Văn phòng đại diện tại Việt Nam chủ yếu chỉ phải nộp lệ phí môn bài, không phải nộp các loại thuế kinh doanh khác như GTGT, thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết các loại thuế và lệ phí mà văn phòng đại diện cần lưu ý:
1. Lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện
a. Nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài
- Văn phòng đại diện chỉ phải nộp lệ phí môn bài nếu có đăng ký mã số thuế và thực tế có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại mà không có hoạt động kinh doanh, thì không phải nộp lệ phí môn bài.
- Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các văn phòng đại diện đều được yêu cầu đăng ký mã số thuế và nộp lệ phí môn bài theo mức cố định, trừ trường hợp chứng minh được không có hoạt động kinh doanh.
Mức lệ phí môn bài
- Mức thu: 1.000.000 đồng/năm (từ năm thứ hai trở đi).
- Miễn thu phí năm đầu thành lập (từ ngày 01/01 đến 31/12).
- Giảm 50% (500.000 đồng) nếu thành lập từ 01/7 đến 31/12 và phải nộp trong năm đó.
Thời hạn nộp lệ phí môn bài
- Thời hạn nộp lệ phí môn bài là chậm nhất ngày 30/01 hàng năm đối với các năm tiếp theo sau năm thành lập
Ví dụ thực tế
- Văn phòng đại diện thành lập ngày 15/08/2025 sẽ được miễn lệ phí môn bài năm 2025 và bắt đầu nộp 1.000.000 đồng từ năm 2026.
2. Các loại thuế không phải nộp
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Văn phòng đại diện không phải nộp thuế GTGT nếu không trực tiếp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh. Việc kê khai, nộp thuế GTGT (nếu có) sẽ do công ty mẹ thực hiện tập trung tại trụ sở chính
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):Văn phòng đại diện không phải nộp thuế TNDN nếu không phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh, không có doanh thu. Nghĩa vụ thuế TNDN thuộc về công ty mẹ, kê khai tập trung tại trụ sở chính
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):Nếu văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động, không trả lương cho người lao động (mà công ty mẹ ký và chi trả), thì văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế TNCN. Doanh nghiệp chính chịu trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện
3. Quản lý mã số thuế và nghĩa vụ khác
- Đăng ký mã số thuế: Văn phòng đại diện cần thực hiện đăng ký cấp mã số thuế để phục vụ quản lý hành chính và kê khai lệ phí môn bài.
- Hồ sơ chứng minh: Nêu rõ chức năng, không hoạt động kinh doanh, lưu hồ sơ liên quan để chứng minh với cơ quan thuế khi cần.
Lưu ý quan trọng
- Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện (như nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu) và không được phép trực tiếp kinh doanh, phát sinh doanh thu. Nếu có doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh, cần chuyển đổi thành chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ thuế tương ứng.
- Mọi nghĩa vụ thuế nếu có đều do trụ sở chính kê khai, không phải văn phòng đại diện tự kê khai độc lập.
