Kể từ ngày 01/06/2025, khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, phần lớn trường hợp không cần lập biên bản hủy hóa đơn nữa. Tuy nhiên, vẫn có các trường hợp nhất định cần lập biên bản hoặc thực hiện thủ tục theo quy định.
I. Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót từ 01/06/2025
Kể từ ngày 01/06/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã thay đổi căn bản. Theo đó, doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn điện tử có sai sót nữa.
Thay vào đó, tùy trường hợp sai sót (về mã số thuế, số tiền, thuế suất, quy cách, chất lượng…), người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót. Hiện nay, đối với hóa đơn điện tử đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán không được hủy mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Chỉ trường hợp hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế mới có thể hủy.
II. Các trường hợp vẫn áp dụng hủy hóa đơn và yêu cầu về biên bản
Mặc dù việc hủy hóa đơn do sai sót đã được bãi bỏ, pháp luật hiện hành vẫn quy định một số trường hợp được phép hủy hóa đơn, và yêu cầu về việc lập biên bản phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
1. Đối với hóa đơn điện tử
Trường hợp duy nhất được phép hủy hóa đơn điện tử là khi người bán đã lập hóa đơn (thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ) nhưng sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt. Trong tình huống này, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và phải thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
2. Đối với hóa đơn giấy còn tồn
Trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và còn tồn hóa đơn giấy chưa sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện tiêu hủy. Quy trình tiêu hủy này bắt buộc phải lập biên bản tiêu hủy. Các bước thực hiện bao gồm:
- Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
- Lập Bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy.
- Tiến hành tiêu hủy hóa đơn.
- Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo Mẫu số 02/HUY-HĐG.
III. Phân biệt hủy hóa đơn và ngừng sử dụng hóa đơn
Cần phân biệt rõ giữa việc hủy một hóa đơn cụ thể và việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ khi giải thể, chấm dứt hoạt động). Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định 4 thủ tục khác nhau cho việc ngừng sử dụng hóa đơn. Trong một số trường hợp, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động ngừng tiếp nhận mà không cần doanh nghiệp thông báo.
