Doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ thời điểm hoạt động, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy định này áp dụng cho mọi doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2022 trở đi, trừ các trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép sử dụng hóa đơn giấy.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có).
- Mẫu hóa đơn điện tử (định dạng .doc).
- Nộp tờ khai qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế.
- Nhận thông báo tiếp nhận đăng ký trong 3-5 ngày làm việc.
Yêu cầu về hóa đơn điện tử
- Phải có mã số thuế, thời điểm lập, thông tin người mua/bán, chữ ký số hợp lệ.
- Phù hợp với mẫu đã đăng ký và không được trùng số/ký hiệu với hóa đơn khác.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp không được tự ý sử dụng hóa đơn giấy nếu không có văn bản chấp thuận từ cơ quan thuế.
- Xử phạt vi phạm: Phạt tiền từ 2-5 triệu đồng nếu không đăng ký hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
Ví dụ thực tế
Công ty A thành lập vào tháng 3/2025, ngay khi có mã số thuế, phải lập tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử và bắt đầu sử dụng ngay khi nhận được thông báo tiếp nhận từ cơ quan thuế.
