Nếu doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế theo quy định pháp luật hiện hành. Việc này giúp đảm bảo minh bạch và đúng trình tự, tránh các rủi ro pháp lý cho đơn vị sử dụng hóa đơn.
Quy trình thực hiện khi thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
1. Thực hiện hủy thông báo phát hành hóa đơn với nhà cung cấp cũ
- Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã sử dụng với nhà cung cấp cũ.
- Sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 39/2014/TT-BTC để thực hiện biên bản này.
- Nộp biên bản và hồ sơ hủy hóa đơn qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý.
2. Đăng ký phát hành hóa đơn với nhà cung cấp mới
- Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2022/TT-BTC).
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn mới (Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC) đến cơ quan thuế.
- Chuẩn bị hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp mới để gửi kèm hồ sơ cho cơ quan thuế.
3. Thời hạn thực hiện
- Doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục thông báo, đăng ký với cơ quan thuế trước ít nhất 05 ngày làm việc kể từ khi muốn sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mới.
Ví dụ thực tế
Công ty X chuyển từ phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp A sang nhà cung cấp B sẽ cần:
- Lập và nộp biên bản hủy hóa đơn (kèm hợp đồng chấm dứt với A).
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn mới (kèm hợp đồng dịch vụ với B) tới Chi cục Thuế quản lý.
Lưu ý quan trọng
- Không cần làm thủ tục hủy hóa đơn nếu doanh nghiệp đã sử dụng hết số hóa đơn đã phát hành với nhà cung cấp cũ.
- Mẫu hóa đơn mới phải tuân thủ quy định tại Phụ lục 1 Thông tư 78/2021/TT-BTC về nội dung, hình thức hóa đơn điện tử.
