Doanh nghiệp vẫn có thể dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác để thay thế sao kê ngân hàng khi khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên, miễn là chứng từ đó thể hiện rõ giao dịch thanh toán hợp lệ, chứng minh được dòng tiền và về nguyên tắc cho thấy tiền đi từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán. Điều quan trọng là chứng từ cần thể hiện trạng thái đã thực hiện/thành công.
I. Bảng tra cứu nhanh chứng từ có thể thay thế sao kê ngân hàng
| Loại chứng từ | Có thể sử dụng | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Ủy nhiệm chi/lệnh chuyển tiền | Có | Nên có xác nhận ngân hàng hoặc thể hiện trạng thái đã thực hiện |
| Giấy báo nợ, giấy báo có | Có | Phải nhận diện được giao dịch thanh toán |
| Biên lai/chứng từ Internet Banking, Mobile Banking | Có | Nên có mã giao dịch và trạng thái thành công |
| Chứng từ thanh toán bằng thẻ ngân hàng | Có | Cần gắn được với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ |
| Séc | Có | Phải là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ |
| Chứng từ giao dịch ví điện tử | Có | Cần chứng minh được dòng tiền thanh toán |
| Bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không phù hợp | Dễ bị truy thu |
Từ 01/07/2025, với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
II. Điều kiện để chứng từ thay thế được chấp nhận
- Chứng từ cần chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nên thể hiện rõ chủ thể thanh toán, số tiền, thời điểm thanh toán, nội dung thanh toán và trạng thái giao dịch thành công/đã thực hiện.
- Dòng tiền cần gắn với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và về nguyên tắc thể hiện trực tiếp từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán.
- Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người nộp thuế mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, vẫn cần đáp ứng điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp chuyển khoản tiền hàng qua Internet Banking, có biên lai điện tử thể hiện đúng người trả, người nhận, số tiền, nội dung thanh toán và trạng thái thành công. Trường hợp này có thể dùng làm hồ sơ chứng minh thanh toán dù không có sao kê ngân hàng.
Lưu ý quan trọng
Chứng từ chỉ có lệnh tạo giao dịch nhưng chưa thể hiện đã thực hiện, hoặc thông tin người nhận tiền không khớp với bên bán trên hóa đơn là những điểm dễ dẫn đến rủi ro.
III. Trường hợp chưa có chứng từ tại thời điểm kê khai và trường hợp đặc thù
1. Chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp có thể kê khai khấu trừ tạm thời theo hóa đơn, chứng từ đầu vào.
- Đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cần điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Khi bổ sung được chứng từ hợp lệ thì được kê khai khấu trừ lại theo kỳ có chứng từ.
2. Trường hợp ủy quyền cho người lao động thanh toán
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt để mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì vẫn có thể đáp ứng điều kiện khấu trừ. Cần lưu ý: hồ sơ ủy quyền phải được lập rõ ràng.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, hồ sơ ủy quyền và chứng từ thanh toán ban đầu của người lao động cùng chứng từ doanh nghiệp hoàn trả không dùng tiền mặt là những điểm thường được kiểm tra.
IV. Các lỗi phổ biến cần tránh
- Chia nhỏ hóa đơn dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng nhà cung cấp, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Sử dụng chứng từ thể hiện bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
- Chứng từ không thể hiện trạng thái giao dịch thành công/đã thực hiện hoặc thiếu thông tin nhận diện giao dịch.
- Đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà chưa có chứng từ hợp lệ nhưng không điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Thanh toán hộ nhưng không có hồ sơ ủy quyền rõ ràng.
Do đó, cần kiểm tra bộ chứng từ thanh toán đi kèm từng hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên. Với hồ sơ thanh toán điện tử, chứng từ càng thể hiện rõ hành trình dòng tiền thì càng thuận lợi khi giải trình.
