Công ty thường lưu giữ chứng từ kế toán theo 03 mức thời hạn: ít nhất 05 năm, ít nhất 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn, tùy từng loại tài liệu. Doanh nghiệp thường nhớ mốc 10 năm mà bỏ sót nhóm 05 năm, hoặc không tách riêng tài liệu có giá trị sử liệu.
Mốc cần nhớ: 05 năm – 10 năm – vĩnh viễn.
Thời điểm tính hạn lưu: tính từ lúc tài liệu được đưa vào lưu trữ.
I. Bảng tra cứu nhanh thời hạn lưu giữ
| Nhóm tài liệu | Thời hạn lưu giữ | Nội dung áp dụng |
|---|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành | Ít nhất 05 năm | Gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính |
| Chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo | Ít nhất 10 năm | Áp dụng với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính; sổ kế toán; báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Lưu trữ vĩnh viễn | Áp dụng với tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng theo quy định |
Phần dễ bỏ sót: không phải mọi chứng từ kế toán đều cùng một thời hạn lưu. Chi tiết từng loại tài liệu thuộc từng mức thời hạn được quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
II. Từng nhóm chứng từ được lưu bao lâu
1. Nhóm lưu ít nhất 05 năm
Đây là nhóm chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Ví dụ thực tế
Khi thanh tra, vấn đề đầu tiên thường được hỏi là doanh nghiệp đã phân loại chứng từ ngay từ đầu chưa. Nếu phiếu nhập – xuất được gom lẫn với hồ sơ dùng trực tiếp để ghi sổ, rất dễ lưu sai thời hạn.
2. Nhóm lưu ít nhất 10 năm
Đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm.
- Tài liệu khác có liên quan trực tiếp đến việc lập báo cáo tài chính.
Nhóm hồ sơ này thường bị soi kỹ vì đối chiếu trực tiếp với số liệu kê khai, quyết toán. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi hủy chứng từ sớm hơn thời gian lưu cần thiết.
3. Nhóm lưu trữ vĩnh viễn
Nhóm này áp dụng với tài liệu kế toán có giá trị sử liệu hoặc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Doanh nghiệp thường nghĩ toàn bộ hồ sơ kế toán chỉ cần lưu 05 năm hoặc 10 năm, nhưng thực tế vẫn có nhóm tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn theo quy định.
III. Thời điểm đưa tài liệu vào lưu trữ và cách tính thời hạn
Tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kể từ ngày kết thúc công việc kế toán.
Điểm cần nhớ: thời hạn lưu trữ không tính từ ngày lập chứng từ, mà tính từ thời điểm đưa tài liệu vào lưu trữ.
- Để xác định hồ sơ đã hết hạn lưu hay chưa, cần xem 2 mốc: ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc công việc kế toán, và ngày thực tế đưa hồ sơ vào lưu trữ.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường nhầm chỗ này nên tính sai thời điểm được hủy hồ sơ. Đây là điểm dễ bị truy thu hoặc chất vấn khi hồ sơ gốc không còn đủ để đối chiếu.
IV. Lưu trữ điện tử và lưu ý khi áp dụng thực tế
1. Có thể lưu trữ chứng từ điện tử
Trường hợp không in ra giấy mà lưu trên phương tiện điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm:
- An toàn thông tin dữ liệu.
- Bảo mật thông tin.
- Tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ tương ứng.
Việc lưu điện tử không làm thay đổi các mốc thời hạn 05 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn.
2. Quan hệ với quy định lưu trữ chung
Ngoài quy định chuyên ngành kế toán, doanh nghiệp còn liên quan đến quy định chung về quản lý và hủy tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, nếu hỏi riêng về thời hạn lưu giữ chứng từ kế toán, căn cứ ưu tiên áp dụng là Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Nếu đang rà lại hồ sơ cũ, bạn nên kiểm tra theo checklist ngắn sau:
- Đã tách đúng nhóm 05 năm, 10 năm và vĩnh viễn chưa.
- Đã xác định đúng ngày đưa tài liệu vào lưu trữ chưa.
- Hồ sơ điện tử còn tra cứu được đầy đủ hay không.
- Các chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ có đang bị lưu thiếu thời hạn hay không.
Thuận Thiên lưu ý thêm: thông tin về Luật Lưu trữ và văn bản hướng dẫn có thể dùng để bổ sung góc nhìn quản lý lưu trữ, nhưng không làm thay đổi 03 mức thời hạn lưu giữ chứng từ kế toán hiện hành.
