Hướng dẫn chi tiết quy trình kê khai sai thuế GTGT, cách tự điều chỉnh và lập hồ sơ bổ sung trên HTKK theo quy định mới nhất để tránh bị xử phạt.

Tóm tắt các ý chính

  • Thời hạn kê khai bổ sung: Doanh nghiệp có 10 năm để kê khai bổ sung, nhưng phải thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra để không bị xử phạt hành chính.
  • Hồ sơ bắt buộc: Hồ sơ gồm Tờ khai thuế GTGT điều chỉnh, Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS), và các tài liệu chứng minh liên quan (hóa đơn, chứng từ).
  • Trường hợp tăng thuế: Phải nộp đủ số thuế tăng thêm và tiền chậm nộp (0,03%/ngày) tính từ ngày hết hạn nộp tờ khai của kỳ có sai sót.
  • Trường hợp giảm thuế/chỉ ảnh hưởng khấu trừ: Số thuế nộp thừa sẽ được bù trừ vào kỳ sau hoặc được hoàn thuế. Nếu chỉ điều chỉnh số thuế còn được khấu trừ, sẽ kê khai vào tờ khai của kỳ hiện tại.
  • Thực hiện trên HTKK: Sử dụng phần mềm HTKK, chọn tờ khai của kỳ sai sót, chọn trạng thái “Tờ khai bổ sung”, điều chỉnh các chỉ tiêu sai và để phần mềm tự tổng hợp trên mẫu 01/KHBS.
  • Luật mới từ 01/07/2025: Luật Thuế GTGT 2024 sẽ có những thay đổi quan trọng về điều kiện khấu trừ thuế đầu vào và cách xử lý sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật.

Kê khai sai thuế GTGT là tình huống mà nhiều doanh nghiệp có thể gặp phải. Khi phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp, doanh nghiệp có quyền và trách nhiệm thực hiện tự điều chỉnh để tuân thủ pháp luật và tránh các khoản phạt không đáng có. Hiểu rõ quy trình tự điều chỉnh và lập hồ sơ bổ sung là kỹ năng cần thiết cho mọi kế toán. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện, từ việc xác định lỗi cho đến khi hoàn tất nộp hồ sơ bổ sung đúng chuẩn.

Cơ sở pháp lý

I. Kê khai sai thuế GTGT là gì và nguyên nhân phổ biến

1. Khái niệm kê khai sai thuế GTGT

Kê khai sai thuế GTGT là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin không chính xác, thiếu sót hoặc sai lệch so với thực tế trên tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp cho cơ quan thuế. Những sai sót này có thể ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ hoặc số thuế đề nghị hoàn.

2. Các nguyên nhân thường gặp

  • Sai sót liên quan đến hóa đơn đầu vào: Bỏ sót hóa đơn mua hàng, nhập nhầm số tiền hoặc thuế suất, sử dụng hóa đơn không hợp lệ để kê khai khấu trừ.
  • Sai sót liên quan đến hóa đơn đầu ra: Kê khai thiếu doanh thu, áp dụng sai thuế suất (0%, 5%, 10%), xác định sai thời điểm lập hóa đơn.
  • Lỗi nhập liệu và kỹ thuật: Nhập sai số liệu từ hóa đơn vào phần mềm, sao chép nhầm dữ liệu từ kỳ trước, khai sai chỉ tiêu trên tờ khai. Đặc biệt là sai sót chỉ tiêu [22] (Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang) do không khớp với chỉ tiêu [43] của kỳ liền kề trước đó.

II. Thời hạn được phép kê khai bổ sung theo quy định

Theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn và điều kiện kê khai bổ sung được chia thành các trường hợp sau:

1. Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra

Người nộp thuế được phép kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế có sai sót trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót. Đây là trường hợp lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính, chỉ cần nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp (nếu có).

2. Khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra

Doanh nghiệp vẫn được kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế. Tuy nhiên, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi khai sai theo quy định tại Điều 142, 143 của Luật Quản lý thuế.

3. Sau khi có kết luận, quyết định xử lý của cơ quan thuế

  • Trường hợp làm tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế được khấu trừ/miễn/giảm/hoàn: Doanh nghiệp được kê khai bổ sung nhưng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
  • Trường hợp làm giảm số thuế phải nộp, tăng số thuế được khấu trừ/miễn/giảm/hoàn: Doanh nghiệp thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế, không thực hiện kê khai bổ sung thông thường.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể khắc phục sai sót hiệu quả, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể khắc phục sai sót hiệu quả, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt

III. Các loại sai sót thường gặp trên tờ khai GTGT và cách xử lý

1. Sai sót chỉ tiêu [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang

Trường hợp sai: Chỉ tiêu [22] trên tờ khai kỳ này không khớp với chỉ tiêu [43] (Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau) của tờ khai kỳ trước liền kề.
Cách xử lý: Bạn cần lập tờ khai bổ sung cho kỳ khai sai để điều chỉnh chỉ tiêu [22] cho đúng. Nếu sai sót này ảnh hưởng đến các kỳ sau, phải kê khai điều chỉnh trên tờ khai của kỳ hiện tại (kỳ phát hiện sai sót) vào chỉ tiêu [37] hoặc [38].

2. Sai sót chỉ tiêu [23], [24], [25] – Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào

Trường hợp sai: Bỏ sót hóa đơn đầu vào, nhập sai giá trị hoặc tiền thuế GTGT được khấu trừ.
Cách xử lý: Rà soát lại toàn bộ hóa đơn đầu vào, xác định đúng số liệu và lập tờ khai bổ sung cho kỳ có sai sót để điều chỉnh lại các chỉ tiêu này.

3. Sai sót chỉ tiêu [26] đến [34] – Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra

Trường hợp sai: Kê khai thiếu hoặc thừa doanh thu, áp dụng sai thuế suất, ghi sai giá trị bán ra.
Cách xử lý: Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn bán ra, xác định đúng doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp, sau đó lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh.

4. Sai sót chỉ tiêu [37], [38] – Điều chỉnh tăng/giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ

Trường hợp sai: Nhập sai số liệu điều chỉnh từ các tờ khai bổ sung của các kỳ trước vào tờ khai của kỳ hiện tại.
Cách xử lý: Tính toán lại chính xác số thuế GTGT điều chỉnh tăng/giảm từ kết quả của các tờ khai bổ sung kỳ trước và điền đúng vào chỉ tiêu [37] (điều chỉnh giảm) hoặc [38] (điều chỉnh tăng) trên tờ khai của kỳ hiện tại.

Lưu ý quan trọng: Các chỉ tiêu được bôi màu xanh trên phần mềm HTKK như [28], [35], [36], [39a], [40a], [40], [41], [43] là các chỉ tiêu tự động tính toán. Bạn không thể sửa trực tiếp mà chỉ cần điều chỉnh các chỉ tiêu nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật.

IV. Quy trình kê khai bổ sung và tự điều chỉnh sai sót thuế GTGT chi tiết

1. Bước 1: Rà soát, phát hiện và xác định sai sót

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Kế toán cần đối chiếu lại toàn bộ số liệu trên tờ khai đã nộp với sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ gốc để xác định chính xác chỉ tiêu bị sai, kỳ tính thuế sai và nguyên nhân sai sót.

2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu chứng minh

Hồ sơ kê khai bổ sung thuế GTGT đầy đủ bao gồm:

  • Tờ khai thuế GTGT điều chỉnh của kỳ tính thuế có sai sót (lập trên HTKK).
  • Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Mẫu này chỉ lập khi việc điều chỉnh làm thay đổi số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ/hoàn.
  • Tài liệu kèm theo giải thích: Bản sao hóa đơn, chứng từ, bảng kê, hợp đồng… liên quan đến việc điều chỉnh để chứng minh cho số liệu đã sửa.

3. Bước 3: Lập hồ sơ khai bổ sung trên phần mềm HTKK

  1. Đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn Tờ khai GTGT (Mẫu 01/GTGT) của kỳ (tháng/quý) có sai sót.
  2. Tại màn hình chọn kỳ, tích vào ô “Tờ khai bổ sung” và chọn “Lần bổ sung” (Lần 1, 2…).
  3. Nhấn “Đồng ý”. Phần mềm sẽ hiển thị tờ khai với dữ liệu đã kê khai trước đó.
  4. Sửa đổi trực tiếp số liệu đúng vào các chỉ tiêu bị sai.
  5. Chuyển sang tab “Giải trình khai bổ sung (01/KHBS)”, nhập “Mã giao dịch điện tử” của tờ khai lần đầu có sai sót.
  6. Nhấn nút “Tổng hợp KHBS”. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp dữ liệu vào mẫu 01/KHBS, thể hiện chênh lệch tăng/giảm của các chỉ tiêu.
  7. Tại cột “Lý do”, ghi rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót (ví dụ: “Bỏ sót hóa đơn đầu ra số XXX”, “Nhập sai số thuế khấu trừ của hóa đơn YYY”).
  8. Nhấn “Ghi” để lưu dữ liệu và kiểm tra lỗi.
  9. Kết xuất file XML để nộp qua mạng.

4. Bước 4: Xử lý tiền thuế và tiền chậm nộp phát sinh

  • Trường hợp làm tăng số thuế phải nộp: Doanh nghiệp phải nộp số tiền thuế tăng thêm và tiền chậm nộp. Công thức tính tiền chậm nộp: Tiền chậm nộp = Số tiền thuế tăng thêm x 0,03% x Số ngày chậm nộp. Số ngày chậm nộp được tính từ ngày kế tiếp ngày hết hạn nộp thuế của kỳ sai sót đến ngày nộp đủ tiền thuế bổ sung.
  • Trường hợp làm giảm số thuế phải nộp: Số tiền thuế đã nộp thừa sẽ được xử lý như một khoản nộp thừa, dùng để bù trừ với nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo hoặc được hoàn lại theo quy định.
  • Trường hợp chỉ ảnh hưởng số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau: Nếu sai sót chỉ làm tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ, không phát sinh số thuế phải nộp thì không phải tính tiền chậm nộp. Doanh nghiệp sẽ kê khai điều chỉnh số thuế khấu trừ này vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] của kỳ hiện tại.

5. Bước 5: Nộp hồ sơ và lưu giữ tài liệu

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ khai bổ sung (file XML) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đồng thời, thực hiện nộp tiền thuế và tiền chậm nộp (nếu có) vào ngân sách nhà nước. Cuối cùng, hãy nhớ lưu trữ cẩn thận bộ hồ sơ này cùng các chứng từ gốc để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.

V. Xử phạt vi phạm hành chính khi kê khai sai thuế GTGT

Mức phạt đối với hành vi kê khai sai thuế GTGT được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, áp dụng khi doanh nghiệp không tự giác kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế vào cuộc.

1. Trường hợp kê khai sai không dẫn đến thiếu thuế

  • Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: Đối với hành vi kê khai sai các chỉ tiêu không liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế (ví dụ: sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế).
  • Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 2.500.000 đồng: Đối với hành vi kê khai sai, không đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai, phụ lục nhưng không dẫn đến thiếu thuế.
  • Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Khai sai, không đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế trong hồ sơ thuế (nhưng không dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc đã nộp đủ trước khi bị phát hiện)

2. Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp

Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu: Áp dụng cho hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, nhưng người nộp thuế đã ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế trong sổ sách kế toán. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn buộc phải thực hiện các biện pháp khắc phục như: nộp đủ số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp; buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hồ sơ thuế.

VI. Những lưu ý quan trọng khi kê khai bổ sung thuế GTGT

1. Thời điểm thực hiện

“Thời điểm vàng” để kê khai bổ sung là ngay khi phát hiện sai sót và trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Việc chủ động điều chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính.

2. Lưu ý về hóa đơn, chứng từ

Tất cả các hóa đơn, chứng từ dùng để điều chỉnh, bổ sung phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Hóa đơn điện tử phải đúng định dạng, hóa đơn giấy phải có đầy đủ thông tin, chữ ký và dấu hợp lệ.

3. Những thay đổi quan trọng từ 01/07/2025 theo Luật Thuế GTGT mới

Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025 sẽ có những thay đổi đáng chú ý. Đặc biệt, quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào sẽ chặt chẽ hơn, yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn mua vào có giá trị lớn. Khi đó, quy trình kê khai sai thuế GTGT liên quan đến hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ cũng sẽ có những điều chỉnh tương ứng.

VII. Tóm tắt kê khai sai thuế GTGT: Hướng dẫn tự điều chỉnh và lập hồ sơ bổ sung A-Z

Kê khai sai thuế GTGT là một vấn đề cần được xử lý một cách nghiêm túc và kịp thời. Bằng việc nắm vững quy trình tự điều chỉnh, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể khắc phục sai sót hiệu quả, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Chìa khóa quan trọng nhất là sự chủ động và minh bạch. Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quan trọng này.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nếu đã nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, doanh nghiệp chỉ cần lập hồ sơ khai bổ sung cho tờ khai quyết toán thuế năm đó, không cần kê khai bổ sung lại từng tờ khai tháng/quý có sai sót. Tuy nhiên, nếu việc bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp vẫn phải tính tiền chậm nộp tương ứng.

Có. Doanh nghiệp được phép kê khai bổ sung nhiều lần cho cùng một kỳ tính thuế. Lưu ý quan trọng là khi lập tờ khai bổ sung lần thứ ‘n’, dữ liệu gốc để so sánh và điều chỉnh phải là dữ liệu của tờ khai bổ sung lần thứ ‘n-1’, không phải tờ khai lần đầu.

Doanh nghiệp không cần lập Mẫu 01/KHBS khi việc kê khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, tức là không làm tăng/giảm số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ hay số thuế đề nghị hoàn. Ví dụ: sửa lỗi chính tả tên, địa chỉ… Trường hợp này chỉ cần nộp tờ khai điều chỉnh và tài liệu giải thích (nếu cần).

Nếu bạn phát hiện sai sót trước khi hết hạn nộp tờ khai, bạn chỉ cần lập lại tờ khai lần đầu với số liệu chính xác và nộp lại cho cơ quan thuế. Tờ khai nộp sau sẽ thay thế tờ khai đã nộp trước đó. Bạn không cần phải làm thủ tục kê khai bổ sung trong trường hợp này.

Đối với hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót, doanh nghiệp phải lập hồ sơ kê khai bổ sung cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó (kỳ gốc). Doanh nghiệp không được kê khai hóa đơn bỏ sót vào kỳ hiện tại (kỳ phát hiện). Nếu việc bổ sung này làm giảm số thuế phải nộp của kỳ gốc, số thuế nộp thừa sẽ được bù trừ.