất cả trường hợp mà phụ thuộc vào hành vi vi phạm cụ thể theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
Từ 01/06/2025, quy định sẽ mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, trong đó có trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phát sinh từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Nguyên tắc không dùng song song với hóa đơn giấy vẫn được bảo lưu.
Nếu bạn chuẩn bị chuyển đổi, mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần dùng là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm Phụ lục IA. Đây là biểu mẫu quan trọng cần kiểm tra chính xác ngay từ đầu để tránh phát sinh vướng mắc.
