Chỉ trường hợp hóa đơn điện tử đã lập bị sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác đều đúng, thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Thực tế, lỗi này dễ nhầm với trường hợp sai mã số thuế, sai tiền hoặc sai thuế suất.
I. Bảng tra cứu nhanh trường hợp chỉ thông báo hay phải điều chỉnh/thay thế
| Trường hợp sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên người mua hoặc sai địa chỉ người mua | Chỉ thông báo nếu không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai |
| Sai mã số thuế người mua | Không áp dụng cơ chế chỉ thông báo |
| Sai số tiền trên hóa đơn | Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế |
| Sai thuế suất hoặc sai tiền thuế | Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế |
| Hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng quy cách, chất lượng | Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế |
Hóa đơn gốc trong trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng; không lập hóa đơn điện tử thay thế và cũng không lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
II. Trường hợp nào chỉ cần thông báo mà không phải lập lại hóa đơn?
Người bán áp dụng cơ chế này khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng đáp ứng đồng thời 2 điều kiện:
- Không sai mã số thuế của người mua.
- Các nội dung khác trên hóa đơn không sai.
Khi đó, người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn đã lập có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Nhiều doanh nghiệp thấy sai thông tin người mua là lập hóa đơn mới ngay, nhưng trường hợp này hóa đơn cũ vẫn được sử dụng.
Ví dụ thực tế
Hóa đơn ghi đúng mã số thuế của công ty mua hàng, đúng số tiền, đúng thuế suất, đúng tên hàng, nhưng địa chỉ người mua bị thiếu số nhà hoặc tên người mua bị sai một vài ký tự. Trường hợp này chỉ cần thực hiện thông báo, không cần lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
III. Các trường hợp không thuộc diện chỉ thông báo
Chỉ cần sai thêm một nội dung quan trọng ngoài tên hoặc địa chỉ người mua thì thường không còn thuộc diện chỉ thông báo nữa.
1. Sai mã số thuế người mua
Nếu sai mã số thuế người mua thì không áp dụng cơ chế chỉ thông báo.
2. Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế
Nếu hóa đơn sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc sai tiền thuế, người bán lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế. Nhóm sai sót này liên quan trực tiếp đến kê khai thuế nên cần xử lý chính xác.
3. Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Nếu hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng, người bán cũng lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế.
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
- Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, thường có văn bản thỏa thuận ghi nhận sai sót.
- Nếu người mua là cá nhân, thực hiện thông báo về sai sót cho người mua.
Lưu ý quan trọng
Nhiều đơn vị thấy sai tên công ty liền xử lý như sai mã số thuế. Thực tế cần tách riêng từng lỗi; nếu mã số thuế vẫn đúng thì cách xử lý đã khác hoàn toàn.
IV. Thời hạn thông báo và mức phạt cần lưu ý
1. Thời hạn thông báo với cơ quan thuế
Người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót.
Thông báo được gửi vào bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
2. Trường hợp nhiều hóa đơn cùng sai trong một tháng
Nếu trong cùng tháng, người bán lập sai cùng một thông tin trên nhiều hóa đơn điện tử của cùng một người mua, thì có thể lập 01 hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn điện tử thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng.
- Điều kiện là các hóa đơn đó sai cùng thông tin như thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất.
- Khi áp dụng, đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA.
- Đây là cơ chế dành cho nhóm sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế, không phải trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua mà mã số thuế vẫn đúng.
3. Mức phạt khi thông báo chậm
| Thời gian chậm nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn | Mức phạt tiền |
|---|---|
| Từ 01 ngày đến 10 ngày | Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng |
| Từ 11 ngày đến 20 ngày | Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
| Từ 21 ngày đến 90 ngày | Từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
| Không nộp hoặc quá 91 ngày | Từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng |
Khi lập hóa đơn, cần rà lại ngay 3 điểm đầu tiên: mã số thuế, số tiền và thuế suất. Nếu 3 nội dung này đúng, việc xử lý sai sót sẽ nhẹ hơn nhiều. Khi đối chiếu hồ sơ, hãy kiểm tra lại mẫu thông báo đã gửi cơ quan thuế để tránh lệch giữa hóa đơn, hồ sơ kế toán và dữ liệu kê khai.
