Từ thời điểm áp dụng mới, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đáng chú ý nhất là ngưỡng giao dịch cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT. Đồng thời, quy định mới không còn ghi ngoại lệ chung cho trường hợp mua từng lần dưới 20 triệu đồng như trước đây. Đây là điểm dễ sai sót khi lập hồ sơ kê khai khấu trừ.
I. Bảng tra cứu nhanh điều kiện khấu trừ
| Nội dung | Yêu cầu cần có | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hàng hóa, dịch vụ mua vào | Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài | Hồ sơ đầu vào cần khớp đúng giao dịch |
| Thanh toán | Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên đã gồm thuế GTGT | Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị đạt ngưỡng thì áp dụng cho toàn bộ |
| Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu | Ngoài các điều kiện trên còn cần thêm hồ sơ xuất khẩu liên quan | Cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh |
Mốc cần nhớ: từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, nhiều khoản mua vào cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ.
II. Điểm thay đổi quan trọng cần nắm
Thay đổi lớn nằm ở điều kiện thanh toán. Quy định hiện hành không còn nêu ngoại lệ chung cho hàng hóa, dịch vụ mua từng lần dưới 20 triệu đồng như quy định cũ. Thay vào đó, hướng dẫn chi tiết xác định ngưỡng áp dụng là từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT.
Chứng từ thanh toán cho các hóa đơn giá trị nhỏ nhưng cộng dồn trong ngày vượt ngưỡng được kiểm tra kỹ lưỡng. Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua nhiều lần của cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giao dịch liên quan.
Ví dụ thực tế
Mua hàng hóa trị giá 6 triệu đồng có hóa đơn GTGT nhưng thanh toán bằng tiền mặt thì khoản thuế GTGT đầu vào của giao dịch này không đáp ứng điều kiện khấu trừ. Tương tự, nếu chia thành nhiều lần mua trong ngày với cùng nhà cung cấp và cộng lại vượt 05 triệu đồng, vẫn cần kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ.
III. Các trường hợp cần chuẩn bị thêm hồ sơ
1. Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
Với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài hóa đơn hoặc chứng từ thuế và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hồ sơ còn gồm các giấy tờ liên quan như:
- Hợp đồng ký với bên nước ngoài về bán, gia công hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
- Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
- Phiếu đóng gói
- Vận đơn
- Chứng từ bảo hiểm hàng hóa nếu có
Doanh nghiệp dễ bỏ qua bộ hồ sơ xuất khẩu đi kèm, đặc biệt là hợp đồng, tờ khai hải quan và chứng từ vận chuyển. Khi thanh tra, các chứng từ này thường được yêu cầu đầu tiên.
2. Các trường hợp đặc thù về thanh toán
Một số trường hợp đặc thù vẫn được xem xét khấu trừ dù không theo cách thanh toán thông thường, gồm:
- Thanh toán bù trừ có biên bản đối chiếu
- Bù trừ công nợ vay mượn có hợp đồng bằng văn bản và chứng từ chuyển khoản
- Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba nếu được quy định trong hợp đồng
- Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu theo hợp đồng bằng văn bản
- Thanh toán cưỡng chế qua Kho bạc
- Mua hàng trả chậm, trả góp có hợp đồng, hóa đơn và bổ sung chứng từ khi thanh toán
- Giá trị dưới 05 triệu đồng mỗi lần hoặc hàng hóa, dịch vụ là quà biếu, quà tặng không phải trả tiền
- Ủy quyền cho người lao động thanh toán theo quy chế nội bộ và sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt
Lưu ý quan trọng
Một lưu ý nhỏ: chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không thay thế được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp mua trả chậm, trả góp cũng cần theo dõi đến đúng thời điểm thanh toán theo hợp đồng; nếu đến hạn mà chưa có chứng từ phù hợp thì cần kê khai điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
IV. Checklist kiểm tra nhanh để tránh bị loại khấu trừ
- Kiểm tra hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thay cho phía nước ngoài
- Đối chiếu giá trị thanh toán theo từng lần mua và cộng dồn nhiều lần trong cùng một ngày với cùng nhà cung cấp
- Rà lại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tránh nhầm với chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán
- Với giao dịch trả chậm, trả góp, theo dõi đúng hạn thanh toán trên hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng
- Với xuất khẩu, lưu đủ hợp đồng, hóa đơn, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói, vận đơn, bảo hiểm hàng hóa nếu có
- Lưu hồ sơ thanh toán và hồ sơ giao dịch đầy đủ để giải trình khi cần
Khi rà soát hồ sơ đầu vào, hãy kiểm tra trước các khoản từ 05 triệu đồng trở lên và các giao dịch mua nhiều lần trong ngày. Đây là nhóm chứng từ dễ bị loại khi quyết toán nếu hồ sơ không khớp.
