Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là một trong những chính sách quan trọng giúp người lao động tối ưu hóa số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các quy định về đối tượng, hồ sơ và thủ tục dẫn đến việc bỏ lỡ quyền lợi của mình.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mới nhất một cách đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo đúng pháp luật.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12
- Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14
- Thông tư 111/2013/TT-BTC
- Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định đăng ký người phụ thuộc
- Quy trình kê khai trên HTKK và eTax của Tổng cục Thuế
I. Đối tượng và mức giảm trừ gia cảnh
1. Đối tượng được giảm trừ gia cảnh
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC), người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ gia cảnh bao gồm các đối tượng sau:
- Con: Bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ/chồng. Điều kiện áp dụng:
- Con dưới 18 tuổi (tính đủ tháng).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
- Con đang theo học tại các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc phổ thông mà không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
- Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại mục 3.
- Cha, mẹ: Bao gồm cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại mục 3.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại mục 3, bao gồm:
- Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.
- Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
- Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
- Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.
2. Điều kiện áp dụng cho cha, mẹ, vợ/chồng và các đối tượng khác
Để được đăng ký giảm trừ, các đối tượng này phải đáp ứng đồng thời 2 điều kiện sau:
- Đối với người trong độ tuổi lao động: Phải bị khuyết tật, không có khả năng lao động (có giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền).
- Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.
3. Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành
Theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ gia cảnh được áp dụng như sau:
- Đối với bản thân người nộp thuế: 11.000.000 đồng/tháng (tương đương 132.000.000 đồng/năm).
- Đối với mỗi người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng (tương đương 52.800.000 đồng/năm).
II. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
Để thực hiện thủ tục, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ với người nộp thuế.
1. Hồ sơ chung
- Bản đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người phụ thuộc (nếu có).
- Giấy tờ photo cần được chứng thực hoặc đảm bảo rõ nét để cơ quan thuế chấp nhận.
2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ và điều kiện
- Đối với con: Bản chụp Giấy khai sinh và CMND/CCCD (nếu có). Với con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng cần có thêm các giấy tờ pháp lý khác để chứng minh.
- Đối với vợ hoặc chồng: Bản chụp CMND/CCCD và Giấy chứng nhận kết hôn.
- Đối với cha mẹ, anh chị em, ông bà…: Bản chụp CMND/CCCD và các giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ như Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu (bản photo), hoặc quyết định công nhận của tòa án.
- Đối với người trong độ tuổi lao động bị khuyết tật: Giấy xác nhận khuyết tật do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp theo quy định pháp luật.
- Đối với con đang đi học: Giấy xác nhận của nhà trường hoặc các giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các cơ sở giáo dục. Con từ 18 tuổi trở lên đang học tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, trung học chuyên nghiệp hoặc dạy nghề (giáo dục chính quy)…
- Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng: Cần có bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu và có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường nơi người phụ thuộc đang cư trú (theo mẫu 07/XN-NPT-TNCN).
III. Thủ tục và thời hạn đăng ký
1. Quy trình đăng ký
Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai cách sau để đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc:
- Đăng ký qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (doanh nghiệp): Đây là hình thức phổ biến nhất. Người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho doanh nghiệp mình đang làm việc. Doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm tổng hợp và nộp cho cơ quan thuế. Bạn nên nộp hồ sơ trước kỳ tính thuế tiếp theo để được áp dụng kịp thời.
- Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế: Người nộp thuế chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi mình đăng ký. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
- Đăng ký qua mạng (HTKK/eTax): Người nộp thuế (thường là kế toán doanh nghiệp) có thể đăng ký cho người lao động qua Cổng thông tin thuế điện tử (eTax) hoặc phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK). Quy trình bao gồm việc điền thông tin vào tờ khai, xuất file XML và nộp qua mạng. Hệ thống sẽ trả kết quả và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
2. Thời hạn đăng ký
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi:
- Trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập quyết toán thay: Thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 31/03 của năm liền kề năm tính thuế.
- Trường hợp người nộp thuế tự quyết toán thuế: Thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 30/04 của năm liền kề năm tính thuế.
- Với người phụ thuộc khác (anh, chị, em, ông bà…): Thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế.
IV. Một số lưu ý quan trọng
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế đó. Trường hợp nhiều người cùng nuôi dưỡng một người phụ thuộc thì phải tự thỏa thuận để một người đăng ký.
- Khi có thay đổi (tăng/giảm) về người phụ thuộc, người nộp thuế phải khai báo lại với cơ quan chi trả thu nhập hoặc cơ quan thuế.
- Trường hợp nộp hồ sơ muộn so với thời hạn quy định sẽ không được tính giảm trừ cho năm tính thuế đó.
- Đối với người phụ thuộc ở nước ngoài: Cần có các giấy tờ hợp pháp được Lãnh sự quán, Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại chứng thực để chứng minh mối quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng.
V. Tóm tắt Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là quyền lợi chính đáng và giúp người nộp thuế tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Để thực hiện thành công, Thuận Thiên khuyên bạn cần nắm vững các quy định về đối tượng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và tuân thủ đúng thời hạn đăng ký. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn thực hiện thủ tục này một cách chính xác và thuận lợi.
