Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nghĩa vụ quan trọng mà người lao động và tổ chức chi trả thu nhập cần thực hiện hàng năm. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp bạn xác định chính xác số thuế phải nộp, nộp thừa hoặc được hoàn lại. Quy trình này có thể phức tạp với nhiều quy định cần nắm rõ.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cách quyết toán thuế TNCN một cách đầy đủ, chính xác và dễ hiểu nhất, giúp bạn tự tin hoàn thành nghĩa vụ của mình.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP
- Thông tư 111/2021/TT-BTC
I. Tổng quan về quyết toán thuế TNCN
Quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập tiến hành kê khai, tổng hợp lại toàn bộ thu nhập chịu thuế và số thuế đã tạm nộp trong năm để xác định số thuế cần nộp thêm hoặc số thuế được hoàn lại. Năm 2025, các quy định về quyết toán thuế cơ bản được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Một trong những thông tin quan trọng nhất bạn cần nắm là mức giảm trừ gia cảnh hiện hành, được áp dụng theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14:
- Đối với bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (tương đương 132 triệu đồng/năm).
- Đối với mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng (tương đương 52,8 triệu đồng/năm).
II. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Theo quy định, không phải ai cũng phải thực hiện quyết toán thuế. Dưới đây là các đối tượng bắt buộc phải thực hiện thủ tục này.
1. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập
Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN cho toàn bộ thu nhập đã chi trả và thay mặt người lao động để quyết toán phần thuế của các cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
2. Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế đã nộp thừa và đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai tiếp theo.
- Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
- Cá nhân đề nghị xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, hoặc bệnh hiểm nghèo.
III. Trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN
Pháp luật cũng quy định một số trường hợp được miễn trừ nghĩa vụ quyết toán thuế, bao gồm:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của năm đó từ 50.000 đồng trở xuống.
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng.
IV. Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025
Việc nộp hồ sơ quyết toán đúng hạn là rất quan trọng để tránh các khoản phạt không đáng có.
- Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày 31/03/2025.
- Đối với cá nhân tự quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Do ngày 30/04/2025 và 01/05/2025 là ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo, tức là ngày 05/05/2025.
V. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quyết toán thuế.
1. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần (mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN).
- Phụ lục bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của các cá nhân ủy quyền (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN).
2. Đối với cá nhân tự quyết toán
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (theo mẫu ban hành kèm tờ khai).
- Bản sao (không cần công chứng) các chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong năm.
- Bản sao các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu đăng ký lần đầu).
VI. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online qua eTax Mobile
Hiện nay, việc quyết toán thuế đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế. Dưới đây là các bước thực hiện:
- Bước 1: Đăng nhập và chọn chức năng: Tải ứng dụng eTax Mobile, đăng nhập bằng tài khoản Giao dịch thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID). Tại màn hình chính, chọn chức năng “Quyết toán thuế”.
- Bước 2: Lập tờ khai: Chọn “Nộp tờ khai 02/QTT-TNCN”. Hệ thống sẽ hỗ trợ điền sẵn một số thông tin. Bạn cần kiểm tra và bổ sung các thông tin còn thiếu như thông tin giảm trừ gia cảnh, các nguồn thu nhập khác.
- Bước 3: Điền thông tin và hoàn thiện: Rà soát kỹ lưỡng các chỉ tiêu trên tờ khai, đặc biệt là tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ. Đính kèm các chứng từ cần thiết (dưới dạng ảnh chụp).
- Bước 4: Nộp hồ sơ: Sau khi hoàn tất, bạn ký điện tử bằng mã OTP được gửi về điện thoại và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ.
VII. Biểu thuế lũy tiến từng phần và mức phạt chậm nộp
1. Biểu thuế lũy tiến từng phần năm 2025
Thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần gồm 7 bậc:
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng) | Thuế suất (%) |
|---|---|---|
| 1 | Đến 5 | 5% |
| 2 | Trên 5 đến 10 | 10% |
| 3 | Trên 10 đến 18 | 15% |
| 4 | Trên 18 đến 32 | 20% |
| 5 | Trên 32 đến 52 | 25% |
| 6 | Trên 52 đến 80 | 30% |
| 7 | Trên 80 | 35% |
2. Mức phạt khi nộp chậm hồ sơ quyết toán
Nếu nộp hồ sơ quyết toán muộn, bạn sẽ phải đối mặt với các mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
| Thời gian chậm nộp | Mức phạt |
|---|---|
| Từ 1 đến 5 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Phạt cảnh cáo |
| Từ 1 đến 30 ngày | 2 – 5 triệu đồng |
| Từ 31 đến 60 ngày | 5 – 8 triệu đồng |
| Từ 61 đến 90 ngày | 8 – 15 triệu đồng |
| Trên 90 ngày | 15 – 25 triệu đồng |
Lưu ý: Trường hợp chậm nộp nhưng không phát sinh số thuế phải nộp thêm thì không bị phạt tiền.
VIII. Hoàn thuế thu nhập cá nhân
Hoàn thuế TNCN xảy ra khi số thuế bạn đã tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế thực tế phải nộp. Từ năm 2025, Tổng cục Thuế đã triển khai hệ thống hoàn thuế tự động, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Để được hoàn thuế, bạn cần điền thông tin đề nghị hoàn vào chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai quyết toán.
IX. Tóm tắt Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất
Như vậy, việc quyết toán thuế TNCN năm 2025 đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc xác định đối tượng, thời hạn và chuẩn bị hồ sơ. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết mà Thuận Thiên đã cung cấp, bạn có thể thực hiện quy trình này một cách suôn sẻ và đúng quy định. Nắm vững các quy tắc không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi tài chính của chính mình.
