Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm dưới 1 tỷ đồng thì không thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu, vẫn có thể đăng ký sử dụng. Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn: chỉ cần có máy tính tiền hoặc bán qua sàn thương mại điện tử là đã thuộc diện bắt buộc. Điều đó không đúng – chỉ khi doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên mới bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp doanh thu | Cách áp dụng hóa đơn điện tử |
|---|---|
| Từ 1 tỷ đồng/năm trở lên | Thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế |
| Trên 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng/năm | Không thuộc diện phải áp dụng; nếu đủ điều kiện và có nhu cầu thì được đăng ký sử dụng |
| Từ 500 triệu đồng/năm trở xuống | Không thuộc diện phải áp dụng |
| Hộ mới ra kinh doanh hoặc đang trong năm phát sinh vượt ngưỡng 1 tỷ đồng | Áp dụng hóa đơn điện tử khi doanh thu lũy kế trong năm từ 1 tỷ đồng trở lên; thời hạn đăng ký là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng |
Mốc cần nhớ: dưới 1 tỷ đồng/năm không thuộc diện phải áp dụng; từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc diện áp dụng. Nếu trong năm phát sinh vượt ngưỡng, cần đăng ký trong vòng 30 ngày.
II. Cách hiểu đúng để tránh nhầm
1. Nhóm dưới 1 tỷ đồng/năm
Điểm mấu chốt: doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử. Có hai nhóm nhỏ trong trường hợp này:
- Trên 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng/năm: không thuộc diện phải áp dụng.
- Từ 500 triệu đồng/năm trở xuống: cũng không thuộc diện phải áp dụng.
Nhiều người chỉ nhớ mốc 1 tỷ đồng mà quên rằng nhóm dưới 1 tỷ vẫn được chia nhỏ. Tuy nhiên, cả hai nhóm đều có cùng kết luận về nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Khi nào bắt đầu thuộc diện áp dụng
Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên thì chuyển sang diện áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Với hộ mới ra kinh doanh, hoặc năm trước chưa vượt ngưỡng nhưng trong năm hiện tại có doanh thu lũy kế vượt từ 1 tỷ đồng trở lên, đây là điểm cần đặc biệt lưu ý. Khi vượt ngưỡng, thời hạn đăng ký sử dụng là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt mức này.
III. Một số tình huống dễ nhầm trong thực tế
1. Có máy tính tiền hoặc bán qua sàn thương mại điện tử
Không nên tự suy luận rằng cứ có máy tính tiền hoặc bán hàng qua sàn thương mại điện tử thì đương nhiên phải áp dụng hóa đơn điện tử. Với hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm, thông tin này không làm thay đổi kết luận chính, trừ trường hợp có quy định riêng áp dụng cho ngành nghề hoặc trường hợp cụ thể.
Nhiều hộ nghe theo cách hiểu truyền miệng rồi đăng ký hoặc xử lý hóa đơn không đúng bản chất, dẫn đến vừa tốn công vừa phát sinh lỗi vận hành.
2. Hồ sơ đăng ký nếu có nhu cầu sử dụng
Nếu muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Thông tin thường có:
- Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân
- Tên hộ kinh doanh
- Địa chỉ hộ kinh doanh
- Hình thức sử dụng hóa đơn điện tử
- Nhà cung cấp dịch vụ, nếu có
Nộp qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc Chi cục Thuế. Cần lưu ý: hồ sơ thường không sai ở biểu mẫu mà sai ở thông tin đăng ký, nhất là mã số thuế, hình thức sử dụng và dữ liệu liên hệ.
Ví dụ thực tế
- Hộ A kinh doanh quần áo tại chợ truyền thống, doanh thu 800 triệu đồng/năm: không thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ B là quán ăn, doanh thu 900 triệu đồng/năm: nếu không thuộc trường hợp đặc thù thì không thuộc diện phải áp dụng, trừ khi có nhu cầu đăng ký hoặc có quy định riêng liên quan máy tính tiền.
Lưu ý quan trọng
- Nếu đã thuộc diện áp dụng mà không thực hiện đúng, có thể bị xử phạt.
- Mức phạt được nêu gồm: 2 – 4 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn, không kết nối hoặc không chuyển dữ liệu; 5 – 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng.
- Mức phạt với cá nhân, hộ kinh doanh bằng 1/2 mức áp dụng cho tổ chức.
- Lỗi đơn giản nhưng nhiều hộ vẫn vướng là lập sai thời điểm, sai loại hóa đơn, thiếu thông tin người mua hoặc không kết nối dữ liệu.
- Nếu đã vượt ngưỡng, cần theo dõi mốc 30 ngày để đăng ký đúng hạn.
Nếu bạn đang ở ngưỡng doanh thu sát 1 tỷ đồng/năm, cách an toàn là theo dõi doanh thu lũy kế theo kỳ tính thuế để xử lý kịp thời. Nên rà lại số liệu định kỳ vì doanh thu thực tế tăng nhanh trong năm là tình huống nhiều hộ không để ý ngay từ đầu.
