Khi tăng lương cho nhân viên từ tháng 7/2025, doanh nghiệp cần làm hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH theo đúng tháng có hiệu lực và gửi cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia. Sai sót thường gặp là xác định sai mốc thời gian áp dụng, dẫn đến truy thu hoặc lệch dữ liệu đóng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Thời điểm áp dụng | Từ đúng tháng có hiệu lực tăng lương; nếu tăng lương từ tháng 7/2025 thì điều chỉnh và đóng theo mức mới từ tháng 7/2025 |
| Hồ sơ chính | Mẫu D02-TS; bổ sung TK1-TS nếu cần điều chỉnh thông tin cá nhân/đăng ký kê khai; trường hợp truy điều chỉnh tháng trước có thể phát sinh hoặc được yêu cầu thêm D01-TS |
| Nơi nộp | Cơ quan BHXH nơi đơn vị đang đăng ký tham gia |
| Cách nộp | Qua Cổng dịch vụ công, cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc qua tổ chức I-VAN |
| Hồ sơ kèm theo | Quyết định tăng lương hoặc hồ sơ lao động tương ứng |
| Thời hạn xử lý | Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
Điểm cần nhớ: Với hiệu lực từ tháng 7/2025, hãy kê khai ngay trong tháng đó. Trì hoãn sang tháng sau dễ dẫn đến truy thu.
II. Hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH khi tăng lương
1. Trường hợp chỉ thay đổi mức lương đóng
Đối với người lao động đã có mã số BHXH và chỉ thay đổi mức lương đóng, đơn vị lập Mẫu D02-TS, ghi rõ mức tiền lương mới và tháng, năm bắt đầu áp dụng.
2. Trường hợp cần điều chỉnh thêm thông tin người lao động
Nếu người lao động chưa có mã số BHXH hoặc cần điều chỉnh thông tin tham gia, thông tin nhân thân, doanh nghiệp bổ sung Mẫu TK1-TS. Sai sót phổ biến là đơn vị chỉ nộp D02-TS trong khi có thay đổi thông tin đăng ký kê khai của người lao động.
3. Trường hợp tăng lương có hiệu lực từ tháng trước
Nếu việc tăng lương có hiệu lực từ tháng trước và cần truy điều chỉnh cho thời gian quá khứ, hệ thống nghiệp vụ hoặc cơ quan BHXH có thể phát sinh hoặc yêu cầu hồ sơ liên quan như D01-TS theo thực tiễn xử lý.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp ra quyết định tăng lương có hiệu lực từ tháng 7/2025 nhưng đến tháng sau mới kê khai. Khi đó, hồ sơ không chỉ là điều chỉnh mức lương mới mà còn có thể phát sinh phần truy điều chỉnh cho tháng trước.
Lưu ý quan trọng
- Hồ sơ nên thể hiện rõ căn cứ điều chỉnh, ví dụ số quyết định tăng lương, ngày ban hành, thời điểm hiệu lực.
- Áp dụng chung cho người lao động tham gia BHXH bắt buộc, không phân biệt giới tính hoặc loại hình doanh nghiệp.
III. Trình tự thực hiện và điểm dễ nhầm
- Ban hành hoặc cập nhật quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng hoặc hồ sơ lao động làm căn cứ.
- Lập hồ sơ điều chỉnh điện tử, chủ yếu là D02-TS; bổ sung TK1-TS nếu thuộc diện cần điều chỉnh thông tin người lao động.
- Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công, giao dịch điện tử BHXH hoặc qua đơn vị I-VAN đến cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị.
- Theo dõi phản hồi từ cơ quan BHXH và đóng theo mức lương mới từ đúng tháng có hiệu lực tăng lương.
Về bản chất, điều chỉnh mức đóng không chỉ là sửa một chỉ tiêu trên phần mềm mà là đồng bộ lại căn cứ đóng theo hồ sơ lao động. Doanh nghiệp thường sai khi quyết định tăng lương có hiệu lực một tháng nhưng kê khai lại để sang tháng khác.
Nếu người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định, tháng đó có thể không phải đóng BHXH bắt buộc.
Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cần nằm trong giới hạn pháp luật, gồm:
- Không thấp hơn mức tối thiểu áp dụng theo quy định hiện hành.
- Không vượt quá mức trần theo Luật BHXH 2024, tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu.
Lưu ý quan trọng
Thuận Thiên thường gặp trường hợp hồ sơ nội bộ đã ký đầy đủ nhưng phần kê khai điện tử lại nhập sai tháng hiệu lực. Đây là lỗi dễ gặp khi điều chỉnh lương hàng loạt.
IV. Thời hạn xử lý và rủi ro khi nộp chậm
Đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, thời gian giải quyết là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Mốc cần nhớ: Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc.
Không có mức phạt hành chính riêng biệt trực tiếp chỉ vì nộp chậm hồ sơ điều chỉnh mức đóng nếu đơn vị vẫn trích đóng đầy đủ, kịp thời theo mức cũ. Tuy nhiên, nếu việc chậm điều chỉnh dẫn đến chậm đóng phần phải truy đóng thì sẽ phát sinh xử lý về chậm đóng.
| Rủi ro | Mức xử lý |
|---|---|
| Chậm đóng BHXH bắt buộc | Đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm |
| Phạt hành chính do chậm đóng BHXH bắt buộc | 12% – 15% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng |
Với tăng lương từ tháng 7/2025, nên hoàn tất hồ sơ ngay trong tháng có hiệu lực để tránh truy thu, tiền chậm đóng và sai lệch dữ liệu. Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra lại 3 điểm trước khi nộp: tháng hiệu lực, mẫu biểu đúng trường hợp và căn cứ nội bộ đi kèm.
