Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau theo thông tư 200, bao gồm cách sử dụng tài khoản 151, ví dụ minh họa và các lưu ý quan trọng.

Tóm tắt các ý chính

  • Khái niệm hóa đơn về trước hàng về sau: Đây là tình huống doanh nghiệp nhận hóa đơn hợp lệ nhưng hàng hóa chưa về kho, thường xảy ra khi hàng đang vận chuyển hoặc chờ kiểm nhận.
  • Tài khoản sử dụng: Sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để ghi nhận giá trị hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu nhưng chưa nhập kho, tuân thủ nguyên tắc giá gốc.
  • Hạch toán chi tiết:
    • Khi nhận hóa đơn: Ghi nợ TK 151 (giá chưa thuế), TK 133 (thuế GTGT), có TK 111, 112, 331.
    • Khi hàng về nhập kho: Chuyển từ TK 151 sang TK 152, 153, 156.
    • Hàng giao thẳng khách hàng: Ghi nợ TK 632, có TK 151.
  • Quản lý chứng từ: Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho để chứng minh quyền sở hữu và tính hợp pháp giao dịch.
  • Rủi ro và phòng tránh: Kê khai sai thuế GTGT, báo cáo tài chính không chính xác, hoặc quản lý dòng tiền kém có thể xảy ra nếu không sử dụng TK 151 đúng cách. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên, và dùng phần mềm kế toán để giảm thiểu rủi ro.
  • Theo dõi chi tiết: Mở sổ chi tiết TK 151 cho từng lô hàng, hợp đồng để kiểm soát chặt chẽ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Trong hoạt động kinh doanh, tình huống hóa đơn về trước hàng về sau là một nghiệp vụ kế toán phổ biến, đặc biệt khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp ở xa hoặc hàng hóa cần thời gian vận chuyển dài. Việc hạch toán không đúng chuẩn có thể dẫn đến sai sót trên báo cáo tài chính và các rủi ro về thuế.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau một cách chi tiết, đầy đủ ví dụ và tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất.

Căn cứ pháp lý:

I. Khái niệm hóa đơn về trước hàng về sau

Hóa đơn về trước hàng về sau là tình huống doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao và nhập kho. Điều này có nghĩa là quyền sở hữu hàng hóa có thể đã được chuyển giao cho doanh nghiệp nhưng thực tế hàng hóa vẫn đang trên đường vận chuyển hoặc chờ kiểm nhận.

Các trường hợp phổ biến bao gồm:

  • Hàng hóa đang trên đường vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
  • Hàng hóa đã về đến kho nhưng đang trong quá trình chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
  • Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, nhà cung cấp đã xuất hóa đơn nhưng hàng chưa kịp giao.
  • Hàng hóa đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng vẫn còn ở kho người bán, bến cảng, bến bãi.

II. Tài khoản sử dụng

Để phản ánh giá trị hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường, kế toán sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường.

  • Nguyên tắc hạch toán: Ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng.
  • Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường.
  • Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng.
  • Số dư bên Nợ: Thể hiện trị giá hàng hóa đã mua nhưng cuối kỳ vẫn chưa về nhập kho.

III. Hướng dẫn hạch toán chi tiết

1. Khi nhận được hóa đơn (hàng chưa về)

Khi nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp nhưng hàng chưa về, kế toán tiến hành hạch toán dựa trên phương pháp kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi sổ:

  • Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (Giá trị hàng hóa chưa có thuế GTGT)
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Tiền thuế GTGT trên hóa đơn)
  • Có các TK 111, 112, 331… (Tổng giá trị thanh toán)

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi sổ:

  • Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (Tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế)
  • Có các TK 111, 112, 331… (Tổng giá trị thanh toán)

2. Khi hàng về nhập kho

Khi hàng hóa về đến doanh nghiệp, sau khi kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan để ghi sổ.

  • Nợ các TK 152, 153, 156… (Tài khoản hàng tồn kho tương ứng)
  • Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

3. Trường hợp hàng giao thẳng cho khách hàng (không qua kho)

Nếu hàng hóa được giao thẳng cho khách hàng mà không qua kho của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán.

  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  • Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

4. Xử lý hàng hóa hao hụt trong quá trình vận chuyển

Nếu phát hiện hàng hóa bị thiếu hụt, mất mát khi kiểm nhận, kế toán cần lập biên bản và xác định nguyên nhân.

  • Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (Giá trị hàng hóa bị thiếu)
  • Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Hóa đơn về trước hàng về sau là một nghiệp vụ kế toán phổ biến, đặc biệt khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp ở xa hoặc hàng hóa cần thời gian vận chuyển dài.
Hóa đơn về trước hàng về sau là một nghiệp vụ kế toán phổ biến, đặc biệt khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp ở xa hoặc hàng hóa cần thời gian vận chuyển dài.

IV. Ví dụ minh họa

Ngày 25/08/2025, Công ty TNHH Thuận Thiên (kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ) nhận được hóa đơn GTGT số 00123 của Công ty XYZ cho lô hàng trị giá 230.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 23.000.000 VNĐ. Tổng số tiền phải thanh toán là 253.000.000 VNĐ, chưa thanh toán. Đến ngày 31/08/2025, hàng vẫn chưa về kho.

1. Ngày 25/08/2025 (Khi nhận hóa đơn):

  • Nợ TK 151: 230.000.000
  • Nợ TK 133: 23.000.000
  • Có TK 331: 253.000.000

2. Ngày 02/09/2025 (Khi hàng về nhập kho đủ):

Kế toán lập phiếu nhập kho và ghi sổ:

  • Nợ TK 156: 230.000.000
  • Có TK 151: 230.000.000

3. Ngày 15/09/2025 (Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp):

  • Nợ TK 331: 253.000.000
  • Có TK 112: 253.000.000

V. Những lưu ý quan trọng

1. Quản lý hồ sơ, chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ để chứng minh quyền sở hữu đối với hàng hóa và tính hợp pháp của giao dịch, bao gồm:

  • Hợp đồng mua bán: Ghi rõ các điều khoản về thời điểm giao hàng, chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu.
  • Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ.
  • Biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho của bên bán.
  • Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, phiếu chi…).
  • Phiếu nhập kho khi hàng về.

2. Theo dõi chi tiết hàng mua đang đi đường

Kế toán cần mở sổ chi tiết để theo dõi tài khoản 151 cho từng lô hàng, từng chủng loại, từng hợp đồng kinh tế. Việc này giúp kiểm soát chặt chẽ tình trạng hàng hóa, thời gian hàng về và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

3. Xử lý chênh lệch giá

Khi hàng về, nếu có sự chênh lệch (về số lượng, đơn giá) giữa thực tế và hóa đơn, cần lập biên bản đối chiếu với nhà cung cấp và yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm) để hạch toán cho chính xác.

VI. Rủi ro và cách phòng tránh

1. Rủi ro về thuế và tài chính

  • Kê khai sai thời điểm thuế GTGT: Mặc dù hàng chưa về, doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại kỳ nhận hóa đơn nếu có đủ chứng từ hợp lệ.
  • Báo cáo tài chính không chính xác: Nếu không hạch toán qua TK 151, tài sản của doanh nghiệp sẽ bị phản ánh thiếu, có thể dẫn đến tình trạng âm kho trên sổ sách.
  • Khó khăn trong quản lý dòng tiền: Ghi nhận công nợ không đúng thời điểm có thể ảnh hưởng đến kế hoạch thanh toán và quản lý dòng tiền.

2. Cách phòng tránh

  • Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Phối hợp tốt giữa bộ phận kế toán, mua hàng và kho để theo dõi sát sao quá trình từ lúc đặt hàng đến khi nhập kho.
  • Đào tạo nhân viên kế toán: Đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ và các quy định pháp luật liên quan.
  • Sử dụng phần mềm kế toán: Các phần mềm hiện đại giúp theo dõi công nợ, hàng tồn kho và hàng đang đi đường một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót.

VII. Tóm tắt hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau: Hướng dẫn chi tiết

Tóm lại, hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau là một nghiệp vụ không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Bằng cách sử dụng đúng tài khoản 151, quản lý chặt chẽ chứng từ và xây dựng quy trình kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Qua bài viết này, Thuận Thiên hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc xử lý nghiệp vụ.

Câu Hỏi Thường Gặp

Cần hạch toán khi doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp nhưng tại thời điểm ghi nhận (thường là cuối kỳ kế toán), hàng hóa vẫn chưa về nhập kho hoặc đang trong quá trình chờ kiểm nhận.

Bên mua không bị phạt nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ chứng minh giao dịch là có thật. Tuy nhiên, bên bán có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Có. Theo quy định, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp, không phụ thuộc vào việc hàng hóa đã nhập kho hay chưa.

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng trên thực tế vẫn chưa về đến kho của doanh nghiệp. Việc sử dụng TK 151 giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng và đủ tài sản của công ty tại một thời điểm.

Khi hàng về bị hao hụt, kế toán cần lập biên bản kiểm nhận có xác nhận của các bên liên quan. Giá trị hàng hóa thực nhập sẽ được ghi vào TK 156 (hoặc 152, 153), phần giá trị hàng bị thiếu sẽ được hạch toán vào TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý để xác định nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường.