Mỗi cá nhân chỉ sử dụng 01 mã số thuế duy nhất trong suốt đời. Nếu đang có nhiều mã số thuế, cách xử lý sẽ khác nhau tùy giai đoạn: trước mốc 01/7/2025, thông thường sẽ chấm dứt hiệu lực mã số thuế cấp sau và dùng mã số thuế cấp đầu tiên. Từ 01/7/2025, việc cập nhật số định danh cá nhân là trọng tâm để cơ quan thuế tích hợp và hợp nhất dữ liệu.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Giai đoạn | Cách xử lý chính | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Trước 01/7/2025 | Chấm dứt hiệu lực mã số thuế được cấp sau, sử dụng mã số thuế được cấp đầu tiên | Dùng mã số thuế đầu tiên để kê khai, nộp thuế, khấu trừ, quyết toán và thực hiện nghĩa vụ thuế |
| Từ 01/7/2025 | Cập nhật số định danh cá nhân cho các mã số thuế đã được cấp để cơ quan thuế tích hợp | Trọng tâm là hợp nhất dữ liệu theo số định danh cá nhân, không còn nặng về tự hủy thủ công như trước |
| Sau khi đã tích hợp | Tiếp tục sử dụng dữ liệu đã hợp nhất | Hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và giấy tờ pháp lý khác đã lập theo mã số thuế cũ vẫn có giá trị sử dụng |
Mốc cần nhớ: trước 01/7/2025, xử lý theo mã số thuế cấp đầu tiên; từ 01/7/2025, ưu tiên cập nhật số định danh cá nhân để tích hợp dữ liệu thuế.
Thực tế, nhiều người thấy có hai mã số thuế nhưng vẫn dùng song song khi quyết toán hoặc đăng ký giảm trừ. Cơ quan thuế sẽ soi kỹ điểm này khi đối chiếu dữ liệu khấu trừ và hoàn thuế.
II. Các trường hợp thường gặp và nguyên tắc dùng mã số thuế
1. Vì sao phát sinh nhiều mã số thuế?
- Đăng ký thuế bằng CMND 9 số rồi tiếp tục đăng ký bằng CCCD 12 số.
- Dữ liệu bị sai lệch hoặc không đồng bộ.
- Lỗi hệ thống.
- Bị đăng ký trùng từ nhiều nguồn chi trả.
2. Nguyên tắc xác định mã số thuế sử dụng
Ở giai đoạn trước khi tích hợp theo số định danh cá nhân, nếu một cá nhân có nhiều mã số thuế thì giữ mã số thuế được cấp đầu tiên để sử dụng. Mã số thuế được cấp sau thường cần chấm dứt hiệu lực.
Điểm dễ bỏ sót: mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của chính cá nhân khi người đó phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Nếu không kiểm tra kỹ, rất dễ hiểu nhầm là phát sinh mã số thuế mới.
Ví dụ thực tế
Một cá nhân trước đây đăng ký bằng CMND, sau đó đi làm ở đơn vị mới và được đăng ký lại bằng CCCD. Khi tra cứu thấy xuất hiện hai mã số thuế, cần kiểm tra mã nào được cấp trước để xác định mã sử dụng chính, tránh kê khai và quyết toán lệch dữ liệu.
III. Thủ tục, hồ sơ và cách tra cứu tình trạng mã số thuế
1. Hồ sơ và cách nộp khi cần chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng
Trước giai đoạn tích hợp theo số định danh cá nhân, cá nhân có thể chủ động làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trùng hoặc được cấp sau. Hồ sơ thường dùng là Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐK-TCT.
- Nộp trực tiếp.
- Nộp qua bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua thuedientu.gdt.gov.vn hoặc dichvucong.gov.vn.
- Trường hợp trùng mã số thuế thì nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
2. Thời hạn xử lý
| Nội dung | Thời hạn |
|---|---|
| Người nộp thuế nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế | 10 ngày làm việc kể từ ngày có văn bản chấm dứt hoạt động hoặc phát hiện trùng |
| Cơ quan thuế xử lý và thông báo | 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ |
10 ngày làm việc để nộp hồ sơ và 02 ngày làm việc để cơ quan thuế xử lý sau khi nhận đủ hồ sơ.
3. Cách tra cứu và tình trạng dữ liệu
- Tra cứu tình trạng mã số thuế và thông tin hợp nhất qua cổng thuế điện tử.
- Kiểm tra trên ứng dụng thuế điện tử cá nhân/eTax Mobile.
- Theo dõi qua VNeID theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Nếu dữ liệu chưa khớp, mã số thuế có thể ở trạng thái 10: “Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”.
Lưu ý quan trọng
Thuận Thiên khuyến nghị xử lý ngay khi phát hiện có nhiều mã số thuế. Thực tế dễ vướng nhất là khấu trừ thuế ở một nơi, quyết toán ở nơi khác, dẫn đến hồ sơ hoàn thuế hoặc đối chiếu nghĩa vụ bị lệch vì dùng không thống nhất mã số thuế.
IV. Điều cần nhớ sau khi hợp nhất dữ liệu
Sau khi các mã số thuế đã được tích hợp vào số định danh cá nhân, các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và giấy tờ có giá trị pháp lý khác đã lập theo mã số thuế cũ vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng, không cần điều chỉnh chỉ vì việc hợp nhất này.
Nhiều người lo lắng không cần thiết về việc hợp nhất dữ liệu làm mất hiệu lực chứng từ cũ. Thực tế, hợp nhất dữ liệu không đồng nghĩa toàn bộ chứng từ cũ bị mất hiệu lực. Nếu hồ sơ đã lập đúng tại thời điểm phát sinh thì vẫn được tiếp tục sử dụng theo dữ liệu đã tích hợp.
