Doanh nghiệp vẫn được quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng dù bên bán không xác nhận đã nhận tiền, miễn là có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đúng quy định.
I. Quy trình xử lý khi bên bán không xác nhận đã nhận tiền
1. Lưu trữ chứng từ ngân hàng hợp lệ
Doanh nghiệp cần giữ lại sao kê ngân hàng hoặc ủy nhiệm chi thể hiện rõ:
- Tên người hưởng trùng khớp với thông tin trên hóa đơn
- Số tiền chuyển đúng giá trị hóa đơn
- Nội dung giao dịch ghi rõ số hóa đơn liên quan
- Ngày giao dịch nằm trong thời hạn thanh toán
–> Đây là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thay thế cho xác nhận của bên bán.
2. Không yêu cầu xác nhận từ bên bán
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào không phụ thuộc vào xác nhận đã nhận tiền từ bên bán nếu doanh nghiệp có đầy đủ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP;
- Trường hợp bên bán ngừng hoạt động nhưng hồ sơ chứng từ giao dịch hợp pháp và đầy đủ, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế.
Doanh nghiệp nên chủ động lưu giữ và đối chiếu chứng từ để thuận tiện giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
3. Giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra
Doanh nghiệp phải nộp các hồ sơ chứng minh giao dịch gồm:
- Hóa đơn GTGT và hợp đồng mua bán
- Chứng từ chuyển khoản hợp lệ của ngân hàng
- Văn bản yêu cầu xác nhận nếu đã có gửi và biên bản ghi nhận trường hợp bên bán không phản hồi
- Nếu chứng từ ngân hàng không ghi rõ số hóa đơn hoặc thiếu thông tin đối chiếu, cơ quan thuế có thể từ chối khấu trừ thuế.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp A chuyển khoản 8 triệu đồng cho nhà cung cấp B, lưu trữ sao kê ngân hàng ghi rõ số hóa đơn, tên bên B, số tiền.
- Có biên bản ghi nhận đã liên hệ nhưng không nhận được xác nhận từ bên B.
- Với bộ hồ sơ này, hóa đơn được chấp nhận khấu trừ thuế vì đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý quan trọng
- Mất quyền khấu trừ thuế nếu không chứng minh được đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp.
- Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ số hóa đơn hoặc mã giao dịch để thuận tiện đối chiếu.
- Doanh nghiệp nên chủ động đối chiếu giao dịch với bên bán định kỳ để giảm thiểu rủi ro tranh chấp hoặc không thể xác nhận giao dịch sau này.
