Khi doanh nghiệp thanh toán hóa đơn từ 5 triệu đồng bằng chuyển khoản nhưng không có sao kê ngân hàng, có thể sử dụng các chứng từ thay thế hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT, nếu đảm bảo đúng quy định.
I. Các loại chứng từ thay thế hợp lệ
- Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển tiền: Phải có xác nhận “Đã thực hiện” của ngân hàng, ghi rõ thông tin tài khoản người chuyển, người nhận, số tiền và nội dung liên quan đến hóa đơn.
- Biên lai chuyển tiền điện tử: Phát hành từ Internet Banking, Mobile Banking hoặc ví điện tử được cấp phép, cần thể hiện mã giao dịch, thời gian, số tiền, thông tin các bên và trạng thái giao dịch thành công.
- Giấy báo nợ/báo có của ngân hàng: Chứng từ do ngân hàng phát hành, thể hiện việc chuyển tiền thành công giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Chứng từ thanh toán qua thẻ ngân hàng: Gồm biên lai từ máy POS hoặc các hình thức tương tự, có đủ thông tin giao dịch.
II. Điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế
- Ngưỡng áp dụng: Chỉ áp dụng cho các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT).
- Dòng tiền trực tiếp: Chứng từ phải chứng minh được tiền được chuyển trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của bên mua sang tài khoản ngân hàng của bên bán.
- Nội dung thanh toán: Chứng từ cần ghi rõ nội dung thanh toán liên quan đến hóa đơn (ví dụ: “Thanh toán cho hóa đơn số XYZ”).
- Nộp tiền mặt vào tài khoản: Hình thức bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Mua hàng nhiều lần trong ngày: Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong ngày với tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, cũng bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A thanh toán hóa đơn 10 triệu đồng cho nhà cung cấp B. Thay vì dùng sao kê, doanh nghiệp A sử dụng biên lai giao dịch thành công từ ứng dụng Internet Banking. Biên lai này thể hiện:
- Tài khoản chuyển: Tài khoản của Doanh nghiệp A
- Tài khoản nhận: Tài khoản của Nhà cung cấp B
- Số tiền: 10.000.000 đồng
- Nội dung: “Thanh toán hóa đơn số ABC/2025”
- Mã giao dịch và xác nhận thành công
Trong trường hợp này, biên lai điện tử hoàn toàn đủ điều kiện thay thế sao kê để doanh nghiệp A được khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng mới là 5 triệu đồng: Quy định mới áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng thay thế cho ngưỡng 20 triệu đồng trước đây, không phải bỏ hoàn toàn ngưỡng.
- Thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT trước nếu có hợp đồng quy định trả chậm, nhưng phải bổ sung chứng từ thanh toán qua ngân hàng khi đến hạn thanh toán thực tế.
- Thiếu chứng từ: Nếu không cung cấp được chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và phải điều chỉnh giảm số thuế đã kê khai.
- Ngoại lệ: Chỉ những trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định cụ thể mới được miễn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
