Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm các thông tin cốt lõi sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất và kê khai thông tin hóa đơn.
Nếu đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, cần thể hiện rõ: giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng. Đây là phần thường bị bỏ sót khi lập hóa đơn.
I. Bảng tra cứu nhanh nội dung cần có
| Nội dung | Chi tiết cần thể hiện |
|---|---|
| Thông tin người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán |
| Thông tin người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân hoặc số điện thoại, nếu người mua yêu cầu |
| Thời điểm lập hóa đơn | Thời điểm lập hóa đơn |
| Thông tin hàng hóa, dịch vụ | Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán |
| Thông tin thuế GTGT | Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT |
| Dữ liệu tra cứu hóa đơn | Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn |
Điểm dễ nhầm: thông tin người mua không phải lúc nào cũng thể hiện đủ toàn bộ, mà chỉ ghi khi người mua yêu cầu.
II. Cách hiểu đúng để tránh sai khi lập hóa đơn
1. Nhận diện đúng loại hóa đơn
Hóa đơn này cần được nhận biết là hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Doanh nghiệp thường sai ở đoạn in hóa đơn nhưng chưa bảo đảm việc kết nối, chuyển dữ liệu.
Một điểm nhiều đơn vị thắc mắc: hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là được xem nhẹ phần nội dung bắt buộc.
2. Thời điểm lập hóa đơn
- Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Nhiều cơ sở lập hóa đơn theo thời điểm thu tiền, trong khi hàng hóa và dịch vụ được xác định khác nhau. Đây là lỗi phổ biến.
3. Cách gửi hóa đơn cho người mua
Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua các hình thức như tin nhắn, thư điện tử; hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn.
Ví dụ thực tế: Hóa đơn có ký hiệu chứa chữ “M” thể hiện là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nội dung cơ bản gồm thông tin người bán, hàng hóa hoặc dịch vụ, thời điểm lập và mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để tra cứu. Lưu ý: khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hóa đơn đã có dữ liệu tra cứu và đã gửi cho người mua chưa.
III. Đối tượng áp dụng và giá trị sử dụng
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng cho:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách; dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí và các trường hợp khác theo quy định.
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này (hoặc sao chụp hóa đơn, hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Lưu ý quan trọng:
- Cần bảo đảm kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc chữ ký số trên loại hóa đơn này.
- Thông tin người mua chỉ ghi khi người mua yêu cầu.
- Cơ quan thuế kiểm tra kỹ các lỗi: không kết nối dữ liệu, thiếu nội dung bắt buộc, lập sai thời điểm, không gửi hóa đơn cho người mua.
IV. Mức phạt nếu thiếu nội dung bắt buộc
Tổ chức lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm, nhất là khi xuất hóa đơn số lượng lớn tại điểm bán.
Mức phạt đáng lưu ý: từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc.
