Với hàng xuất khẩu, điểm cần nhìn đầu tiên không phải là khách có nhận hàng hay không, mà là lô hàng đã thông quan hay chưa. Nếu giao dịch bị hủy khi chưa thông quan thì chưa phát sinh mốc lập hóa đơn xuất khẩu, nên không lập hóa đơn GTGT cho giao dịch đó. Ngược lại, nếu hàng đã thông quan thì doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn đúng thời điểm, dù sau đó khách nước ngoài không lấy hàng. Trường hợp hóa đơn đã lập rồi mà hàng bị từ chối nhận, hướng xử lý thường đi theo cơ chế điều chỉnh hóa đơn và hồ sơ tái nhập hoặc hồ sơ bán cho khách mới, tùy tình huống thực tế.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Tình huống | Hướng xử lý hóa đơn | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Chưa thông quan, khách hủy đơn hoặc không lấy hàng | Không lập hóa đơn xuất khẩu cho giao dịch đã hủy | Phần này hay bị bỏ sót vì nhiều doanh nghiệp nhầm với thời điểm giao hàng nội bộ |
| Đã thông quan nhưng chưa lập hóa đơn | Lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan | Lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm |
| Đã thông quan và đã lập hóa đơn, sau đó khách không nhận hàng | Không bỏ qua hóa đơn đã lập; xử lý theo điều chỉnh hóa đơn | Doanh nghiệp hay muốn xóa chứng từ đã phát hành, nhưng không đúng |
| Hàng bị từ chối và tái nhập về Việt Nam | Làm thủ tục hải quan tái nhập và lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc điều chỉnh liên quan | Cơ quan thuế thường soi kỹ hồ sơ khớp giữa hóa đơn và tờ khai |
